Google Docs es una de las pocas aplicaciones online de las que dependo profundamente para mi trabajo diario. Al igual que millones de personas, la utilizo para escribir, editar, colaborar y archivar mis documentos.
No se puede discutir la comodidad que ofrece Google Docs, tanto si eres un escritor profesional, un gestor de cuentas, un investigador académico o una persona cualquiera que hace un inventario de sus pensamientos.
Pero como cualquier otra pieza de tecnología útil, Google Docs puede causar problemas de seguridad y privacidad no deseados. La comodidad de Google Docs a menudo lleva a los usuarios a bajar la guardia e ignorar los problemas de seguridad. Si utilizas Google Docs para almacenar secretos empresariales, la próxima novela superventas o un futuro trabajo de investigación premiado, aquí tienes algunos consejos que te permitirán garantizar la seguridad de tus documentos.
Algunas notas sobre la seguridad de Google Docs
Antes de profundizar en nuestros consejos de seguridad de Google Docs, es necesario hacer algunas aclaraciones. En este artículo hablaré de las formas de proteger tu Google Docs contra el acceso no autorizado.
No vamos a hablar de cómo Google escanea tus documentos y extrae tus datos para entrenar sus algoritmos de inteligencia artificial o servir anuncios personalizados. Supongo que ya sabes que cuando no pagas, tú eres el producto.
Tampoco se trata de despotricar de que Google comparta tus datos con las agencias gubernamentales. Eso también es un tema para un post separado sobre derechos digitales y regulación de la privacidad.
Y, por último, no voy a discutir los incidentes de seguridad y las violaciones de datos en los centros de datos de Google. Esas son preocupaciones genuinas, pero en mi experiencia, Google tiene algunas de las prácticas de seguridad más fuertes. La mayoría de los incidentes de seguridad relacionados con Google Docs se deben a la negligencia de los usuarios y al mal uso de las propias funciones de seguridad de Google.
Si quieres eludir el espionaje y la vigilancia de empresas o gobiernos, lee nuestro post sobre cómo cifrar toda tu vida. Si estás interesado en mantener la seguridad de tus documentos de Google Docs, sigue leyendo.
Nota: Todos los consejos de este post también se aplican a Google Sheets y Slides.
No utilices el uso compartido de enlaces de Google Docs a menos que sea absolutamente necesario
Una de las mejores características de Google Docs es compartirlos con colegas y colaborar en ellos. Google admite dos modos de compartición: compartición de enlaces y compartición individual.
La compartición individual requiere que des acceso explícito a cada usuario que deba tener acceso al documento. Cuando activas el uso compartido de enlaces, cualquier persona que tenga el enlace a tu documento de Google Doc podrá acceder a él.
Como hemos visto anteriormente en estas páginas, el uso compartido de enlaces de Google Docs es un desastre para la privacidad. Incluso si tienes cuidado de compartir el enlace al documento sólo con las personas pertinentes, hay varias maneras en que las personas no invitadas pueden acceder a tu Google Doc. Por ejemplo, cuando haces clic en un enlace del texto de Google Doc, el sistema de análisis del sitio web al que se te redirige registrará la URL de tu documento. El propietario podrá entonces abrir tu documento de Google Doc.
El mal uso del uso compartido de enlaces de Google Docs es un ejemplo perfecto de «seguridad a través de la oscuridad» que sale mal.
En muchos casos, los usuarios activan el uso compartido de enlaces porque las personas con las que quieren trabajar no tienen una cuenta de Google. En el modo de compartición explícita, Google Docs requiere que todos los usuarios que quieran acceder a un documento tengan una cuenta de Google.
En este caso, sigo creyendo que el compromiso de seguridad de activar la compartición de enlaces de Google Docs no merece la pena por la comodidad de ponerlo rápidamente a disposición de un colega. Afortunadamente, Google no requiere que tengas Gmail o G Suite para tener una cuenta de Google. Cualquiera puede crear una con su correo electrónico personal o corporativo en unos sencillos pasos.
En caso de que tu(s) colega(s) no pueda(n) o no quiera(n) crear una cuenta de Google para acceder a tu Google Doc, te sugiero que lo descargues como un documento de Microsoft Word (.docx) y se lo envíes como un archivo adjunto de correo electrónico. Esto le privará de la posibilidad de colaborar en el documento, pero se asegurará de que sus documentos de Google Docs estén protegidos contra el acceso no autorizado.
Entonces, ¿por qué Google Docs tiene la posibilidad de compartir enlaces? Personalmente, encuentro muy pocos casos en los que quiera activar el uso compartido de enlaces. Pero en los casos en los que tienes un documento público como un comunicado de prensa o un anuncio, entonces el uso de compartir enlaces está justificado. Pero incluso para estos casos, por lo general hay un lugar mejor para publicar el documento, como el sitio web de su empresa.
En conclusión: Compartir enlaces en Google Docs es muy inseguro. Utilízalo con moderación, si es que lo haces.
