Weihnachten steht vor der Tür. Und damit auch die jährliche Weihnachtsfeier der Mitarbeiter.
Es ist ein Fest mit Freunden und Kollegen. Wir lachen, schlemmen, erinnern uns, haben Spaß und freuen uns gemeinsam.
Aber da ist der Druck. Was, wenn es nicht lustig ist? Oder inspirierend?
Woher wissen Sie, ob Sie an alles gedacht haben, damit Ihre Personalweihnachtsfeier ein Erfolg wird?
Wir haben alles versucht. Wir haben einige Höhen und Tiefen erlebt. Und wir haben dabei einige wertvolle Tipps für die Weihnachtsfeier gelernt.
Hier sind 16 bewährte Grundsätze und Strategien. Nutzen Sie sie, um Ihre Weihnachtsfeierpläne noch einmal zu überprüfen.
Der ultimative Leitfaden für eine erfolgreiche Weihnachtsfeier des Pastors
1. Definieren Sie Ihren Zweck
Das ist es, was wir bei unseren Weihnachtsfeiern für die Mitarbeiter erreichen wollen:
- Die Vision für den gemeinsamen Dienst erneuern.
- Das Gefühl haben, gedankt und geschätzt zu werden.
- Gute Verbindungen und Freundschaften fördern.
Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Mitarbeiter-Weihnachtsfeier?
2. Legen Sie Datum und Uhrzeit fest
Unsere Mitarbeiter-Weihnachtsfeier findet immer am ersten Montag im Dezember statt.
Warum haben wir dieses Datum gewählt? Niemand hat eine ständige Verpflichtung für Montagabende. Und es ist einfacher und billiger, einen Veranstaltungsort für einen Montagabend zu finden. Die meisten Weihnachtsfeiern finden am Donnerstag-, Freitag- oder Samstagabend oder am Sonntagnachmittag statt.
Wir planen unsere Feier von 18 bis 21 Uhr.
Ja, für Ehepartner, die in der Stadt arbeiten, ist es ein wenig hektisch, dorthin zu kommen. Aber es gibt immer Nachzügler, so dass Sie die Party rechtzeitig beginnen können, um alles zu tun, was Sie tun wollen.
3. Laden Sie die richtigen Leute ein
Wir laden alle bezahlten Mitarbeiter ein, auch diejenigen, die ein kleines Stipendium erhalten. Wir laden das Führungsgremium ein. Und wir laden ihre Ehepartner ein.
Ehepartner leben auch ein Leben im Dienst, und sie brauchen den Spaß und die Vision der Weihnachtsfeier genauso sehr oder noch mehr.
Wir vermeiden „plus eins“, was bedeutet, dass alleinstehende Mitarbeiter keinen Gast mitbringen. Dies ist ein Abend der Visionen und der Gemeinschaft, und eine Verabredung mit einem Nicht-Mitarbeiter verwässert die Kameradschaft.
Wenn man einen Ring am Finger trägt, wird der Verlobte eingeladen.
Wir laden auch keine wichtigen Freiwilligen ein. Sie werden zu anderen Partys eingeladen. Diese Weihnachtsfeier ist für Leute, die einen Gehaltsscheck bekommen, den Vorstand und alle Ehepartner. Das war’s.
4. Finden Sie das Budget
Wie viel Geld Sie ausgeben müssen, schränkt die Party, die Sie planen, ein.
Es ist kein normaler Posten im Budget unserer Kirche, also werden wir kreativ.
In manchen Jahren haben wir einen Teil des Weihnachtsopfers dafür vorgesehen. In anderen Jahren haben ein oder zwei Vorstandsmitglieder die Kosten übernommen. Manchmal ist es ein großzügiger Spender in unserer Kirche. In manchen Jahren hatten wir ein kleines Budget für die Anerkennung der Mitarbeiter, das einen Teil der Kosten abdeckte.
Zwei Fragen zur Budgetplanung
- Wo können wir etwas Geld für die Weihnachtsfeier einplanen?
- Wie viel können wir pro Person einplanen?
5. Wählen Sie den Veranstaltungsort
Ich denke, es ist besser, außer Haus zu feiern.
Hier sind einige der Veranstaltungsorte, die wir benutzt haben:
- Zweitklassige Country Clubs oder Golfplätze. Sie freuen sich über das Jahresendgeschäft am Montagabend und sind auch mit einem kleinen Budget einverstanden.
- Italienische Restaurants: Spaghetti Factory oder in unserer Nachbarschaft Ciao’s.
- Örtliche Museen oder historische Gebäude: in unserem Bezirk das Antique Gas and Steam Engine Museum.
- Veranstaltungsräume von Colleges in der Nähe.
- Andere interessante Restaurants mit einem großen Raum, wie die Green Dragon Tavern and Museum in unserer Nähe.
