Când vine vorba de lucrătorii din industria privată, 73% au acces la concediu medical plătit și 79% au acces la concediu de odihnă plătit. Dar, ce se întâmplă dacă nu vă puteți permite să oferiți timp liber plătit (PTO) angajaților dumneavoastră? Sau, ce se întâmplă dacă angajații dvs. își consumă tot PTO-ul și trebuie să își ia concediu de la serviciu? Pentru oricare dintre aceste situații, puteți lua în considerare posibilitatea de a oferi timp liber neplătit.
Înainte de a oferi angajaților timp liber neplătit, trebuie să știți dacă puteți din punct de vedere legal. Unele legi de stat ar putea să vă ceară să oferiți timp liber plătit. Și dacă oferiți timp liber neplătit, trebuie să creați o politică de timp liber neplătit pentru întreprinderi mici.
Citește mai departe pentru a afla mai multe despre timpul liber neplătit, inclusiv legile aferente, ce trebuie să includeți în politica dvs. și cum afectează salarizarea.
Ce este timpul liber neplătit?
Timp liber neplătit (UTO) este timpul de absență de la locul de muncă pe care un angajat îl poate lua fără plată. Angajații pot folosi UTO dacă sunt bolnavi, doresc să-și ia o vacanță sau au alte obligații personale. Lucrătorii își pot lua, de asemenea, un concediu neplătit de la locul de muncă, care este o perioadă prelungită de timp departe de locul de muncă.
Angajatorii pot oferi timp liber neplătit în plus sau în loc de timp liber plătit.
Timp liber plătit este atunci când angajații își câștigă salariul obișnuit atunci când își iau liber de la locul de muncă. Angajatorii oferă de obicei angajaților un număr stabilit de ore de timp liber plătit pe care le pot folosi într-un an calendaristic. Atunci când angajatul își folosește tot timpul liber plătit și trebuie să își ia liber de la locul de muncă, s-ar putea să poată folosi timp neplătit.
Câțiva angajatori decid să nu acorde angajaților timp liber plătit. Angajatorii ar putea oferi UTO lucrătorilor cu ora, angajaților cu fracțiune de normă sau întregului lor personal.
Legi privind timpul liber neplătit
Înainte de a decide să oferi angajaților UTO, familiarizați-vă cu legile privind concediul medical plătit în funcție de stat.
Există 12 state și Washington D.C., care impun angajatorilor care se califică să ofere angajaților un anumit număr de zile de concediu medical plătit.
Statele care obligă angajatorii să ofere concediu medical plătit sunt:
- Arizona
- California
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
.
Aditional, există o serie de orașe și comitate cu legi obligatorii privind concediul medical plătit. Verificați la localitatea dvs. pentru mai multe informații.
În mai 2019, Maine a adoptat o lege care obligă angajatorii cu 10 sau mai mulți angajați să ofere timp liber plătit pentru orice motiv. Legea din Maine privind concediul medical plătit și alte tipuri de timp liber personal intră în vigoare la 1 ianuarie 2021. Dacă sunteți un angajator din Maine, s-ar putea să nu puteți oferi timp liber neplătit în loc de timp liber plătit începând din 2021.
Crearea politicii dvs. de timp liber neplătit
Dacă decideți să oferiți angajaților dvs. UTO, trebuie să aveți o politică în vigoare. Politica dvs. de timp liber fără plată ar trebui să precizeze informații precum:
- Dacă veți oferi, de asemenea, timp liber plătit
- Ce angajați au acces la timp liber plătit (dacă este cazul) și neplătit
- Numărul de zile libere neplătite pe care angajații și le pot lua
- Cum își pot lua angajații pot solicita timp liber
Dacă veți oferi, de asemenea, timp liber plătit
Politica dvs. trebuie să precizeze dacă oferiți timp liber neplătit după ce un angajat își folosește timpul plătit sau în locul timpului plătit. Dacă oferiți timp liber plătit, includeți și o politică separată privind timpul liber plătit.
Ce angajați au acces la UTO
Politica dvs. privind timpul liber neplătit ar trebui să precizeze, de asemenea, căror angajați le oferiți timp liber neplătit.
