Når det kommer til arbejdstagere i den private sektor, har 73 % adgang til betalt sygeorlov og 79 % adgang til betalt ferie. Men hvad sker der, hvis du ikke har råd til at tilbyde dine medarbejdere betalt fritid (PTO)? Eller hvad sker der, hvis dine medarbejdere opbruger alle deres feriefridage og har brug for at tage fri fra arbejdet? I begge disse situationer kan du overveje at tilbyde ulønnet fritid.
Hvor du tilbyder medarbejderne ubetalt fritid, skal du vide, om du lovligt kan gøre det. Nogle delstatslove kan kræve, at du tilbyder betalt fritid. Og hvis du tilbyder ubetalt fritid, skal du oprette en politik for ubetalt fritid for små virksomheder.
Læs videre for at få mere at vide om ubetalt fritid, herunder relaterede love, hvad der skal indgå i din politik, og hvordan det påvirker lønningslisten.
Hvad er ubetalt fritid?
Ubetalt fritid (UTO) er tid væk fra arbejdet, som en medarbejder kan tage uden løn. Medarbejdere kan bruge UTO, hvis de er syge, ønsker at tage ferie eller har andre personlige forpligtelser. Arbejdstagere kan også tage en ulønnet orlov fra arbejdet, som er en længere periode uden for arbejdet.
Arbejdsgivere kan tilbyde ulønnet fritid ud over eller i stedet for betalt fritid.
Betalt fritid er, når medarbejdere optjener deres normale løn, når de tager fri fra arbejdet. Arbejdsgiverne giver normalt medarbejderne et bestemt antal betalte afspadseringstimer, som de kan bruge i løbet af et kalenderår. Når medarbejderen opbruger al sin betalte fritid og har brug for at tage fri fra arbejdet, kan han/hun måske bruge ulønnet tid.
Nogle arbejdsgivere beslutter sig for ikke at give medarbejderne betalt fritid. Arbejdsgivere kan give UTO til timelønnede, deltidsansatte eller hele deres personale.
Love om ubetalt fritid
Hvor du beslutter dig for at tilbyde medarbejderne UTO, skal du gøre dig bekendt med lovene om betalt sygeorlov pr. stat.
Der er 12 stater og Washington D.C., der kræver, at kvalificerende arbejdsgivere skal tilbyde medarbejderne et vist antal betalte sygedage.
De stater, der kræver, at arbejdsgivere tilbyder betalt sygeorlov, er:
- Arizona
- Californien
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
New Jersey
Dertil kommer, er der en række byer og amter med obligatoriske love om betalt sygeorlov. Tjek med din lokalitet for at få flere oplysninger.
I maj 2019 vedtog Maine en lov, der kræver, at arbejdsgivere med 10 eller flere ansatte skal give betalt sygefravær uanset årsag. Loven om betalt sygeorlov og anden personlig fritid i Maine træder i kraft den 1. januar 2021. Hvis du er en arbejdsgiver i Maine, kan du muligvis ikke tilbyde ulønnet fritid i stedet for betalt fritid fra 2021.
Skabelse af din politik for ulønnet fritid
Hvis du beslutter dig for at tilbyde dine medarbejdere UTO, skal du have en politik på plads. Din politik for tjenestefrihed uden løn bør angive oplysninger som f.eks:
- Hvis du også vil tilbyde betalt fritid
- Hvilke medarbejdere har adgang til betalt (hvis relevant) og ulønnet fritid
- Antallet af ulønnede dage, som medarbejdere kan tage
- Hvordan medarbejdere kan anmode om afspadsering
Hvis du også vil tilbyde betalt afspadsering
Din politik bør omhandle, om du tilbyder ubetalt afspadsering, efter at en medarbejder har brugt sin betalte tid, eller i stedet for betalt tid. Hvis du tilbyder betalt afspadsering, skal du også inkludere en separat politik for betalt afspadsering.
