Jeśli chodzi o pracowników sektora prywatnego, 73% ma dostęp do płatnego zwolnienia chorobowego, a 79% ma dostęp do płatnego urlopu. Ale co się stanie, jeśli nie stać Cię na zaoferowanie pracownikom płatnego czasu wolnego (PTO)? Albo, co jeśli Twoi pracownicy wykorzystają cały swój PTO i będą musieli wziąć wolne w pracy? Dla każdej z tych sytuacji, można rozważyć oferowanie niepłatnego czasu wolnego.
Przed zaoferowaniem pracownikom bezpłatny czas wolny, musisz wiedzieć, czy prawnie można. Niektóre prawa stanowe mogą wymagać, aby zaoferować płatny czas wolny. A jeśli oferować bezpłatny czas wolny, trzeba stworzyć politykę niepłatnego czasu wolnego dla małych firm.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o niepłatnym czasie wolnym, w tym prawa pokrewne, co zawierać w polityce, i jak to wpływa na płace.
Co to jest niepłatny czas wolny?
Niepłatny czas wolny (UTO) jest czas od pracy pracownik może podjąć bez wynagrodzenia. Pracownicy mogą skorzystać z UTO, jeśli są chorzy, chcą wziąć urlop lub mają inne zobowiązania osobiste. Pracownicy mogą również wziąć bezpłatny urlop, który jest przedłużonym okresem nieobecności w pracy.
Pracodawcy mogą oferować bezpłatny czas wolny oprócz lub zamiast płatnego czasu wolnego.
Płatny czas wolny to czas, w którym pracownicy zarabiają swoje regularne wynagrodzenie, gdy mają wolne od pracy. Pracodawcy zazwyczaj dają pracownikom określoną liczbę godzin płatnego czasu wolnego, które mogą wykorzystać w roku kalendarzowym. Jeśli pracownik wykorzysta cały swój płatny czas wolny i musi wziąć wolne od pracy, może skorzystać z czasu niepłatnego.
Niektórzy pracodawcy decydują się nie dawać pracownikom płatnego czasu wolnego. Pracodawcy mogą zapewnić UTO pracownikom godzinowym, pracownikom na pół etatu, lub całemu personelowi.
Prawo dotyczące bezpłatnego czasu wolnego
Przed podjęciem decyzji o zaoferowaniu pracownikom UTO, zapoznaj się z prawem dotyczącym płatnego zwolnienia lekarskiego według stanu.
Istnieje 12 stanów, oraz Waszyngton D.C., które wymagają, aby kwalifikujący się pracodawcy oferowali pracownikom określoną liczbę płatnych dni chorobowych.
Stany, które wymagają od pracodawców oferowania płatnego zwolnienia lekarskiego to:
- Arizona
- Kalifornia
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Waszyngton
.
Dodatkowo, Istnieje wiele miast i hrabstw, w których obowiązują przepisy dotyczące płatnych zwolnień lekarskich. Sprawdź w swojej miejscowości, aby uzyskać więcej informacji.
W maju 2019 r., Maine uchwalił prawo, które wymaga od pracodawców zatrudniających 10 lub więcej pracowników, aby zapewnić płatny czas wolny z dowolnego powodu. Ustawa o płatnym urlopie chorobowym i innym czasie wolnym od pracy w Maine wchodzi w życie 1 stycznia 2021 roku. Jeśli jesteś pracodawcą w Maine, możesz nie być w stanie zaoferować bezpłatnego czasu wolnego zamiast płatnego czasu wolnego od 2021 roku.
Tworzenie polityki bezpłatnego czasu wolnego
Jeśli zdecydujesz się zaoferować swoim pracownikom UTO, musisz mieć politykę w miejscu. Twoja polityka czasu wolnego bez wynagrodzenia powinna określać takie informacje, jak:
- Czy będziesz oferować również płatny czas wolny
- Którzy pracownicy mają dostęp do płatnego (jeśli dotyczy) i niepłatnego czasu wolnego
- Liczba niepłatnych dni, które pracownicy mogą wziąć
- Jak pracownicy mogą wnioskować o czas wolny
Czy będziesz również oferować płatny czas wolny
Twoja polityka powinna określać, czy oferujesz niepłatny czas wolny po wykorzystaniu przez pracownika płatnego czasu, czy zamiast płatnego czasu. Jeśli oferujesz płatny czas wolny, dołącz również oddzielną politykę dotyczącą płatnego czasu wolnego.
Którzy pracownicy mają dostęp do UTO
Twoja polityka dotycząca niepłatnego czasu wolnego powinna również określać, którym pracownikom oferujesz niepłatny czas wolny.