Einige Jahre haben wir die Party in der Kirche veranstaltet und das Catering übernommen. Diese Partys erfordern mehr Aufwand und sind vielleicht schwieriger zu organisieren, aber sie haben den großen Vorteil, dass sie erschwinglicher sind.
In einem Jahr, als das Budget wirklich knapp war, haben wir ein Potluck in der Kirche veranstaltet.
Hier ist unser geheimer Prozess, um einen guten Veranstaltungsort zu finden, den wir uns leisten können:
- Wir machen ein Brainstorming über lokale Restaurants und Clubs, die einen Raum haben, der uns aufnehmen kann.
- Die Person, die für die Suche nach dem Veranstaltungsort zuständig ist, ruft an und teilt mit, dass Sie dort eine Weihnachtsfeier veranstalten möchten. Man wird Sie an den Verkaufskoordinator weiterleiten.
- Erläutern Sie, dass Sie eine Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter Ihrer Kirche veranstalten möchten und leider nur ein begrenztes Budget zur Verfügung haben. (Es handelt sich um eine gemeinnützige Einrichtung, die Ihrer Gemeinde hilft, usw.) Nennen Sie den Tag, an dem Sie eine Feier veranstalten möchten, um zu sehen, ob sie verfügbar ist. Wenn du das in letzter Minute tust, kannst du vielleicht ein besseres Angebot bekommen, weil sie wissen, dass sie an diesem Abend nichts anderes haben werden. Sie suchen nach einem Ort, an dem eine geringe Gewinnspanne besser ist als ein leeres Zimmer.
- Entschuldigen Sie sich und sagen Sie, dass Sie ein Budget von $25 (oder vielleicht $30) pro Person benötigen. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass darin Steuern und Trinkgeld enthalten sind, oder sie könnten Ihrem Preis zustimmen, aber dann noch 20 % und 20 % drauflegen.
- Sagen Sie ihnen, dass Sie sehr flexibel sein werden, was das Menü angeht, um diesen niedrigen Preis zu erzielen.
Einige Lokale werden nicht im Geringsten daran interessiert sein, aber die Chancen stehen gut, dass Sie ein Lokal finden, das es ist.
6. Entscheiden Sie sich für das Menü
Jedes Lokal sollte Ihnen ein Drei-Gänge-Menü anbieten: Salat, Hauptgericht und Dessert. Und einfache Getränke: Wasser, Eistee und Kaffee. Buffets sind teurer als Abendessen mit Teller, weil die Leute nicht nehmen, was sie essen können – sie nehmen, was auf ihren Teller passt.
Wenn Sie mit einem Veranstaltungsort zusammenarbeiten, der Ihnen einen günstigen Preis anbietet, seien Sie vorsichtig mit dem Menü.
Wir sagen „Hühnchen in weißer Soße“, was ein Code für billig ist. Sie hören auch gerne „Auswahl des Küchenchefs“.
Vielleicht können Sie die Art des grünen Salats, die Art des Reises oder der Kartoffeln, die Art des Gemüses und die Art des Desserts auswählen.
Wählen Sie zum Dessert immer etwas mit Schokolade, denn die Schokoladenliebhaber im Raum (und Sie wissen, wer sie sind) werden ohne Schokolade nicht zufrieden sein.
Der Service beim Abendessen dauert normalerweise eine Stunde. Bitten Sie sie, die Salate abzustellen, wenn es Zeit ist, mit dem Essen zu beginnen, und sie nicht vorzubereiten, denn sie welken, und es ist einfach unangenehm, wenn die Leute herumlaufen und sich unterhalten, während die Salate auf dem Tisch stehen.
Sie bieten eine vegetarische Option an und machen auch glutenfreie Versionen des Essens. Fragen Sie einfach nach.
7. Erstellen Sie den BEO (Banquet Event Order)
Die Banquet Event Order ist das Dokument, das die Vereinbarungen zusammenfasst, die Sie mit dem Veranstaltungsort getroffen haben. Er dient dazu, den Mitarbeitern, die an diesem Abend arbeiten werden, die Einzelheiten Ihrer Veranstaltung mitzuteilen. Sie verwenden es, um Ihre Pläne zu bestätigen.
Der BEO enthält Dinge wie:
- die Anzahl und Art der Tische
- wenn Sie ein Podium und ein Mikrofon benötigen
- welche Farbe der Tischdecken und Servietten Sie wünschen
- zu welcher Zeit das Essen beginnen soll
- das von Ihnen gewählte Menü
- die endgültige Anzahl der Gäste, die Sie erwarten
Der Veranstaltungsort benötigt die endgültige Anzahl der von Ihnen gewünschten Mahlzeiten drei bis sieben Tage vor Ihrer Feier. Sie werden 3 % mehr zubereiten, als Sie angegeben haben.