Hvilke medarbejdere har adgang til UTO
Din politik for ubetalt afspadsering bør også angive, hvilke medarbejdere du tilbyder ubetalt afspadsering til.
Hvis du tilbyder betalt afspadsering til nogle medarbejdere og UTO til andre (f.eks, deltidsansatte vs. fuldtidsansatte), skal du angive det i din politik.
Antal dage, som medarbejderne kan tage fri
Når du tilbyder ubetalt fri til medarbejdere, kan du beslutte at lægge et loft over det antal dage, som medarbejderne kan tage fri i et kalenderår. Eller du kan lade medarbejderne tage så mange dage fri, som de ønsker.
Angiv, om du har et loft (f.eks, 80 timers UTO pr. år) eller ej i din politik.
Hvordan medarbejdere kan anmode om fritid
Selv om du ikke behøver at betale medarbejdere, der ikke møder op på arbejde, bør du have et system til at tage fri.
Din politik bør omhandle, hvordan medarbejderne kan anmode om fri, hvor meget de skal give dig besked, og hvad der sker, hvis mere end én person melder afbud.
Du kan f.eks. kræve, at medarbejderne fremsætter deres anmodning skriftligt, giver en måneds varsel for mere end to fridage ad gangen og prioriterer anmodninger på grundlag af først til mølle-princippet.
Ubetalt afspadsering og lønning
Sådan, hvordan kører du lønningen, når en medarbejder bruger UTO?
Der er tre ting, du skal opdatere:
- Løn for lønperioden
- Skatter på medarbejderens samlede arbejdstimer
- Medarbejderens tilgængelige UTO (hvis du har et loft)
Løn for lønperioden
Pointen med at tilbyde medarbejderne UTO er, at de kan tage fri fra arbejdet uden at få løn. Din lønseddel skal afspejle deres løn for færre arbejdstimer.
Multiplikér medarbejderens arbejdstimer med deres timeløn. Medregn ikke de timer, som medarbejderen har brugt som ulønnet fritid.
Hvis medarbejderen er lønnet, skal du muligvis beregne deres timeløn. For at gøre dette skal du dividere medarbejderens bruttoløn i en lønperiode med det antal timer, han/hun normalt arbejder. Derefter kan du gange deres timesats med antallet af arbejdstimer.
Lad os sige, at du har en lønnet medarbejder, som normalt tjener 1.000 dollars om ugen for at arbejde 40 timer. De bruger otte timers ubetalt fritid og har arbejdet 32 timer i løbet af ugen.
Først skal du beregne medarbejderens timeløn ved at dividere deres ugentlige bruttoløn med 40 (1.000 $ / 40). Medarbejderens bruttotimeløn er $25.
Nu skal du gange medarbejderens timeløn på $25 med de samlede arbejdstimer, som er 32 ($25 X 32). Medarbejderens bruttoløn for ugen er $800 i stedet for de normale $1.000.
Skatter
Hvis du er vant til at tilbageholde det samme beløb til skat fra dine medarbejderes lønninger, skal du foretage nogle ændringer, når de tager ulønnet fri.
Når en medarbejder arbejder færre timer og tjener lavere løn, falder hans skattepligt. Sørg for at genberegne de lønsumsafgifter, som du tilbageholder, på baggrund af deres nye løn.
Afgivne ulønnede afspadseringstimer
Har du besluttet at sætte et loft over det antal ulønnede timer, som en medarbejder kan tage fri fra arbejde?
Hvis det er tilfældet, skal du sørge for at trække antallet af brugte timer fra medarbejderens resterende tilgængelige UTO-timer.
Gør det nemt for dig selv. Hvis en medarbejder tager ubetalt fri, skal du blot indtaste de udførte timer i Patriots lønsoftware, og vores software vil beregne løn og skat. Hvorfor ikke starte din gratis prøveperiode i dag?
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mere information, klik her.