Dacă oferiți timp liber plătit unor angajați și UTO altora (de ex, angajați cu jumătate de normă vs. angajați cu normă întreagă), precizați acest lucru în politica dumneavoastră.
Numărul de zile pe care angajații și le pot lua
Când oferiți timp liber neplătit angajaților, puteți decide să limitați numărul de zile libere pe care angajații și le pot lua într-un an calendaristic. Sau, s-ar putea să le permiteți angajaților să își ia liber oricâte zile doresc.
Spuneți dacă aveți un plafon (de ex, 80 de ore de UTO pe an) sau nu în politica dumneavoastră.
Cum pot angajații să solicite timp liber
Deși nu trebuie să plătiți angajații care nu se prezintă la muncă, ar trebui să aveți un sistem pentru a vă lua timp liber.
Politica dvs. ar trebui să abordeze modul în care angajații pot solicita timp liber, cât de mult timp înainte trebuie să vă anunțe și ce se întâmplă dacă mai multe persoane își iau liber.
De exemplu, ați putea cere ca angajații să își prezinte cererea în scris, să ofere un preaviz de o lună pentru mai mult de două zile libere odată și să prioritizezeze cererile pe baza principiului „primul venit, primul servit”.
Timp liber neplătit și salarizare
Atunci, cum efectuați salarizarea atunci când un angajat folosește UTO?
Există trei lucruri pe care trebuie să le actualizați:
- Salariile pentru perioada de plată
- Impozitele pe numărul total de ore lucrate de angajat
- UTO-ul disponibil al angajatului (dacă aveți un plafon)
Salariile pentru perioada de plată
Scopul de a oferi angajaților UTO este ca aceștia să-și poată lua timp liber de la locul de muncă fără a fi plătiți. Salariul dvs. ar trebui să reflecte salariile lor pentru mai puține ore lucrate.
Multiplicați orele lucrate de angajat cu tariful lor orar. Nu includeți orele pe care angajatul le-a folosit ca timp liber neplătit.
Dacă angajatul este salariat, este posibil să fie nevoie să calculați rata sa orară. Pentru a face acest lucru, împărțiți salariul brut al angajatului într-o perioadă de plată la numărul de ore pe care le lucrează în mod normal. Apoi, puteți înmulți rata lor orară cu numărul de ore lucrate.
Să spunem că aveți un angajat salariat care câștigă în mod normal 1.000 de dolari în fiecare săptămână pentru că lucrează 40 de ore. Aceștia folosesc opt ore de timp liber neplătit și au lucrat 32 de ore în timpul săptămânii.
În primul rând, calculați rata orară a angajatului împărțind salariul său brut săptămânal la 40 (1.000 $ / 40). Rata orară brută a angajatului este de 25 $.
Acum, înmulțiți rata orară a angajatului de 25 $ cu numărul total de ore lucrate, care este de 32 (25 $ X 32). Salariul brut al angajatului pentru săptămâna respectivă este de 800 de dolari, în loc de 1.000 de dolari în mod normal.
Impozite
Dacă sunteți obișnuit să rețineți aceeași sumă pentru impozite din salariile angajaților dumneavoastră, trebuie să faceți unele schimbări atunci când aceștia își iau concediu neplătit.
Când un angajat lucrează mai puține ore și câștigă un salariu mai mic, obligația sa fiscală scade. Asigurați-vă că recalculați impozitele pe salarii pe care le rețineți pe baza noilor lor salarii.
Orele de timp liber neplătit disponibile
Ați decis să stabiliți un plafon pentru numărul de ore neplătite pe care un angajat și le poate lua de la serviciu?
Dacă da, asigurați-vă că scădeți numărul de ore utilizate din numărul de ore UTO disponibile rămase ale angajatului.
Făceți-vă lucrurile mai ușor. Dacă un angajat își ia concediu neplătit, pur și simplu introduceți orele lucrate în software-ul de salarizare Patriot, iar software-ul nostru va calcula salariile și impozitele. De ce nu începeți astăzi o perioadă de probă gratuită?
Aceasta nu este o consiliere juridică; pentru mai multe informații, vă rugăm să faceți clic aici.