Usa los Grupos de Google si quieres compartir en masa
Los usuarios a veces me dicen que activan el uso compartido de enlaces cuando tienen que compartir varios Google Docs con muchas personas, aunque contengan información confidencial y privada. Su excusa para comprometer la seguridad de sus documentos es que no hay una forma eficiente de compartir el documento con tanta gente. Esto es especialmente cierto para los autónomos y las personas que no tienen un dominio corporativo y no tienen G Suite u otras herramientas para crear grupos de trabajo corporativos.
Google, sin embargo, ya tiene una antigua herramienta que puede ayudarte a crear y gestionar grupos de trabajo. Google Groups, que se lanzó en 2001, ha perdido gran parte de su popularidad en los últimos años. Pero sigue siendo una herramienta muy útil para la colaboración utilizando la versión gratuita de Google Docs, Drive y otras herramientas de creatividad de Google.
Para evitar activar el uso compartido de enlaces y socavar la privacidad y la seguridad de tu Google Docs, puedes crear un Grupo de Google y añadir a todas las personas con las que quieras colaborar. Puedes tener diferentes grupos para diferentes tareas y proyectos. Cada vez que quieras colaborar en un nuevo documento, en lugar de escribir manualmente o copiar/pegar todas las direcciones de correo electrónico de tus compañeros (o recurrir a la pesadilla de seguridad que supone la función de «compartir enlaces»), sólo tienes que compartirlo con la dirección de correo electrónico del grupo o grupos correspondientes. Esto dará acceso a todas las personas que sean miembros de esos grupos sin comprometer la seguridad de tu Google Doc.
Para asegurarte de que los Grupos de Google no comprometen la seguridad de tu Google Docs, toma las siguientes medidas:
Administra tus Grupos de Google regularmente. Si una persona está fuera del equipo, elimínala del Grupo de Google. Esto revocará inmediatamente su acceso a todos los Google Docs compartidos con ese grupo. Asegúrate siempre de mantener tus Grupos de Google actualizados para evitar que los antiguos usuarios se aprovechen del acceso que les queda a tus Google Docs.
Asimismo, asegúrate de que tus Grupos no sean públicos, a menos que tengas la intención explícita de que lo sean. Mi recomendación personal es que configures la visibilidad de tu Grupo como «sólo para miembros» y tu política de unión como «sólo por invitación». Así te asegurarás de tener un control total sobre la seguridad de tus Google Docs y de quién tiene acceso a ellos.
Grupos de Google es una herramienta muy útil que puede reducir los gastos generales de la gestión de la seguridad de tus Google Docs al ofrecerte un centro de administración de acceso centralizado.
Desactiva los derechos de uso compartido del editor
De forma predeterminada, si concedes a un usuario derechos de edición en tus Google Docs, éste podrá compartir el documento con otros usuarios. Esto puede preparar el terreno para que se produzcan percances de seguridad accidentales (o intencionados). Los editores podrían acabar compartiendo el documento con personas que no deberían tener acceso a él.
Como mejor práctica de seguridad de derechos mínimos, Google debería eliminar este derecho y sólo habilitarlo si un usuario quiere explícitamente dar derechos de gestión de acceso a sus editores. Afortunadamente, puedes desactivarlo. Puedes encontrarlo en la configuración avanzada de uso compartido. Si activas la casilla «Impedir que los editores cambien el acceso y añadan nuevas personas», te asegurarás de que tus editores no puedan dar acceso a tu documento a personas no invitadas.
Ya que estás en ello, también te sugiero que habilites la casilla de verificación «Inhabilitar las opciones de descarga, impresión y copia…». Aunque no puede evitar que los espectadores roben tus documentos, sin duda se lo pondrá más difícil.
Mantén segura tu cuenta de Google
Una de las medidas clave que se pasan por alto para proteger tu Google Docs es mantener segura tu cuenta de Google. Una cuenta de Gmail insegura que sea víctima de un ataque de phishing o spear-phishing dará inmediatamente a los hackers acceso a todos tus Google Docs. (Aunque, honestamente, si tu Gmail es hackeado, probablemente tendrás mayores problemas de los que preocuparte que de la seguridad de Google Docs.)
Elegir una contraseña fuerte para tu cuenta de Google es un buen punto de partida para asegurar tus Google Docs. Las contraseñas largas y complejas, las contraseñas únicas y el uso de gestores de contraseñas son algunas de las técnicas que harán que tu cuenta sea más robusta contra el secuestro. Además, si vas a gestionar tu Google Docs sobre la marcha, ten mucho cuidado si decides conectarte a redes wi-fi públicas en bibliotecas, hoteles y cafeterías. Las escuchas y los ataques de intermediario podrían permitir a los hackers robar tu contraseña y acceder a tus documentos.
Mi recomendación personal es activar la autenticación de dos factores y asegurar tu cuenta con una llave física como YubiKey, que Google admite desde hace varios años. Disponer de una llave física de seguridad hará que tus Google Docs sigan siendo seguros incluso si algún hacker consigue robar tu contraseña.
Una cuenta de Google segura es una parte inseparable de la protección de tus Google Docs. Sin ella, ninguno de los otros pasos que hemos mencionado puede proteger tus documentos confidenciales del acceso no autorizado.
Esta historia es republicada de TechTalks, el blog que explora cómo la tecnología está resolviendo problemas… y creando otros nuevos. Dale a me gusta en Facebook y síguelos aquí: