Saber cómo calcular el coste de la mano de obra es esencial si quiere dirigir una operación rentable, ya que la mano de obra es, con mucho, el mayor gasto al que se enfrentan la mayoría de las empresas. Los costos específicos varían según la industria, pero en la mayoría de los campos, representa alrededor del 60% de los gastos totales. En marzo de 2020, el trabajador medio no gubernamental costaba a los empresarios 37,73 dólares por hora trabajada. En el caso de los trabajadores de la Administración, esa cifra se dispara hasta los 52,45 dólares por hora.
Si no dispone de una fórmula fiable de costes laborales, no hay forma de saber cuánto cuesta realmente cada empleado adicional a su organización. Sin esta información, es imposible proyectar con precisión su capacidad de contratación actual y futura. No puede fijar el precio adecuado de sus productos o servicios si no conoce el coste de la mano de obra asociada a su producción.
Aunque el cálculo de los costes laborales puede parecer sencillo, muchas empresas adoptan un enfoque demasiado limitado, limitándose a contabilizar el coste de los salarios de los empleados. Esto es parte de la fórmula del coste laboral, pero su verdadero coste laboral incluye toda la gama de gastos asociados con la atracción, incorporación, formación y retención de sus empleados. También incluye los impuestos sobre las nóminas, los paquetes de prestaciones y los demás gastos asociados a los empleados, como el espacio y el equipamiento.
Aquí hablaremos más sobre la importancia de saber cómo calcular el coste de la mano de obra a fondo y con precisión y le daremos un desglose fiable de cada uno de los gastos que debe tener en cuenta.
¿Por qué calcular el coste de la mano de obra?
Usted no firmaría un contrato para un nuevo espacio de oficina sin hacer los cálculos para ver si puede pagar el alquiler mensual, ¿verdad? Del mismo modo, no debería contratar a un nuevo empleado antes de evaluar completamente si los beneficios de su contratación compensarán el coste financiero.
A medida que las empresas crecen, muchas se encuentran con problemas cuando sobreestiman sus necesidades de personal y subestiman el verdadero coste de la mano de obra. En el mejor de los casos, esto acaba perjudicando a los beneficios y, en el peor de los casos, hace que se tenga que despedir a gente.
El uso de una fórmula de costes laborales le proporciona una cifra exacta de lo que cada hora de trabajo cuesta directamente a su organización. Con esta cifra en mente, es mucho más fácil calcular cuántos empleados a tiempo completo y a tiempo parcial puede permitirse incorporar, en lugar de adivinar.
Conocer sus costes laborales le ayuda a establecer precios óptimos, lo que maximiza sus beneficios. Si subestima sus costes de mano de obra, fijará precios demasiado bajos y terminará con márgenes que no son viables para mantenerse en el negocio. Si sobreestima los costes laborales, fijará precios demasiado altos y no podrá competir eficazmente en el mercado. Los costes de la mano de obra deben considerarse junto con el coste de los productos vendidos cuando decida cuánto cobrar.
Por último, el cálculo de los costes de la mano de obra le ayudará a identificar las fugas de ingresos que están mermando sus ganancias. Algunos ejemplos son el uso del teléfono móvil de los empleados, el kilometraje de los vehículos de la empresa y los costes de contratación. El seguimiento de las tendencias de gasto en estas áreas también puede ayudarle a detectar posibles fraudes.
Cómo calcular el coste de la mano de obra
Ahora que hemos establecido por qué es importante obtener una lectura precisa de su coste de la mano de obra, aquí hay seis categorías de gastos que necesita tener en cuenta en su fórmula de coste de la mano de obra.
Contratación
Usted comienza a acumular costos de mano de obra incluso antes de contratar a su primer empleado. Después de todo, cuesta dinero mantener un sitio web, promocionar las ofertas de trabajo, participar en ferias de empleo y llevar a cabo otras actividades de reclutamiento. Algunos puestos especializados pueden costar más, mientras que otros, como los de nivel básico, pueden costar menos. La cantidad media que cuesta atraer a un empleado para cualquier función se conoce como coste por contratación.
Los costes de contratación se calculan sumando todos los gastos de contratación internos y externos. Algunos gastos comunes de reclutamiento para incluir en su cálculo son los honorarios de las bolsas de trabajo, las verificaciones de antecedentes, las pruebas de drogas, las ferias de carreras, la configuración y el mantenimiento de su página de carreras, y los honorarios pagados a los reclutadores.
Salarios
Este es el gasto más obvio de los empleados, y es bastante sencillo. Este es el costo total de los salarios o sueldos por hora que usted paga a todos sus empleados.
