Este tutorial cubre:
¿Qué son los enlaces o referencias externas?
Cuando creas fórmulas en Excel y haces referencia a un punto de datos en otro libro, Excel crea un enlace a ese libro.
Así que tu fórmula puede tener el aspecto que se muestra a continuación:
Nota que la parte resaltada en amarillo es el enlace externo (también llamado referencia externa). Esta parte de la fórmula indica a Excel que vaya a este libro de trabajo (Puntuación.xlsx) y haga referencia a la celda especificada en el libro de trabajo.
La ventaja de tener un enlace externo en su fórmula es que puede actualizarlo automáticamente cuando los datos del libro de trabajo vinculado cambien.
Sin embargo, el inconveniente es que siempre necesita tener ese libro de trabajo vinculado disponible. Si elimina el archivo del libro de trabajo vinculado, cambia su nombre o cambia la ubicación de su carpeta, los datos no se actualizarían.
Si está trabajando con un libro de trabajo que contiene enlaces externos y tiene que compartirlo con colegas/clientes, es mejor eliminar estos enlaces externos.
Sin embargo, si tiene muchas fórmulas, hacer esto manualmente puede volverle loco.
Cómo encontrar enlaces y referencias externas en Excel
Aquí tienes un par de técnicas que puedes utilizar para encontrar rápidamente enlaces externos en Excel:
- Usando Buscar y Reemplazar.
- Usando la opción Editar Enlaces.
Veamos cómo funciona cada una de estas técnicas.
Buscar enlaces externos utilizando Buscar y Reemplazar
Las celdas con enlaces externos contienen el nombre del libro de trabajo al que se vincula. Esto significaría que la referencia tendría el nombre de archivo con extensión .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Podemos usar esto para encontrar todos los enlaces externos.
Aquí están los pasos para encontrar enlaces externos en Excel usando Buscar y Reemplazar:
- Seleccionar todas las celdas.
- Vaya a la pestaña Inicio -> Edición -> Buscar & Seleccione -> Buscar.
- En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, introduzca *.xl* en el campo ‘Buscar qué’.
- Haga clic en Buscar todo.
Esto encontrará y mostrará todas las celdas que tienen enlaces externos en ella.
Ahora puede seleccionar todas estas celdas (seleccione el primer registro, mantenga la tecla Mayúsculas y luego seleccione el último registro) y convertir las fórmulas en valores.
Encontrar enlaces externos utilizando la opción Editar enlaces
Excel tiene esta herramienta incorporada que encontrará todas las referencias externas.
Aquí están los pasos para encontrar enlaces externos utilizando la opción Editar enlaces:
- Vaya a la ficha Datos.
- En el grupo Conexiones, haga clic en Editar enlaces. Se abrirá el cuadro de diálogo Editar vínculos que enumerará todos los libros de trabajo a los que se hace referencia.
- Haga clic en Romper vínculos para convertir todas las celdas vinculadas en valores.
Tenga en cuenta que una vez que rompa los vínculos, puede deshacerlo. Como una mejor práctica, crear una copia de seguridad antes de hacer esto.
¿Todavía conseguir el indicador de enlaces externos?
A veces, es posible que encuentre y elimine todos los enlaces externos, pero siga recibiendo un aviso como el que se muestra a continuación:
No se vuelva loco y empiece a maldecir a Excel.
Así que si usted está recibiendo el aviso de actualización de enlaces, también compruebe lo siguiente para los enlaces externos:
- Rangos con nombre
- Formato condicional
- Validación de datos
- Formas
- Títulos de gráficos
Usar ‘Buscar y reemplazar’ o ‘Editar enlaces’ como se muestra arriba no identificaría los enlaces externos en estas características mencionadas.
Aquí están los pasos para encontrar enlaces externos en estos lugares:
- Rangos nombrados: Vaya a la pestaña Fórmula y haga clic en Administrador de nombres. Te mostrará todos los rangos con nombre en el libro de trabajo. Puedes comprobar la columna ‘Refers to’ para detectar referencias externas.
- Formato condicional: La única forma en que un enlace externo puede aparecer en el Formato Condicional es a través de la fórmula personalizada. Vaya a la pestaña Inicio -> Formato condicional -> Administrar reglas. En el Gestor de Reglas de Formato Condicional, compruebe las fórmulas de los enlaces externos.
- Validación de datos: Es posible que la lista desplegable de validación de datos se refiera a un rango con nombre que a su vez tenga enlaces externos. La comprobación de los rangos con nombre también debería solucionar este problema.
- Formas: Si utiliza formas que están vinculadas a celdas, compruebe que no tengan vínculos externos. Aquí está una manera rápida de ir a través de todas las formas:
- Pulse la tecla F5. Se abrirá el cuadro de diálogo Ir a especial.
- Haga clic en Especial.
- En el cuadro de diálogo Ir a especial, seleccione Objetos.
- Haga clic en Aceptar. Esto seleccionaría todas las formas. Ahora puede utilizar la tecla Tab para recorrerlas.
- Títulos de gráficos: Seleccione el título del gráfico y compruebe en la barra de fórmulas si se refiere a un enlace externo.
Puede aprender más sobre los enlaces externos en estos tutoriales:
- Encontrar enlaces externos en Excel – Blog de Contextures.
- Encontrar enlaces externos – Soporte de Microsoft Excel.
También hay un complemento disponible para encontrar enlaces externos en Excel. Haga clic aquí para obtener más información y descargar el complemento.
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