Independientemente de si se espera a una docena de primos o a varios cientos de parientes, planificar una reunión familiar significativa, memorable y divertida es todo un reto. Se necesita tiempo, capacidad de organización y sentido del humor. Estos 10 pasos le ayudarán a que su reunión sea un éxito y a mantener la cordura.
Haga un plan.
Empiece por elegir una fecha y un lugar. El planificador profesional Bill Gunkel, de Reunions Unlimited, recomienda empezar a planificar con al menos 12 meses de antelación. Su mejor primer paso, dice, es enviar cuestionarios a los miembros de la familia para obtener información sobre cuándo, dónde y qué quieren.
Reúna un comité para seleccionar tres posibles fechas y lugares. Envíe cuestionarios pidiendo a los familiares que clasifiquen las opciones. Aunque no puede satisfacer las necesidades de todo el mundo, una encuesta es la mejor herramienta para averiguar lo que funciona para la mayoría de los familiares.
Reclutar y delegar.
Ninguna persona puede gestionar todos los aspectos de una reunión familiar. Rodéese de miembros del comité capaces y entusiastas. Como presidente, supervisará el evento, se encargará de las comunicaciones entre los comités, coordinará a los voluntarios y, ocasionalmente, hará de pacificador.
Para eventos pequeños con 20 o 30 personas, sólo necesitará unos pocos voluntarios. Los eventos grandes requieren más voluntarios y comités.
Trabajos en la reunión
- Director de finanzas: maneja la cuenta corriente de la reunión, mantiene el presupuesto, hace las compras
- Enlace con el alojamiento: busca alojamiento y negocia los descuentos para el grupo
- Director de la comida: trabaja con el proveedor de comida o se encarga de la comida de la reunión
- Responsable de la correspondencia: se comunica con los miembros de la familia
- Director de entretenimiento: organiza actividades para una variedad de edades
- Oficial de reservas: hace un seguimiento de quién va a venir
- Adquisición de recuerdos: reúne recuerdos para exponerlos
- Comité de bienvenida: hace etiquetas de identificación, agendas y señalización; se encarga del registro; ayuda a la gente a mezclarse
Crea un centro de mando.
Una reunión genera papeleo: Incluso con los subcomités, el presidente de la reunión necesita copias de la información pertinente, como los contratos con los proveedores de alimentos, la información actualizada de la inscripción y los detalles del alojamiento.
Puede guardar todo en una simple carpeta de archivos o puede querer carpetas separadas para cada comité en una caja de archivos. Mantenga sus registros organizados: los consultará con frecuencia
Construya un presupuesto.
El coste puede ser un factor importante en la asistencia, dice Katy Anderson, propietaria de Reunion Masters en San José, California. «Mantenga los costos bajos o trate de dar a la familia mucho tiempo de anticipación para presupuestar». Ella recomienda entre 12 y 18 meses.
Da una idea del precio en la primera comunicación sobre la reunión. Para las reuniones más caras, como los cruceros, Anderson sugiere ofrecer opciones de pago mensual.
En una actualización posterior, pedir a cada familia que aporte una cantidad fija de dinero inicial es una buena manera de compensar los costes de inicio. Consiga más pasta con proyectos de recaudación de fondos e incluya actualizaciones financieras en los correos.
Prepare un plan de respaldo.
Si su reunión será al aire libre, reserve un pabellón que pueda albergar a todos los asistentes en caso de que el tiempo sea inesperado. Empaque algunos juegos de mesa o manualidades que los niños puedan hacer en el interior.
Haga correr la voz.
Envíe las invitaciones lo antes posible. Si desea enviarlas por correo, puede optar por un simple folleto, una tarjeta o postal, o un elaborado boletín familiar. Una opción ecológica es una invitación enviada por correo electrónico desde Evite o Punchbowl.
Mientras tanto, entra en Internet para transmitir la información e incitar el interés. Puedes crear una página privada del evento en Facebook e invitar a la gente a unirse, o encargar a alguien que envíe sencillas actualizaciones por correo electrónico de vez en cuando. Otra idea es utilizar un sitio web centrado en la familia, como Geni, como centro de mensajes.
¡Incluya trivialidades familiares en sus comunicaciones! Anime a los familiares a enviar historias, ideas y actualizaciones para los envíos. Esta participación a menudo conduce a una mejor asistencia.
Ofrecer algo para todos.
Ofrecer una gama de actividades para satisfacer las distintas edades e intereses. También puede realizar salidas opcionales, como golf, viajes al centro comercial o excursiones a lugares históricos.
Para los niños, procure que haya una mezcla de actividades al aire libre y bajo techo. Los adolescentes pueden organizar los juegos de los más pequeños.
Empieza con ganas.
Linda Johnson Hoffman, autora de The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), sugiere romper el hielo para iniciar la reunión. «Conseguir que todo el mundo participe a medida que va llegando es esencial para establecer el tono adecuado», dice.
Actividades para romper el hielo
- Haga que un comité de bienvenida reciba a los invitados que llegan.
- Cree un árbol genealógico en blanco y haga que cada miembro rellene su información.
- Provea una agenda de actividades para que nadie se quede fuera.
- Cree pancartas de bienvenida
- Ofrezca obsequios, como bolígrafos o blocs de notas impresos, en el momento de la inscripción
Comparta la historia de su familia.
Por muy diferentes que sean sus parientes, su herencia familiar es algo que todos tienen en común. Celébralo colocando fotos antiguas y recuerdos. Incorpore comida, música y decoraciones de la patria ancestral de su familia.
Aproveche la oportunidad para hacer un álbum de fotos familiar (todos traen fotos y crean una página), un libro de historias familiares, un vídeo con imágenes de la reunión o un libro de recetas familiares.
Mantenga el impulso.
Después de la reunión, planee mantener el contacto hasta la siguiente. Los boletines familiares y los sitios web son excelentes para esto. Reclute voluntarios para enviar un boletín, cree y supervise una página en Geni o Facebook, o construya un hermoso sitio web de historia familiar (podemos mostrarle cómo hacerlo).
Lecturas relacionadas
Una versión de este artículo apareció en el número de abril de 2001 de la revista Family Tree Magazine.
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