Asegúrese de que cualquiera que sea la unidad de tiempo que usted está utilizando para medir los costos salariales – normalmente mirando el costo de empleo para un año completo es el más simple – que está utilizando el mismo marco de tiempo para todas las otras categorías descritas aquí.
Beneficios y seguro médico
Los beneficios de los empleados son otro gasto importante relacionado con la mano de obra. De los 37,73 dólares de coste por hora de los empleados, de los que le hemos hablado antes, 11,82 dólares corresponden a prestaciones. Eso es aproximadamente el 30%.
En general, cuantos más empleados tenga, menos le costarán las prestaciones por empleado. Las primas del seguro médico, las contribuciones del empleador a la jubilación, las tasas administrativas del programa de jubilación, el tiempo libre remunerado y el pago complementario, como las horas extraordinarias, deben incluirse en el cálculo de las prestaciones.
Impuestos sobre el empleo
Por cada persona que emplea, su empresa soporta una carga fiscal. Ésta se compone del impuesto federal sobre la renta, los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y el desempleo. Los impuestos federales sobre la renta se retienen del salario del empleado, por lo que no los incluimos aquí (puesto que ya están cubiertos como parte de la categoría de salarios anterior).
Los impuestos de la Seguridad Social y Medicare también se retienen de los salarios de los empleados, pero el empleador es responsable de pagar una cantidad equivalente además de eso. Los impuestos federales de desempleo son pagados estrictamente por el empleador. Para calcular su parte del gasto de cada uno de estos impuestos, utilice la orientación del IRS que se indica aquí.
Formación
Los nuevos empleados no suelen ser productivos desde el principio. Más bien, usted va a gastar algo de tiempo y dinero en capacitarlos, y estos costos deben ser tomados en cuenta en sus gastos laborales. Según un informe de la revista Training, las empresas estadounidenses gastan una media de 1.075 dólares por empleado en formación.
Cuando sume los costes de formación, tenga en cuenta los viajes, los materiales de formación, los equipos, el software y otros programas digitales, y el pago de la ayuda externa. Si quieres ser súper preciso, también puedes incluir la pérdida de productividad, es decir, la cantidad de dinero que dejas de ganar porque el empleado aún no es totalmente productivo. Estas cifras pueden ser más fáciles de obtener en algunos campos, como las ventas, mientras que no son tan cuantificables en otros, como los negocios basados en los servicios.
Gastos generales
Probablemente esté familiarizado con los gastos generales como el alquiler y los servicios públicos, y podría pensar que son un gasto separado de los costes laborales. Sin embargo, los gastos generales están directamente relacionados con el número de empleados que tiene. Cuanto más personas contrate, por ejemplo, más escritorios necesitará y más metros cuadrados de espacio necesitará, por lo que tiene más sentido incluir los gastos generales como parte de los costes laborales.
Algunos elementos que deben incluirse en los gastos generales son el coste de su espacio físico de trabajo (hipoteca o alquiler), los impuestos sobre la propiedad, los servicios públicos, los suministros de oficina, el equipo y el mantenimiento. Si proporciona vehículos de la empresa, teléfonos móviles, ordenadores portátiles u otros dispositivos para el uso de los empleados, también deben incluirse.
Costes adicionales a tener en cuenta
Además de los costes regulares y recurrentes mencionados anteriormente, no olvide tener en cuenta los costes flexibles, como la mano de obra estacional o temporal, y los costes puntuales que sólo surgen ocasionalmente, como las gratificaciones por vacaciones.
También tenga en cuenta el coste de los contratistas, como los diseñadores gráficos autónomos o los consultores, teniendo en cuenta que estos gastos podrían reducirse a medida que aumenta el número de empleados (por ejemplo, si incorpora a un diseñador gráfico interno para eliminar la necesidad de subcontratar).
Fórmula del coste de la mano de obra
Una vez que haya tratado todas las categorías anteriores, es el momento de sumarlas.
- Para calcular su verdadero coste de mano de obra, sume los gastos de las categorías anteriores y divida la suma entre el número de empleados que tiene. Esto te dará el coste por empleado al año (o la unidad de tiempo que hayas decidido).
- A continuación, querrá desglosar este coste por hora. Para ello, divida el coste por empleado del paso 1 por el número de horas trabajadas al año. Suponiendo una semana laboral de 40 horas con dos semanas de vacaciones pagadas, la mayoría de los empleados trabajan unas 2.000 horas anuales.
- Este es su verdadero coste laboral por hora.
Usando esta cifra, puede hacer fácilmente los cálculos para entender cuánto añadirá cada empleado adicional a tiempo completo o parcial a su hoja de gastos cada año y, a su vez, ver si es un gasto factible.
Quickbooks ofrece una gran herramienta gratuita para ayudarle a realizar este cálculo digitalmente. Puedes encontrarla aquí.
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