Google Calendar er en central del af Android-produktivitetspakken – men hvis du kun bruger det, du kan se på appens overflade, går du glip af nogle ret kraftfulde muligheder.
Ja, ja: Ligesom så mange af vores moderne digitale værktøjer er der mere i Google Calendar, end man umiddelbart kan se. Og mens størstedelen af tjenestens avancerede muligheder drejer sig om Calendar-webstedet, har Calendar Android-appen sin andel af praktiske muligheder uden for synsvidde, som er specifikke for den mobile oplevelse. Fra tidsbesparende genveje til muligheder, der øger effektiviteten, er det alt sammen ting, der har potentiale til at gøre dit liv lettere på små, men væsentlige måder.
Find tid i din dagsorden til at tjekke disse otte skjulte Google Calendar-funktioner på Android. Stol på mig: Du vil blive glad for, at du gjorde det.
Hændelsesfølsom stilhed af din telefon
Dette er teknisk set en Android-funktion, men den fungerer hånd i hånd med Kalender og er en af de mest praktiske muligheder derude: muligheden for, at din telefon automatisk kan stille sig selv, når en begivenhed fra din Google Kalender er i gang.
Det eneste, du skal gøre, er at aktivere den: Gå ind i telefonens indstillinger, og find afsnittet Forstyr ikke (ved enten at kigge i afsnittet Lyd eller ved blot at søge efter “Forstyr ikke” i feltet øverst på skærmen). Tryk på “Skemaer”, før din pæne lille finger til linjen “Begivenhed”, og tryk på tandhjulsikonet ved siden af.
Det vil få vist en skærm, der ser nogenlunde sådan ud:
Den første mulighed på skærmen, “Under begivenheder for”, lader dig vælge, hvilke af de kalendere, der er tilknyttet din enhed, der skal udløse den lydløse adfærd for telefonen. Du kan lade den være indstillet til standardindstillingen “Alle kalendere”, så enhver begivenhed i en hvilken som helst kalender medfører, at telefonen bliver gjort lydløs, eller du kan begrænse den til en bestemt kalender – f.eks. din arbejdskalender – og udelade alle de andre.
Med den anden linje kan du angive, hvilke typer begivenheder der medfører, at telefonen bliver gjort lydløs. Du kan fortælle systemet, at din telefon kun skal være tavs, hvis du har svaret “Ja” på en begivenhed, hvis du har svaret “Ja” eller “Måske”, eller hvis du har svaret “Ja” eller “Måske” eller slet ikke har svaret. (Disse valgmuligheder gælder for begivenheder, som andre personer har oprettet og inviteret dig til at deltage i. Enhver begivenhed, som du selv har oprettet, tæller altid som et automatisk “Ja”.)
Sluttelig kan du på den tredje linje beslutte, om telefonen skal bruge standardadfærden “Forstyr ikke”, eller om du hellere vil oprette dine egne brugerdefinerede indstillinger for, hvordan telefonen skal opføre sig under denne specifikke omstændighed. Muligheden for brugerdefinerede indstillinger giver dig masser af fleksibilitet med hensyn til, hvordan telefonen præcis skal opføre sig, mens en kalenderbegivenhed er i gang: Du kan f.eks. vælge at tillade, at opkald eller sms’er fra stjernemarkerede kontakter kan komme igennem, eller at begivenheder og påmindelser kan give dig en advarsel, selv om ingen andre lyde er tilladt. Du kan endda tilpasse, hvordan forskellige typer meddelelser vises visuelt under en aftale.
Bonustip: Hvis du bruger en telefon med en ældre version af Android eller en, hvis producent har pillet ved denne del af styresystemet, kan du oprette din egen forenklede version af den samme funktion ved at tage denne IFTTT-applet til dig.
Snapsvar til gruppebegivenheder
Som Android giver dig mulighed for at sende et forudskrevet hurtigt svar, når du afviser et opkald, kan Google Kalender lade dig sende en hurtig note til alle, der er involveret i et kommende møde – alt sammen med et par hurtige tryk på din telefon.
For at konfigurere funktionen skal du åbne Kalender-appen, trykke på det tre-linjede menuikon i øverste venstre hjørne og vælge “Indstillinger” i den menu, der vises. (Du skal muligvis rulle lidt ned for at finde den.)
