¿Por qué escribir un plan de gestión de riesgos?
En su libro, Done Right, el director general de Workfront, Alex Shootman, señala que no se puede ni se quiere ganar siempre. «Lo que me hace seguir adelante en tiempos difíciles es saber que el éxito de mañana está al otro lado del fracaso de hoy. Siempre hay otra oportunidad de ganar».
La resistencia que describe Shootman es posible gracias a la gestión de riesgos de los proyectos. Encontramos y planificamos los riesgos en cada parte de nuestras vidas, desde la compra de un seguro contra desastres hasta la práctica de un plan de evacuación. No podemos predecir con exactitud lo que ocurrirá, ni cuándo se presentará un riesgo, pero podemos utilizar nuestra experiencia, sabiduría, investigación y previsión para estar lo más preparados posible y mantener la calma cuando los riesgos se materialicen.
Entendiendo los riesgos del proyecto
Para empezar a escribir un plan de gestión de riesgos, veamos primero una definición útil de riesgo del proyecto extraída de A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), Edición 2000:
«…un riesgo es un evento o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en el objetivo de un proyecto. Por tanto, un riesgo no es un acontecimiento o suceso que ya ha ocurrido en un proyecto. Es un evento que podría ocurrir».
Algo que ya ha ocurrido es un problema del proyecto al que hay que responder activamente. Por el contrario, un riesgo del proyecto es algo con el potencial de ocurrir que usted debe permanecer preparado para ello.
Los 3 elementos de todo riesgo
Gregory Becker distingue el evento de riesgo de otros dos componentes cruciales para todo riesgo:
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El riesgo en sí es el evento o condición que puede ocurrir. El riesgo debe estar claramente definido para que la preocupación se haga real y se pueda responder a ella.
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La consecuencia de un riesgo también debe ser definida para que su equipo sepa lo que está en juego, la magnitud y el nivel de urgencia del impacto al que pueden tener que responder, y las áreas del proyecto que pueden ser impactadas.
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La probabilidad de un riesgo debe ser estimada con la mayor precisión posible para que su equipo asigne una cantidad adecuada y proporcional de tiempo y energía a la planificación, el seguimiento y la respuesta a un riesgo.
Anticípese a los riesgos buenos y malos
Los riesgos que debe anticipar y planificar son aquellos que pueden afectar al calendario, al presupuesto o a la calidad de los resultados. Y, a pesar de la connotación a menudo negativa, los riesgos pueden tener en realidad un impacto positivo. Por ejemplo, siempre existe la posibilidad de que los precios del mercado caigan y hagan que el proyecto se quede de repente muy por debajo del presupuesto. ¿Ha planificado cómo podría reasignar el dinero ahorrado?
Distinga los 3 tipos de riesgos
Todos los riesgos del proyecto son imprevistos, pero sólo algunos son imprevisibles. Los riesgos se clasifican en una de las tres categorías de conocibilidad:
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Un riesgo conocido ya es reconocido por los miembros del equipo y está presente en las primeras fases de planificación (voces de oposición, excesos de presupuesto, escasez de materiales, limitaciones de recursos, etc.). Estos deben documentarse exhaustivamente en su plan de gestión de riesgos con bastante antelación.
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Un riesgo desconocido no se establece en las fases de planificación y sólo lo conoce un número limitado de personas. Descubrirlos debe ser el objetivo principal de su plan de investigación y gestión de riesgos.
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Un riesgo desconocido, que nadie puede prever razonablemente y que suele ser una sorpresa para la mayoría de las personas (un fallo del sistema, una enfermedad repentina, un accidente, etc.).
La idea de un plan de gestión de riesgos es adelantarse a cualquier riesgo potencial, tanto bueno como malo. Es una parte del proceso de planificación del proyecto que ayuda a su equipo a ser proactivo en lugar de reactivo y de lucha. Cuanto más te prepares para lo inesperado, menos sorpresas harán descarrilar tu proyecto.
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Proceso del plan de gestión de riesgos
Paso 1: Identificar los riesgos potenciales
Con todo su equipo y todas las partes interesadas en el proyecto, haga una lluvia de ideas sobre los riesgos potenciales para su plan de gestión de riesgos. Cada participante debe considerar a fondo el proyecto desde la perspectiva de su papel, e identificar todo lo que está dentro de su ámbito que podría ser visto como un evento o condición de riesgo. ¿Qué pueden ver desde su ángulo que otros no puedan ver?
En esta lluvia de ideas, anime a su equipo a hablar sobre cualquier riesgo potencial e involucre a todas las partes interesadas. En esta fase, todas las ideas deben estar sobre la mesa. En última instancia, corresponde al director del proyecto destilar y finalizar los elementos que se incluirán en el plan de gestión de riesgos. El gestor del proyecto también se basará en la investigación, la experiencia pasada, otros gestores de proyectos y proyectos similares.