Es ist normal, dass es Leute gibt, die in letzter Minute nicht kommen können, aber Sie werden trotzdem für ihr Essen bezahlen, also bestellen wir immer ein paar Mahlzeiten weniger, als wir Leute haben, die ihr Kommen zugesagt haben. Das ist zwar etwas riskant, aber es lohnt sich, weil der Veranstaltungsort ein paar zusätzliche Mahlzeiten verdient und Sie kein gutes Gefühl dabei haben, für Mahlzeiten zu bezahlen, die nicht gegessen werden.
Wir bringen unsere eigene Soundanlage und Videoausrüstung mit. Die Veranstaltungsorte verlangen einen Aufschlag für die Technik, und da wir das jedes Wochenende machen, sind wir ziemlich gut darin. Sie sicher auch.
8. Reden Sie über Kleidung
Es ist nicht leicht, es allen recht zu machen. Einige Ihrer Mitarbeiter ziehen sich gerne schick an. Andere haben nichts, womit sie sich wohlfühlen, und kommen deshalb mit einem ungünstigen Gefühl zur Party.
Wir versuchen, „einige Leute zu einer bestimmten Zeit glücklich zu machen.“ In manchen Jahren ziehen wir uns schick an. In manchen Jahren tragen wir Jeans und Cowboystiefel. In manchen Jahren sind es nur die Weihnachtsfarben, und die Gäste können selbst entscheiden, ob sie sich schick machen wollen oder nicht.
Achten Sie darauf, die Kleidung auf der Einladung zu erwähnen, sonst vergeuden Ihre Mitarbeiter Zeit damit, sich gegenseitig danach zu fragen und zu raten, was erwartet wird. Und einige werden sich bei ihrer Ankunft unwohl fühlen, weil sie das Gefühl haben, die falsche Wahl getroffen zu haben.
Die Kleidung kann sein:
- Festlich
- Leger
- Leger
Oder Sie können es nennen, wie Sie wollen.
9. Einladungen verschicken
Wenn du die Details ausgearbeitet hast, verschicke eine Einladung. Per Post.
Sie können das Datum und die Uhrzeit mitteilen, bevor Sie die Einladungen verschicken, wenn Sie sich mit der Arbeit verspäten. So haben die Eltern Zeit, eine Kinderbetreuung zu organisieren. Die Einladungen sollten mindestens drei Wochen im Voraus verschickt werden.
Das sollten sie enthalten:
- Datum und Uhrzeit
- Ort
- Was soll man anziehen
- Was sie wissen oder mitbringen sollen
- Wer und bis wann soll die Antwort erfolgen
10. Schenken
Das Budget ist immer begrenzt, sonst würden wir fantastische Geschenke machen.
Hier sind einige der Dinge, die wir gemacht haben:
- T-Shirts
- Planer
- Bücher
- Geschenkkarten
Tauschen oder nicht?
Wenn Sie wirklich kein Budget haben, um Mitarbeitern und Vorstand ein kleines Geschenk zu kaufen, dann machen Sie einen Geschenktausch. Wir haben mit großem Erfolg Bücher getauscht. Oder Geschenkkarten.
11. Planen Sie die Sitzordnung
Wenn Sie die Party an einem Veranstaltungsort an runden Tischen abhalten, entscheiden Sie im Voraus, wer zusammen an einem Tisch sitzen wird. Wenn Sie es nicht dem Zufall überlassen, werden Ihre Leiter eine bessere Zeit miteinander verbringen.
Wir neigen dazu, Dienstteams und Freunde zusammenzubringen. Sie wollen, dass sich die Leute wohl fühlen, wenn sie sehen, mit wem sie den Abend verbringen. Runde Tische mit 8 Personen (oder eine 9. Person, wenn nötig) sind normal.
Wir haben die Party in der Kirche an 8′ Tischen im Familienstil veranstaltet. Wahrscheinlich kann man die Sitzordnung an Familientischen weglassen.
12. Dekorieren
Wenn du die Party außerhalb der Kirche veranstaltest, brauchst du nicht viel für die Dekoration zu tun. Das ist eines der Dinge, für die Sie bezahlen. Der Veranstaltungsort wird wahrscheinlich weihnachtlich geschmückt sein, und die Umgebung selbst ist attraktiv.
Wenn Sie einen rustikalen Ort wählen, z. B. eine Scheune – wie in dem Jahr, als wir im Dampflokomotivmuseum waren -, sollten Sie legere Kleidung und ein legeres Menü wählen. Verlangen Sie von den Frauen nicht, dass sie Absätze tragen, wenn sie auf dem Boden laufen.
Wenn Sie Ihre Kirche nutzen, sollten Sie sich mehr Mühe geben, um ihr einen besonderen Charakter zu verleihen. Verwenden Sie Lichterketten, künstliche Weihnachtsbäume und viele Kerzen. Mieten Sie Tischdecken und verwenden Sie weihnachtliche Pappteller und Servietten.
