Vem aí o Natal. E com ela, a anual Festa de Natal do Pessoal.
É uma celebração com amigos e colegas. Nós rimos, festejamos, nos divertimos, e olhamos juntos em frente.
Mas aí está a pressão. E se não for divertido? Ou inspirador?
Como é que sabes se pensaste em tudo para fazer da Festa de Natal do teu Pessoal um sucesso?
Tentamos tudo. Tivemos alguns altos e alguns baixos. E aprendemos como fazer uma valiosa festa de Natal pelo caminho.
Aqui estão 16 princípios e estratégias testadas ao longo do tempo. Use-o para verificar os seus planos de festa de Natal.
O Guia Final do Pastor para uma Festa de Natal bem sucedida
1. Defina seu Propósito
Aqui está o que tentamos realizar nas festas de Natal do nosso pessoal:
- Renovar a visão para o ministério em conjunto.
- Feel agradecido e apreciado.
- Fomentar boas conexões e amizades.
Quais são os seus objectivos para a festa de Natal do seu Pessoal?
2. Defina a data e hora
A nossa festa de Natal do Pessoal é sempre na primeira segunda-feira de Dezembro.
Aqui está o motivo pelo qual escolhemos esta data. Ninguém tem um compromisso contínuo para as segundas-feiras à noite. E é mais fácil, e menos caro, encontrar um local para uma noite de segunda-feira. A maioria das festas de Natal são às quintas, sextas ou sábados à noite, ou aos domingos à tarde.
Aparamos a nossa festa das 18:00 às 21:00.
Sim, é uma pressa para os cônjuges que trabalham no centro da cidade chegarem lá. Mas há sempre chegadas atrasadas, por isso é melhor começar a festa a tempo de fazer tudo o que quiser.
3 Convidamos as pessoas certas
Convidamos todos os funcionários pagos, incluindo aqueles que recebem uma pequena ajuda de custo. Convidamos a Diretoria de Liderança. E convidamos seus cônjuges.
As esposas também vivem uma vida ministerial, e precisam da diversão e visão da festa de Natal tanto ou mais.
Evitemos “mais um”, o que significa que os funcionários solteiros não trazem um convidado. Esta é uma noite de visão e comunidade, e uma data sem pessoal dilui a camaradagem.
Se houver um anel no dedo, o noivo é convidado.
Também não convidamos voluntários chave. Eles são convidados para outras festas. Esta festa de Natal é para pessoas que recebem um cheque de pagamento, a Diretoria e todos os cônjuges. É isso.
4. Encontre o Orçamento
Quanto dinheiro você tem que gastar limita a festa que você planeja.
Não é um item normal no orçamento da nossa igreja, então nós ficamos criativos.
Alguns anos nós designamos parte da oferta de Natal. Outros anos, um ou dois membros da Diretoria já cobriram o custo. Às vezes é um doador generoso em nossa igreja. Alguns anos tivemos um pequeno orçamento de valorização do pessoal que cobriu uma parte.
Duas questões de planejamento de orçamento
- Onde podemos encontrar algum dinheiro para orçar a festa de Natal?
- Quanto podemos planejar gastar por pessoa?
5. Escolha o local
Pensei que era melhor ir para fora.
Aqui estão alguns dos locais que usamos:
- Tacos de campo ou campos de golfe de segundo nível. Eles estão contentes pelo negócio de segunda-feira à noite e vão trabalhar com um orçamento pequeno.
- Restaurantes Italianos: Fábrica Spaghetti, ou no nosso bairro, Ciao’s.
- Museus Locais ou Edifícios Históricos: no nosso condado, o Museu de Gás Antigo e Motores a Vapor.
- Salas de eventos de faculdades.
- Outros restaurantes interessantes com uma sala grande, como a Green Dragon Tavern e Museu perto de nós.
Alguns anos temos tido a festa na igreja, e atendemos. Essas festas exigem mais esforço e podem ser mais difíceis de serem memoráveis, mas têm o grande benefício de serem mais acessíveis.
Um ano em que o orçamento era realmente magro, tivemos uma sorte na igreja.
Aqui está o nosso processo secreto de encontrar um bom local que possamos pagar:
- Fazemos uma tempestade de ideias de restaurantes e clubes locais que têm uma sala que nos vai prender. Isto pode envolver algum reconhecimento pela cidade.
- A pessoa responsável por encontrar o local liga e diz que está interessado em fazer uma festa de Natal lá. Eles vão transferi-lo para o coordenador de vendas.
- Explique que você está procurando uma festa de Natal para o pessoal da sua igreja e infelizmente tem um orçamento apertado para trabalhar. (É uma organização sem fins lucrativos que ajuda a sua comunidade, etc, etc.) Diga-lhes o dia que procura para ver se eles estão disponíveis. Se você estiver fazendo isso no último minuto você pode conseguir um acordo melhor porque eles sabem que não terão mais nada naquela noite. Você está procurando um lugar que acha que margens estreitas são melhores do que um quarto vazio.