Så skal du vælge “Generelt” og derefter rulle ned, indtil du ser “Hurtige svar”. Tryk på det – og der får du fire muligheder for forudskrevne beskeder, som du kan affyre i farten, mens du er på vej til en aftale med flere personer.
Der er mærkeligt nok ikke muligt at oprette yderligere svar i Kalender, men du kan redigere alle standardsvarene, så de siger, hvad du vil. Du skal bare trykke på en af dem og derefter erstatte den med den tekst, som dit fjollede hjerte begærer.
For at bruge dine brugerdefinerede hurtige svar skal du åbne en kommende begivenhed, hvor der er mindst én anden person inviteret. Tryk på ikonet med tre linjer i menuen i øverste højre hjørne, og vælg “Email gæster” – tryk derefter på det svar, du vil have fra listen.
Det fører dig direkte til en e-mail, der er klar til at blive sendt med din besked på plads og modtagerne tilføjet. Det eneste, der er tilbage, er at trykke på “Send”-knappen – og måske lade et grin udbryde af glæde, hvis du skulle få inspiration.
Dupliker en eksisterende begivenhed
Har du nogensinde haft brug for at oprette en ny begivenhed, der minder utroligt meget om en begivenhed, der allerede er på din dagsorden? Kalender-appen til Android har en nem måde at duplikere en begivenhed på og derefter bruge den som et udkast til en ny begivenhed: Du skal blot trykke på den begivenhed, du vil efterligne, trykke på menuikonet med de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge – du gættede det – “Dupliker”.
Og det er det: Din nye begivenhed vises med den oprindelige begivenheds oplysninger udfyldt og klar til at blive justeret efter behov.
Det bliver ikke meget nemmere end det.
Mere brugbare notifikationstider
Google Kalenders standardnotifikationstider for nye begivenheder er ikke lige til alle. Hvis du finder dig selv ved at ændre indstillingen for, hvornår en begivenhed vil give dig besked oftere end ikke (og/eller stille og roligt mumler kreative forbandelser, hver gang en begivenhed giver dig besked tidligere eller senere, end du gerne vil), så gør dig selv en tjeneste og juster din Kalenders standardmeddelelsestider, så de fungerer bedre for dig.
Du skal bare gå tilbage til kalenderappens indstillingsafsnit – og denne gang skal du finde afsnittet for den Google-konto, du vil ændre, og trykke på linjen “Begivenheder” under den. Så får du et skærmbillede, hvor du kan ændre standardmeddelelsestidspunkterne for nye standardbegivenheder samt begivenheder for hele dagen. Du kan endda tilføje flere meddelelser, hvis du vil, og du kan ændre standardfarven for begivenheder i den pågældende kalender, mens du er i gang (ooh, ahh osv.).
Hvis du vil ændre standardmeddelelsestidspunktet for påmindelser eller for eventuelle sekundære kalendere, som du har oprettet inden for en bestemt Google-konto, skal du blot finde den relevante linje under kontoens overskrift og vælge den i stedet for “Begivenheder” – og derefter foretage de samme slags ændringer der.
Brugerdefinerede kalendermål
Ud over de almindelige gamle begivenheder og påmindelser kan Android Kalender-appen hjælpe dig med at oprette tilbagevendende mål. Og på trods af at navnet på denne funktion lyder lidt cheesy, kan den faktisk have en reel værdi ud fra et produktivitetsperspektiv.
For at tjekke den skal du trykke på det cirkulære plus-ikon i Kalender-appens nederste højre hjørne, vælge “Mål” og derefter kigge de sektioner, der vises. De fleste af kategorierne er ret fjollede – motion, tid med familien, læsning og andre opgaver, som jeg har svært ved at tro, at nogen rent faktisk ville skrive i deres kalender og derefter følge dem – men det sidste punkt på listen hedder “Organiser mit liv”, og det er i det mindste værd at kigge igennem.
