Google Calendar är en central del av produktivitetspaketet för Android – men om du bara använder det du ser på appens yta missar du några ganska kraftfulla möjligheter.
Ja, ja, precis som så många av våra moderna digitala verktyg finns det mer i Google Calendar än vad man kan se. Och även om majoriteten av tjänstens avancerade alternativ är kopplade till Kalender-webbplatsen, har Android-appen Kalender sin del av praktiska alternativ som är specifika för den mobila upplevelsen och som inte är synliga. Från tidsbesparande genvägar till effektivitetshöjande alternativ – allt är saker som har potential att göra ditt liv enklare på små men betydelsefulla sätt.
Hitta tid i din agenda för att kolla in dessa åtta dolda Google Calendar-funktioner på Android. Lita på mig: Du kommer att bli glad att du gjorde det.
Händelsekänslig tystnad av telefonen
Detta är tekniskt sett en Android-funktion, men den fungerar hand i hand med Kalender och är ett av de mest praktiska alternativen som finns: möjligheten för telefonen att automatiskt tysta sig själv när en händelse från din Google-kalender pågår.
Det enda du behöver göra är att aktivera den: Du måste bara aktivera den: Gå in i telefonens inställningar och hitta avsnittet Stör ej (antingen genom att titta i avsnittet Ljud eller genom att helt enkelt söka efter ”Stör ej” i rutan högst upp på skärmen). Tryck på ”Scheman”, för din söta lilla fingertopp till raden som heter ”Händelse” och tryck på kugghjulsikonen bredvid.
Det visar en skärm som ser ut ungefär så här:
Med det första alternativet på skärmen, ”Under händelser för”, kan du välja vilka kalendrar som är kopplade till enheten som ska utlösa telefonens ljuddämpande beteende. Du kan låta det vara inställt på standardinställningen ”Alla kalendrar” för att alla händelser i alla kalendrar ska leda till att telefonen tystas, eller så kan du begränsa det till en specifik kalender – till exempel din arbetskalender – och lämna alla andra utanför.
På den andra raden kan du ange vilka typer av händelser som ska leda till att telefonen tystas. Du kan säga åt systemet att tysta telefonen endast om du har svarat ”Ja” på en händelse, om du har svarat ”Ja” eller ”Kanske”, eller om du har svarat ”Ja” eller ”Kanske” eller inte har svarat alls. (Dessa alternativ gäller händelser som andra personer har skapat och bjudit in dig till; händelser som du har skapat själv räknas alltid som ett automatiskt ”Ja”.)
Till sist kan du på den tredje raden bestämma om telefonen ska använda standardbeteendet Stör ej eller om du hellre vill skapa egna anpassade inställningar för hur telefonen ska bete sig i den här specifika situationen. Alternativet med egna inställningar ger dig massor av flexibilitet när det gäller exakt hur telefonen ska agera när en kalenderhändelse pågår: Du kan till exempel välja att låta samtal eller sms från kontakter med stjärnor komma fram, eller att låta händelser och påminnelser varna dig även om inga andra ljud är tillåtna. Du kan till och med anpassa hur olika typer av meddelanden ska visas visuellt under ett möte.
Bonustips: Om du använder en telefon med en äldre version av Android eller en vars tillverkare har fifflat med den här delen av operativsystemet kan du ställa in en egen förenklad version av samma funktion genom att anamma den här IFTTT-appleten.
Snabbsvar för grupphändelser
På samma sätt som Android låter dig skicka ett förskrivet snabbsvar när du avvisar ett samtal, kan Google Kalender låta dig skicka en snabb anteckning till alla som är involverade i ett kommande möte – allt med ett par snabba tryck på telefonen.
För att konfigurera funktionen öppnar du appen Kalender, trycker på menyikonen med tre rader i övre vänstra hörnet och väljer ”Inställningar” i den meny som visas. (Du kan behöva scrolla ner lite för att hitta den.)