- Apologeticamente, diga-lhes que você precisa ter um orçamento de $25 (ou talvez $30) inclusive por pessoa. Certifique-se de que eles sabem que inclui imposto e gorjeta, ou eles podem concordar com o seu preço, mas depois adicione 20% e 20% em cima disso.
- Diga a eles que você será muito flexível sobre o menu para obter esse preço baixo.
Alguns lugares não serão os menos interessados, mas é provável que você encontre um lugar que seja.
6. Decida sobre o Menu
Um outro lugar deve dar-lhe uma refeição de três pratos: salada, prato principal, e sobremesa. E bebidas simples: água, chá gelado, e café. Buffets são mais caros do que jantares com placas porque as pessoas não tiram o que podem comer de um buffet – elas tiram o que podem caber no prato.
Se você está trabalhando com um local de evento que está lhe dando um orçamento, seja fácil sobre o menu.
Dizemos “galinha em um molho branco” que é o código para barato. Eles também gostam de ouvir “a escolha do chef”.
Você pode escolher o tipo de salada verde, o tipo de arroz ou batatas, o tipo de vegetal, e o tipo de sobremesa.
Se preferir algo de chocolate para sobremesa, porque os amantes de chocolate na sala (e você sabe quem eles são) não ficarão satisfeitos sem chocolate.
O serviço de jantar normalmente leva uma hora. Peça-lhes para largarem as saladas quando for altura de começar a comer, e não para as pré-prepararem porque murcham, e é desagradável ter pessoas a passear e a falar com as saladas sentadas na mesa.
Vão proporcionar uma opção vegetariana, e farão versões sem glúten da refeição, também. Basta perguntar.
7. Trabalhe o BEO (Banquet Event Order)
O Banquet Event Order é o documento que resume os arranjos que você fez com o local. Eles utilizam-no para comunicar os detalhes do seu evento ao pessoal que irá trabalhar nessa noite. Você usa-o para confirmar os seus planos.
O BEO inclui coisas como:
- o número e tipo de mesas
- se precisar de um pódio e de um microfone
- a cor das toalhas de mesa e guardanapos que quer
- a hora a que quer que a refeição comece
- o menu que escolheu
- o número final de convidados que espera
O local vai querer o número final de refeições que deseja de três a sete dias antes da sua festa. Eles vão preparar 3% acima do número que você dá.
É normal ter pessoas que não podem vir no último minuto, mas você ainda vai pagar pela refeição deles, então sempre pedimos algumas refeições a menos do que temos pessoas que disseram que estão vindo. Isso parece um pouco arriscado, mas vale a pena porque o local faz algumas refeições extras e você não vai se sentir bem em pagar por refeições que não são comidas.
Trazemos o nosso próprio sistema de som e equipamento de vídeo. Os locais cobram um prémio pela tecnologia, e vendo como o fazemos todos os fins-de-semana, somos bastante bons. Você também é, aposto.
8. Fale sobre o Attire
Não é fácil agradar a todos. Alguns dos teus empregados gostam de se vestir. Outros não têm nada de elegante em que se sintam confortáveis, por isso virão à festa sentindo-se fora de si.
Tentamos “fazer algumas das pessoas felizes um pouco do tempo”. Alguns anos nós ficamos dressy. Alguns anos nós fazemos jeans e botas de cowboy. Alguns anos são apenas cores de Natal e eles podem escolher o quão dressy ou não são.
Não se esqueça de mencionar o traje no convite, ou o seu pessoal vai perder tempo perguntando uns aos outros sobre isso e sentir alguma raiva adivinhando o que é esperado. E alguns se sentirão constrangidos quando chegarem sentindo que escolheram errado.
A roupa pode ser:
- Festivo
- Casual Dressy
- Casual
Or você pode chamá-lo como quiser.
9. Envie convites
Após ter trabalhado os detalhes, envie um convite. No correio.
Pode dizer-lhes a data e hora antes de receber os convites, se estiver a trabalhar com atraso. Assim, os pais têm tempo para organizar os cuidados dos filhos. Os convites devem sair com pelo menos três semanas de antecedência.
Aqui está o que incluir:
- Data e hora
- Localização
- O que vestir
- O que vestir
- O que quer que eles saibam ou tragam
- Quem e prazo para RSVP
10. Dar um Presente
O orçamento sempre constrange, ou daríamos presentes fantásticos.
Aqui estão algumas das coisas que fizemos:
- Camisetas
- Planejadores
- Livros
- Cartões-presente
Para Trocar Presentes ou Não?
Se você realmente não tem orçamento para comprar pessoal e embarcar um pequeno presente, então tenha uma troca de presentes. Nós trocámos livros com mais sucesso. Ou cartões de presente.