Jeśli oferujesz płatny czas wolny niektórym pracownikom, a UTO innym (np, Jeśli oferujesz płatny czas wolny niektórym pracownikom, a UTO innym (np. pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin lub w pełnym wymiarze godzin), określ to w swojej polityce.
Liczba dni, które pracownicy mogą wziąć
Gdy oferujesz bezpłatny czas wolny pracownikom, możesz zdecydować się na ograniczenie liczby dni, które pracownicy mogą wziąć w roku kalendarzowym. Możesz też pozwolić pracownikom na wzięcie tylu dni, ile chcą.
Powiedz, czy masz limit (np, 80 godzin UTO rocznie) lub nie w swojej polityce.
Jak pracownicy mogą wnioskować o czas wolny
Aczkolwiek nie musisz płacić pracownikom, którzy nie pojawiają się w pracy, powinieneś mieć system w miejscu do podejmowania czasu wolnego.
Twoja polityka powinna określać, w jaki sposób pracownicy mogą wnioskować o wolne, z jakim wyprzedzeniem i co się stanie, jeśli więcej niż jedna osoba złoży wniosek o wolne.
Na przykład, możesz wymagać, aby pracownicy składali wnioski na piśmie, zapewniać miesięczne wyprzedzenie w przypadku więcej niż dwóch dni wolnego za jednym razem i nadawać priorytety wnioskom w oparciu o zasadę „kto pierwszy, ten lepszy”.
Nieodpłatny czas wolny a lista płac
Jak zatem prowadzić listę płac, gdy pracownik korzysta z UTO?
Są trzy rzeczy, które musisz zaktualizować:
- Płace za okres rozliczeniowy
- Podatki od całkowitej liczby godzin przepracowanych przez pracownika
- Dostępne UTO pracownika (jeśli masz limit)
Płace za okres rozliczeniowy
Punktem oferowania pracownikom UTO jest to, aby mogli wziąć czas wolny od pracy bez otrzymywania wynagrodzenia. Twoja lista płac powinna odzwierciedlać ich wynagrodzenie za mniejszą liczbę przepracowanych godzin.
Mnóż godziny przepracowane przez pracownika przez jego stawkę godzinową. Nie należy uwzględniać godzin, które pracownik wykorzystał jako niepłatny czas wolny.
Jeśli pracownik jest wynagradzany, może być konieczne obliczenie jego stawki godzinowej. Aby to zrobić, podziel wynagrodzenie brutto pracownika w okresie rozliczeniowym przez liczbę godzin, które normalnie pracuje. Następnie można pomnożyć ich stawkę godzinową przez liczbę przepracowanych godzin.
Powiedzmy, że masz pracownika najemnego, który normalnie zarabia $ 1,000 co tydzień za pracę 40 godzin. Korzysta on z ośmiu godzin niepłatnego czasu wolnego i pracował 32 godziny w ciągu tygodnia.
Po pierwsze, oblicz stawkę godzinową pracownika dzieląc jego tygodniowe wynagrodzenie brutto przez 40 ($1,000 / 40). Stawka godzinowa brutto pracownika jest 25 dolarów.
Teraz, pomnożyć pracownika stawki godzinowej 25 dolarów przez ich całkowitej liczby godzin pracy, która jest 32 (25 dolarów X 32). Wynagrodzenie brutto pracownika za tydzień wynosi $800 zamiast normalnego $1,000.
Podatki
Jeśli jesteś przyzwyczajony do potrącania tej samej kwoty na podatki z wynagrodzeń swoich pracowników, trzeba dokonać pewnych zmian, gdy biorą bezpłatny czas wolny.
Gdy pracownik pracuje mniej godzin i zarabia niższe wynagrodzenie, jego obowiązek podatkowy spada. Upewnij się, aby ponownie obliczyć podatki potrącane z listy płac w oparciu o ich nowe zarobki.
Dostępne godziny bezpłatnego czasu wolnego
Czy zdecydowałeś się ustalić limit liczby niepłatnych godzin, które pracownik może wziąć z pracy?
Jeśli tak, upewnij się, aby odjąć liczbę wykorzystanych godzin od pozostałych dostępnych godzin UTO pracownika.
Ułatwiaj sobie pracę. Jeśli pracownik bierze bezpłatny czas wolny, po prostu wprowadź jego przepracowane godziny do oprogramowania Patriota, a nasze oprogramowanie obliczy wynagrodzenie i podatki. Dlaczego nie rozpocząć bezpłatnej próby już dziś?
Niniejszy dokument nie jest przeznaczony jako porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, proszę kliknąć tutaj.
.