Nästan väljer du ”Allmänt” och scrollar sedan ner tills du ser ”Snabbsvar”. Tryck på det – och där ser du fyra alternativ för förskrivna meddelanden som du kan skicka iväg i farten när du är på väg till ett möte med flera personer.
Kalender låter dig inte skapa ytterligare svar, men du kan redigera något av standardsvaren för att få dem att säga vad du vill. Tryck bara på någon av dem och ersätt den sedan med den text som ditt fåniga hjärta önskar.
Om du vill använda dina anpassade snabbsvar öppnar du en kommande händelse som har minst en annan person inbjuden. Tryck på den treradiga menyikonen i det övre högra hörnet och välj ”Skicka e-post till gästerna” – tryck sedan på det svar du vill ha från listan.
Det tar dig direkt till ett färdigt e-postmeddelande med ditt meddelande på plats och mottagarna inlagda. Allt som återstår är att trycka på ”Skicka”-knappen – och kanske skratta av förtjusning om du får inspiration.
Duplicera ett befintligt evenemang
Har du någonsin behövt skapa ett nytt evenemang som är väldigt likt ett som redan finns på din agenda? I appen Kalender för Android finns ett enkelt sätt att duplicera ett evenemang och sedan använda det som en mall för ett nytt evenemang: Tryck bara på händelsen du vill kopiera, tryck på menyikonen med tre prickar i det övre högra hörnet och välj – du gissade det – ”Duplicera”.
Och så är det: Din nya händelse visas med den ursprungliga händelsens information ifylld och redo att justeras vid behov.
Det blir inte mycket enklare än så.
Mera användbara notifieringstider
Google Kalenders standardnotifieringstider för nya händelser är inte rätt för alla. Om du upptäcker att du oftare ändrar inställningen för när en händelse ska meddela dig (och/eller tyst muttrar kreativa förbannelser varje gång en händelse meddelar dig tidigare eller senare än du vill), gör dig själv en tjänst och justera Kalendariens standardmeddelanden så att de fungerar bättre för dig.
Du behöver bara gå tillbaka till inställningsavsnittet för Kalender-appen – och den här gången letar du upp avsnittet för det Google-konto som du vill ändra och trycker på raden ”Händelser” under den. Då får du en skärm där du kan ändra standardmeddelanden för nya standardhändelser samt händelser som gäller hela dagen. Du kan till och med lägga till flera meddelanden om du vill, och du kan ändra standardfärgen för händelser i den kalendern när du ändå håller på (ooh, ahh, etc).
Om du vill ändra standardnotifieringstiden för påminnelser eller för sekundära kalendrar som du har skapat inom ett visst Google-konto är det bara att leta reda på den lämpliga raden under kontots rubrik och välja den i stället för ”Händelser” – och sedan göra samma slags ändringar där.
Anpassade kalendermål
Förutom vanliga händelser och påminnelser kan Android Calendar-appen hjälpa dig att skapa återkommande mål. Och trots att namnet på funktionen låter lite fånigt kan den faktiskt ha ett verkligt värde ur ett produktivitetsperspektiv.
För att testa den trycker du på den cirkulära plusikonen i kalenderappens nedre högra hörn, väljer ”Mål” och tittar sedan igenom de sektioner som visas. De flesta av kategorierna är ganska fåniga – motionera, umgås med familjen, läsa och andra sådana uppgifter som jag har svårt att tro att någon faktiskt skulle skriva in i sin kalender och sedan följa – men den sista punkten i listan heter ”Organisera mitt liv” och är åtminstone värd att titta igenom.