Når du trykker på dette afsnit, giver Kalender dig et par forslag til mål, som du kan planlægge. Ignorer dem, og tryk på “Brugerdefineret”. Appen vil derefter give dig en liste over ting, som du måske faktisk gerne vil planlægge regelmæssigt:
Du kan dog også ignorere disse og skrive din egen aktivitet – uanset om det er behandling af fakturaer, planlægning af møder eller noget virkelig vigtigt som at beslutte, hvilke slags sandwiches der skal bestilles til frokost (jeg anbefaler pastrami). Når du har valgt noget eller indtastet dit eget brugerdefinerede emne, spørger Kalender, hvor ofte du vil gøre det, hvor længe og på hvilket tidspunkt af dagen – og så finder den åbne tidspunkter i din kalender og arbejder dit emne ind så ofte som nødvendigt.
Du kan holde styr på, hvor ofte du opfylder dit mål over tid ved at fortælle Kalender, hvornår du er færdig med det. Du kan endda vælge at bruge noget, der hedder “intelligente meddelelser”, som giver dig besked både før og efter din planlagte session, så du kan “forberede dig og følge udviklingen” (og/eller brokke dig over den irriterende karakter af “intelligente meddelelser”).
Det er på ingen måde revolutionerende – men hvis du har en regelmæssig, tilbagevendende opgave, der virker noget målrettet i sin natur, kan det være en interessant og visuelt særpræget måde at administrere den på i din kalender.
Snappy sletning af begivenheder
Her er en let overset og utrolig praktisk gestus i Android-appen Kalender: Fra kalendervisningen kan du stryge en begivenhed eller en påmindelse mod højre for at slette den i en enkelt, hurtig handling. Bam.
Snakkemånedskalendervisning
Når du har brug for at kaste et blik på en hel månedsvisning, mens du kigger dine begivenheder igennem, skal du være opmærksom på følgende kalendergenvej: Du kan trykke eller stryge nedad på appens øverste bjælke – hvor der står den aktuelle måneds navn – for at få en månedsvisning i fokus. Tryk på bjælken en anden gang (eller stryg tilbage opad med fingeren lige under dette område) for at skjule den, når du er færdig.
Og når vi nu taler om genveje…
En praktisk måde at springe tilbage til i dag
Når du ruller gennem din kalendervisning i appen Kalender og vil springe tilbage til den aktuelle dag, skal du trykke på det lille kalenderikon (boksen med en blå prik i, direkte til venstre for menuikonet i øverste højre hjørne af skærmen). Det lyner dig tilbage til i dag, uanset hvor langt ud i fremtiden du har rejst.
Bonus: En bedre kalenderwidget
Sidst men ikke mindst er der et tip, der teknisk set ikke er en funktion i selve Android-appen Kalender, men som helt sikkert er relateret til den. Googles kalender-app har nemlig sit eget sæt widgets til startskærmen – en månedsvisnings-widget og en agenda-widget. Og de er … okay. Fint, faktisk. De får arbejdet gjort.
Men, ja, du kan gøre det bedre. Den officielle kalenderapps widgets tilbyder for det første ikke meget fleksibilitet eller tilpasning. Widgeten til månedsvisningen er rodet og begrænset i sin funktion. Og agenda-widget’en giver dig ikke mulighed for at se meget langt frem i din kalender, hvilket virkelig begrænser dens anvendelighed.
Du får en overlegen kalender på hjemmeskærmen med mine anbefalinger af Android-widget’en Calendar Widget: Month, for en månedlig visning, og den akavet navngivne Calendar Widget by Home Agenda, for en rullende kalenderopstilling. Begge er bedre end standard widgets i kalender-appen og løfter din hjemmeskærm et mærkbart hak op.
Calendar Widget: Month (vist til venstre, ovenfor) er gratis med en valgfri opgradering i appen for yderligere designmuligheder, mens Calendar Widget by Home Agenda (vist til højre, ovenfor) koster to dollars at downloade og bruge.
Og dermed er din Android-kalenderoplevelse officielt opgraderet. Nu skal du bare få gennemført alt det, der står i din kalender – og det, kære amigo, er helt op til dig.
Tilmeld dig mit ugentlige nyhedsbrev for at få flere praktiske tips, personlige anbefalinger og et klart og tydeligt perspektiv på de nyheder, der betyder noget.