Wie bei Ihnen zu Hause, dekorieren Sie vor allem das, was die Leute zuerst sehen werden.
Stellen Sie die Teller auf den Tisch, um mehr Wirkung zu erzielen, und dann wissen die Leute schon, wo sie sitzen, wenn sie ihr Essen haben.
Sie werden sich wahrscheinlich Mittelstücke ausdenken müssen. Schauen Sie auf Pinterest nach, oder suchen Sie nach dem, was in Ihrer Gegend im Trend liegt.
Ein Jahr fingen die Tafelaufsätze, die wir bei Big Lots gekauft hatten, Feuer. Hal sprach, und ein Tisch ging in Flammen auf – 4′ Flammen schossen aus der Mitte des Tisches empor. Das Feuer war schnell gelöscht, die anderen Tafelaufsätze wurden gelöscht, bevor sie in Flammen aufgingen, und wir haben eine Erinnerung an die Weihnachtsfeier, über die wir immer noch lachen.
13. Unterhalte sie
Du musst nicht jedes Jahr für Unterhaltung sorgen, aber es wertet die Party auf, wenn du eine gute Quelle hast und es dir leisten kannst.
Hier sind einige der Dinge, die wir gemacht haben:
- Ein lokaler christlicher Sänger
- Unser Lobpreisleiter, der uns Weihnachtslieder vorsingt
- Ein Trommelkreis
- Eine Madrigalgruppe vom College
- Ein Chili-Cooking
- Ein Spiel im Stil einer Game-Show unter der Leitung eines Mitarbeiters
Make ‚em Laugh
Stellen Sie sicher, dass sie irgendwann während des Abends laut lachen. Das kann beim Austausch von Geschichten am Tisch sein, oder während eines Spiels oder einer Geschichte.
14. Geben Sie eine Vision für den Dienst
Pastor, Sie sollten 15 Minuten lang sprechen. Rekapitulieren Sie, was sie in diesem Jahr erreicht haben. Was Gott getan hat. Den Menschen, denen Sie geholfen haben. Die Errettungen, die Sie gesehen haben.
Schätzen Sie sie und danken Sie ihnen für ihren Dienst für den Herrn. Sagen Sie ihnen, was die Bibel über ihre harte Arbeit für den Herrn zu sagen hat.
Und werfen Sie einen Blick auf das, was Gott Ihrer Meinung nach im kommenden Jahr tun wird. Was sind Ihre Träume und Pläne? Woran arbeiten Ihre Mitarbeiter bereits für das neue Jahr? Welche bedeutenden Dienste tun Sie jedes Jahr? Wo erweitert sich der Dienst?
Geben Sie ihnen Hoffnung für die Zukunft.
Weisen Sie sie auf Jesus hin
Sprechen Sie über die Bibel und sorgen Sie dafür, dass sie am Tisch beten oder dass jemand zu Beginn und am Ende der Feier von vorne betet.
15. Planen Sie die Tagesordnung
Pastor, Sie sollten den Abend leiten und die kurze Botschaft bringen. Entscheiden Sie darüber hinaus, wer sonst noch Teile des Programms leiten soll.
Hier sind die üblichen Elemente einer Weihnachtsfeier-Tagesordnung:
- Begrüßung und Eröffnungsgebet
- Abendessen und Nachtisch
- Unterhaltung, Spiele
- Video
- Pastor spricht
- Ein sinnvoller Austausch oder Spaß am Tisch
- Gebet
Lassen Sie das Programm nicht später als 21 Uhr beginnen. Die Leute fangen an zu gehen, um ihre Babysitter nach Hause zu schicken.
16. Füge Glanz hinzu
Überrasche sie mit etwas Unerwartetem. Etwas, das sie erfreut.
-
Es könnte ein Lindt-Schokoladentrüffel auf jedem Platz auf dem Tisch sein. - Es könnte ein Gedicht sein, das das Jahr rekapituliert, geschrieben und vorgetragen von einem Ihrer Mitarbeiter oder Vorstandsmitglieder.
- Es könnte die Gelegenheit sein, wenn sie ankommen, einen Dr.
- Es könnte eine Fotokabine sein.
- Es könnte ein Video sein, das die besten Momente des Jahres festhält.
Was nun?
Nutzen Sie diese 16 Schritte, um Ihre Pläne für die Weihnachtsfeier der Mitarbeiter zu überprüfen. Und veranstalten Sie eine Party, die Ihre Mitarbeiter inspiriert und erfrischt!
Weitere Lektüre
- Wie Sie das beste Weihnachten aller Zeiten feiern
- Wie Sie die Herzen der Weihnachtsgäste gewinnen