När du trycker på det avsnittet ger Kalender dig några förslag på mål som du kan schemalägga. Strunta i dem och tryck på ”Anpassad”. Appen ger dig sedan en lista med saker som du faktiskt vill schemalägga regelbundet:
Du kan dock ignorera även dessa och skriva in din egen aktivitet – oavsett om det handlar om att bearbeta fakturor, planera möten eller något riktigt viktigt som att bestämma vilka sorters smörgåsar som ska beställas till lunch (jag rekommenderar pastrami). När du har valt något eller skrivit in ditt eget anpassade objekt frågar Kalender hur ofta du vill göra det, hur länge och vid vilken tid på dagen – och den hittar sedan lediga tider i ditt schema och jobbar in objektet så ofta som behövs.
Du kan hålla reda på hur ofta du uppnår ditt mål över tid genom att tala om för Kalender när du avslutar det. Du kan till och med välja att använda något som kallas ”smarta meddelanden”, som varnar dig både före och efter din schemalagda session så att du kan ”förbereda dig och följa framstegen” (och/eller gnälla över att ”smarta meddelanden” är irriterande).
Det är inget revolutionerande på något sätt – men om du har en regelbunden, återkommande uppgift som verkar något målinriktad till sin natur kan det vara ett intressant och visuellt utmärkande sätt att hantera den i din kalender.
Snabbt raderande av händelser
Här är en lätt förbisedd och otroligt praktisk gest i Android-appen Kalender: I kalendervyn kan du svepa en händelse eller påminnelse åt höger för att radera den med en enda snabb åtgärd. Bam.
Snabb månadsvy i kalendern
När du behöver kasta en blick på en månadsvy samtidigt som du går igenom dina händelser, ska du notera följande genväg i Kalender: Du kan trycka på eller svepa nedåt på appens översta balk – där det står den aktuella månadens namn – för att få månadsvy i fokus. Tryck på balken en andra gång (eller svep tillbaka uppåt, med fingret som börjar precis under det området) för att dölja den när du är klar.
Och på tal om genvägar…
Ett praktiskt sätt att hoppa tillbaka till idag
När du bläddrar i din kalendervy i appen Kalender och vill hoppa tillbaka till den aktuella dagen trycker du på den lilla kalenderikonen (rutan med en blå prick i, direkt till vänster om menyikonen i det övre högra hörnet av skärmen). Du kommer att hoppa tillbaka till idag, oavsett hur långt in i framtiden du har rest.
Bonus: En bättre kalenderwidget
Sist men inte minst kommer ett tips som tekniskt sett inte är en funktion i själva Android-appen Kalender, men som definitivt är relaterat till den. Googles kalenderapp har en egen uppsättning widgetar för startskärmen – en för månadsvisningar och en för agendor. Och de är… okej. Bra, egentligen. De får jobbet gjort.
Men, ja, du kan göra det bättre. Den officiella kalenderappens widgetar erbjuder till exempel inte mycket flexibilitet eller anpassningsmöjligheter. Widgeten för månadsvyn är rörig och begränsad i funktion. Och widgeten för agenda låter dig inte se särskilt långt fram i ditt schema, vilket verkligen begränsar dess användbarhet.
Du får en överlägsen kalender på hemmaskärmen med mina rekommendationer för Android-widgetar av Calendar Widget: Month, för en månadsvisning, och den konstigt namngivna Calendar Widget by Home Agenda, för en rullande kalender. Båda är bättre än standard widgetarna i appen Kalender och ger din hemskärm en rejäl skjuts uppåt.
Calendar Widget: Månad (visas till vänster, ovan) är gratis med en valfri uppgradering i appen för ytterligare designalternativ, medan Calendar Widget by Home Agenda (visas till höger, ovan) kostar två dollar att ladda ner och använda.
Och därmed är din Android-kalenderupplevelse officiellt uppgraderad. Nu behöver du bara få allt som står i din kalender utfört – och det, kära amigo, är helt och hållet ditt ansvar.
Anmäl dig till mitt veckovisa nyhetsbrev för att få fler praktiska tips, personliga rekommendationer och ett enkelt perspektiv på de nyheter som är viktiga.