När det gäller anställda inom den privata industrin har 73 % tillgång till betald sjukledighet och 79 % har tillgång till betald semester. Men vad händer om du inte har råd att erbjuda dina anställda betald ledighet (PTO)? Eller vad händer om dina anställda använder upp all sin PTO och behöver ta ledigt från jobbet? I båda dessa situationer kan du överväga att erbjuda obetald ledighet.
För att erbjuda anställda obetald ledighet måste du veta om du juridiskt sett kan göra det. Vissa delstatslagar kan kräva att du erbjuder betald ledighet. Och om du erbjuder obetald ledighet måste du skapa en policy för obetald ledighet för småföretag.
Läs vidare för att lära dig mer om obetald ledighet, inklusive relaterade lagar, vad du ska inkludera i din policy och hur det påverkar lönesättningen.
Vad är obetald ledighet?
Obetald ledighet (UTO) är ledighet från arbetet som en anställd kan ta ut utan lön. Anställda kan använda UTO om de är sjuka, vill ta semester eller har andra personliga åtaganden. Arbetstagare kan också ta en obetald ledighet från arbetet, vilket är en längre period av frånvaro från arbetet.
Arbetsgivare kan erbjuda obetald ledighet utöver eller i stället för betald ledighet.
Betald ledighet är när anställda tjänar in sin ordinarie lön när de tar ledigt från arbetet. Arbetsgivarna brukar ge de anställda ett bestämt antal betalda lediga timmar som de kan använda under ett kalenderår. När arbetstagaren använder upp all sin betalda ledighet och behöver ta ledigt från arbetet kan han eller hon kanske använda obetald tid.
En del arbetsgivare väljer att inte ge sina anställda betald ledighet. Arbetsgivare kan erbjuda UTO till timanställda, deltidsanställda eller hela personalen.
Lagar om obetald ledighet
Innan du bestämmer dig för att erbjuda anställda UTO bör du bekanta dig med lagar om betald sjukledighet per delstat.
Det finns 12 delstater, och Washington D.C., som kräver att kvalificerade arbetsgivare ska erbjuda anställda ett visst antal betalda sjukdagar.
De stater som kräver att arbetsgivare erbjuder betald sjukledighet är:
- Arizona
- Californien
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
.
Också, finns det ett antal städer och län med obligatoriska lagar om betald sjukledighet. Kontrollera med din ort för mer information.
I maj 2019 antog Maine en lag som kräver att arbetsgivare med 10 eller fler anställda ska erbjuda betald ledighet oavsett orsak. Lagen om betald sjukledighet och annan personlig ledighet i Maine träder i kraft den 1 januari 2021. Om du är en arbetsgivare i Maine kanske du inte kan erbjuda obetald ledighet i stället för betald ledighet från och med 2021.
Skapa din policy för obetald ledighet
Om du bestämmer dig för att erbjuda dina anställda UTO måste du ha en policy på plats. Din policy för obetald ledighet bör innehålla information som t.ex:
- Om du också kommer att erbjuda betald ledighet
- Vilka anställda som har tillgång till betald (om tillämpligt) och obetald ledighet
- Antalet obetalda dagar som anställda kan ta ut
- Hur anställda. kan begära ledighet
Om du också kommer att erbjuda betald ledighet
Din policy bör ta upp om du erbjuder obetald ledighet efter att en anställd har använt sin betalda tid eller i stället för betald tid. Om du erbjuder betald ledighet ska du också inkludera en separat policy för betald ledighet.
Vilka anställda som har tillgång till UTO
Din policy för obetald ledighet ska också ange vilka anställda du erbjuder obetald ledighet till.
Om du erbjuder betald ledighet till vissa anställda och UTO till andra (t.ex, deltidsanställda vs. heltidsanställda), ska du ange det i din policy.
Antal dagar som anställda kan ta ut
När du erbjuder obetald ledighet till anställda kan du besluta att sätta ett tak för antalet dagar som anställda kan ta ut under ett kalenderår. Eller så kan du låta de anställda ta ut så många dagar som de vill.
Ange om du har ett tak (t.ex, 80 timmars UTO per år) eller inte i din policy.
Hur anställda kan begära ledighet
Även om du inte behöver betala anställda som inte dyker upp på jobbet bör du ha ett system för att ta ledigt.
Din policy bör behandla hur anställda kan begära ledighet, hur mycket förvarning de behöver ge dig och vad som händer om fler än en person tar ledigt.
Du kan till exempel begära att anställda lämnar sin begäran skriftligen, ger en månads förvarning om de vill vara lediga mer än två dagar åt gången och prioriterar begäran enligt principen ”först till kvarn”.
Obetald ledighet och lönelista
Hur sköter du lönelistan när en anställd använder UTO?
Det finns tre saker som du måste uppdatera:
- Lön för löneperioden
- Skatt på den anställdes totala arbetade timmar
- Den anställdes tillgängliga UTO (om du har ett tak)
Lön för löneperioden
Syftet med att erbjuda anställda UTO är att de ska kunna ta ledigt från jobbet utan att få betalt. Din lönelista bör återspegla deras lön för färre arbetade timmar.
Multiplicera den anställdes arbetade timmar med deras timlön. Inkludera inte de timmar som den anställde använde som obetald ledighet.
Om den anställde är avlönad kan du behöva beräkna deras timpris. För att göra detta dividerar du den anställdes bruttolön under en löneperiod med det antal timmar som den anställde normalt arbetar. Därefter kan du multiplicera deras timpris med antalet arbetade timmar.
Säg att du har en anställd med lön som normalt tjänar 1 000 dollar varje vecka för att arbeta 40 timmar. De använder åtta timmars obetald ledighet och arbetade 32 timmar under veckan.
Först beräknar du den anställdes timlön genom att dividera deras veckobruttolön med 40 (1 000 dollar/40). Den anställdes bruttotimlön är 25 dollar.
Multiplicera nu den anställdes timlön på 25 dollar med det totala antalet arbetade timmar, som är 32 (25 dollar X 32). Den anställdes bruttolön för veckan är 800 dollar i stället för den normala 1 000 dollar.
Skatter
Om du är van vid att ta ut samma belopp i skatt från dina anställdas löner måste du göra vissa ändringar när de tar ut obetald ledighet.
När en anställd jobbar färre timmar och tjänar lägre löner minskar deras skattskyldighet. Se till att räkna om de löneskatter som du tar ut baserat på deras nya löner.
Tillgängliga timmar för obetald ledighet
Har du bestämt dig för att sätta ett tak för hur många obetalda timmar en anställd kan ta ledigt från jobbet?
Om du har bestämt dig för att sätta ett tak för hur många obetalda timmar en anställd kan ta ledigt från jobbet, se då till att subtrahera antalet utnyttjade timmar från den anställdes återstående tillgängliga UTO-timmar.
Gör det lätt för dig själv. Om en anställd tar ut obetald ledighet, ange helt enkelt de arbetade timmarna i Patriots löneprogramvara, så beräknar vår programvara löner och skatter. Varför inte starta din kostnadsfria provperiod idag?
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.