Paso 2: Evaluar y valorar los riesgos potenciales
A continuación, organice su lista exhaustiva de riesgos potenciales por probabilidad (riesgo bajo, moderado y alto) e impacto (bajo, moderado y grave). Esta información puede recopilarse en lo que se llama un registro de riesgos. Aunque no forma parte de la fase de planificación del proyecto, piense en el registro de riesgos como un documento vivo al que volverá y posiblemente cambiará durante el proyecto.
Consejo profesional: Una técnica proactiva de gestión de riesgos es la comunicación. En Done Right, el director general de Workfront, Alex Shootman, escribe que, según su experiencia:
«…todos los proyectos tendrán al menos tres desastres y no estarán relacionados con las tareas técnicas en cuestión. Tendrán su origen en la comunicación. Y lo importante no suele ser cómo evitas el desastre. Lo que importa es cómo los manejas, dándote cuenta de que los desastres probablemente tienen su origen en la falta de comunicación, la vaguedad o el hecho de no compartir detalles y decisiones vitales en el momento adecuado.»
Paso 3: Asignar la propiedad de cada riesgo potencial
Al asignar los miembros del equipo para supervisar los riesgos, tenga su lista priorizada y sepa cuántos recursos necesitará en cada riesgo. Los miembros del equipo designados serán responsables de entrar en acción si el riesgo potencial se convierte en un problema real. Asignar la propiedad de los riesgos en su plan de gestión de riesgos garantiza que alguien esté siempre atento a cada problema y ayuda a resolver los problemas con rapidez y eficacia.
Paso 4: Crear respuestas preventivas
El director del proyecto y el propietario de cada riesgo deben trabajar juntos y utilizar el registro de riesgos para determinar las respuestas adecuadas si un riesgo se convierte en un problema. Decidirán cuál de las cuatro respuestas siguientes es la adecuada:
Evitar: cambiar sus planes o enfoque para eliminar el riesgo.
Transferir: asignar el riesgo a otra persona dentro del equipo, dentro de la empresa, o fuera (por ejemplo, una compañía de seguros o un proveedor).
Mitigar: reducir la probabilidad y/o el impacto de la amenaza en el proyecto.
Aceptar: permitir el riesgo y manejar sus consecuencias.
Su plan de gestión de riesgos debe ser visible para todos los miembros del equipo, de modo que todos sepan a qué riesgos hay que prestar atención y a quién hay que dirigirse en caso de que surja uno de ellos. En esta era digital, puede conectar fácilmente su empresa con una única solución de gestión del trabajo empresarial.
Paso 5: Supervisar continuamente los riesgos
Además de los riesgos que ya ha identificado en su plan de gestión de riesgos, seguro que aparecen otros nuevos. Aquí es donde entra en juego un sistema de gestión de riesgos, así como su seguimiento y control continuos. La gestión de riesgos requiere el seguimiento y la presentación de informes sobre los eventos desencadenantes que requieren la puesta en marcha de su(s) plan(es) de respuesta. Y significará analizar el riesgo con respecto a su evaluación original para el aprendizaje y la planificación futura.
La planificación de riesgos es una parte compleja y continua de la gestión sólida de proyectos. Es imposible predecir todo lo que saldrá mal, pero contar con un sistema para cuando surjan problemas mejorará sin duda sus posibilidades de éxito y mejorará los proyectos futuros. Además, la práctica de anticiparse a los riesgos no hará más que animar a su equipo a mantenerse flexible y sin miedo a probar cosas nuevas.
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Empiece con la planificación de riesgos
Con el tiempo, una gestión eficaz de los riesgos de los proyectos puede reducir los gastos generales y hacer que sus equipos trabajen de forma más inteligente. Los gestores de proyectos obtendrán la ayuda que necesitan para apagar los incendios, y los problemas que podrían haber sido importantes se reducirán a pequeños baches en el camino. Como aconseja Shootman en Done Right, «acepte que si se esfuerza por lo extraordinario, no siempre lo conseguirá. Pero acepte también que no se llega a ser grande en la realización de un trabajo extraordinario evitando el riesgo, las sorpresas o los errores.»
Workfront simplifica el proceso de creación de un plan de gestión de riesgos del proyecto. Colabora con tu equipo en un solo lugar, aumentando la comunicación y la transparencia a lo largo del proyecto. Todo el mundo podrá hacer aportaciones y estar atento a posibles problemas juntos, minimizando el número de riesgos que se convierten en desastres. Si está preparado para empezar a planificar los riesgos de su próximo proyecto, haga una visita al producto hoy mismo.