11. Arranjos de Lugares do Plano
Se você estiver fazendo a festa em um local de evento, em mesas redondas, decida com antecedência quem estará em uma mesa juntos. Você vai garantir que seus líderes terão um tempo melhor juntos se você não deixar ao acaso.
Tendemos a colocar equipes ministeriais e amigos juntos. Você quer que as pessoas se sintam felizes quando virem com quem estão passando a noite. Mesas redondas de 8 (ou um 9º quando necessário) são normais.
Fizemos mesas ao estilo familiar em 8′ quando tivemos a festa na igreja. Provavelmente não há atribuição de lugares nas mesas ao estilo familiar.
12. Decore
Se você tem a festa fora do local, você não precisa fazer muito sobre decoração. Essa é uma das coisas pelas quais você está pagando. O local será provavelmente decorado para o Natal, e o cenário em si é atraente.
Se escolher um local rústico, como um celeiro – como no ano em que estivemos no Museu do Motor a Vapor – vá com um traje mais casual, e um menu mais casual. Não peça às mulheres que usem saltos altos quando estiverem andando sobre a terra.
Se você usar sua igreja, você vai querer ter mais trabalho para fazer com que ela se sinta especial. Use luzes de fio, árvores de Natal artificiais, e muitas velas. Alugue toalhas de mesa e use pratos e guardanapos de papel de Natal.
Como em sua casa, decore a maioria do que as pessoas vão ver primeiro.
Pré-ajuste os pratos na mesa para mais impacto, além de que as pessoas já sabem onde estão sentadas uma vez que têm sua comida.
Você provavelmente precisará inventar centros de mesa. Verifique Pinterest, ou faça o que está na moda na sua área.
Um ano os centros de mesa que temos no Big Lots pegaram fogo. Hal estava falando, e uma mesa irrompeu em chamas – 4′ chamas atirando a partir do centro da mesa. O fogo se extinguiu rapidamente, os outros centros de mesa se encharcaram antes de se acenderem, e fizemos uma memória de festa de Natal da qual ainda rimos.
13. Entretenha-os
Você não precisa ter diversão todos os anos, mas ela aumenta a festa se você tiver uma boa fonte e puder pagar por ela.
Aqui estão algumas das coisas que temos feito:
- Uma cantora cristã local
- O nosso líder de adoração conduzindo-nos em canções de Natal
- Um círculo de tambores
- Um grupo madrigal universitário
- Um chili cook-off
- Um jogo estilo game-show liderado por um pastor de staff
Faça-os rir
Tenham a certeza que eles riem em voz alta algum tempo durante a noite. Pode ser enquanto compartilham histórias ao redor da mesa, ou durante um jogo ou uma história.
14. Cast Vision for Ministry
Pastor, você deve falar por 15 minutos. Recapitule o que eles conseguiram durante o ano. O que Deus tem feito. As pessoas que você ajudou. As saudações que você viu.
Aprecie e agradeça a eles pelo seu ministério para o Senhor. Diga-lhes o que a Bíblia tem a dizer sobre o seu árduo trabalho para o Senhor.
E lance visão para o que você vê Deus fazendo no próximo ano. Quais são os seus sonhos e planos? Em que seu pessoal já está trabalhando para o novo ano? Que ministérios significativos você faz a cada ano? Onde está se expandindo o ministério?
Dê-lhes esperança para o futuro.
Ponha-os para Jesus
Fale sobre a Bíblia e certifique-se de que eles orem ao redor da sua mesa, ou que alguém ore de frente no início e no fim da festa.
15. Planeje a Agenda
Pastor, você deve emcee a noite, e traga aquela pequena mensagem. Além disso, decida quem mais deve liderar as partes do programa.
Aqui estão os elementos normais de uma agenda de festas de Natal:
- Oração de boas-vindas e abertura
- Jantar e sobremesa
- Entretenimento, jogos
- Vídeo
- Fala o Pastor
- Partilha significativa ou diversão à volta da mesa
- Oração
Não deixe o programa sair depois das 9:00. As pessoas vão começar a escorregar para mandar as babás para casa.
16. Adicione Sparkle
Escolha-as com algo inesperado. Algo que os encante.
-
Pode ser uma trufa de chocolate Lindt em todos os lugares da mesa. - Pode ser um poema que recapitula o ano, escrito e executado por um dos seus funcionários ou membros do conselho.
- Pode ser a oportunidade à medida que eles chegam para fazer um Dr. Suess-style acessório para usar à noite.
- Pode ser uma cabine fotográfica.
- Pode ser um vídeo capturando os melhores momentos do ano.
Agora o quê?
Utilize estes 16 passos para verificar os planos da Festa de Natal do seu staff. E faça uma festa que inspire e refresque o seu staff!
Outras leituras
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