Wanneer het gaat om werknemers in de particuliere sector, heeft 73% toegang tot betaald ziekteverlof en 79% toegang tot betaalde vakantie. Maar wat gebeurt er als u het zich niet kunt veroorloven uw werknemers betaald verlof (PTO) aan te bieden? Of, wat als uw werknemers al hun betaald verlof hebben opgebruikt en vrij moeten nemen van het werk? In beide situaties kunt u overwegen onbetaald verlof aan te bieden.
Voordat u werknemers onbetaald verlof aanbiedt, moet u weten of dit wettelijk is toegestaan. Sommige wetten kunnen u verplichten betaald verlof aan te bieden. En als u onbetaald verlof aanbiedt, moet u een onbetaald verlofbeleid voor kleine bedrijven opstellen.
Lees verder voor meer informatie over onbetaald verlof, inclusief gerelateerde wetten, wat u in uw beleid moet opnemen en hoe het de salarisadministratie beïnvloedt.
Wat is onbetaald verlof?
Onbetaald verlof (UTO) is tijd weg van het werk die een werknemer kan opnemen zonder te betalen. Werknemers kunnen UTO gebruiken als ze ziek zijn, vakantie willen nemen of andere persoonlijke verplichtingen hebben. Werknemers kunnen ook een onbetaald verlof opnemen, dat is een langere periode weg van het werk.
Werkgevers kunnen onbetaald verlof aanbieden in aanvulling op of in plaats van betaald verlof.
Betaald verlof is wanneer werknemers hun reguliere loon verdienen wanneer ze vrij nemen van het werk. Werkgevers geven werknemers meestal een vast aantal betaalde vrije tijd-uren die ze in een kalenderjaar kunnen gebruiken. Als de werknemer al zijn betaalde vrije tijd heeft opgebruikt en vrij moet nemen van het werk, kan hij mogelijk onbetaalde tijd gebruiken.
Sommige werkgevers besluiten werknemers geen betaald verlof te geven. Werkgevers kunnen UTO bieden aan uurloners, deeltijdwerkers, of hun hele personeel.
Onbetaalde vrije tijd wetten
Voordat u besluit om werknemers UTO te bieden, maak uzelf vertrouwd met betaald ziekteverlof wetten per staat.
Er zijn 12 staten, en Washington D.C., die in aanmerking komende werkgevers verplichten om werknemers een bepaald aantal betaalde ziektedagen aan te bieden.
De staten die werkgevers verplichten betaald ziekteverlof aan te bieden zijn:
- Arizona
- California
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Daarnaast, zijn er een aantal steden en graafschappen met verplichte wetten op betaald ziekteverlof. Informeer bij uw plaats voor meer informatie.
In mei 2019 heeft Maine een wet aangenomen die werkgevers met 10 of meer werknemers verplicht om betaald verlof te geven om welke reden dan ook. De Maine betaald ziekteverlof en andere persoonlijke vrije tijd wet treedt in werking op 1 januari 2021. Als u een werkgever in Maine bent, kunt u vanaf 2021 mogelijk geen onbetaald verlof aanbieden in plaats van betaald verlof.
Het opstellen van uw onbetaald verlofbeleid
Als u besluit om uw werknemers onbetaald verlof aan te bieden, moet u een beleid hebben. Uw beleid inzake onbetaald verlof moet informatie bevatten zoals:
- Of u ook betaalde vrije tijd zult aanbieden
- Welke werknemers toegang hebben tot betaalde (indien van toepassing) en onbetaalde vrije tijd
- Het aantal onbetaalde dagen dat werknemers kunnen opnemen
- Hoe werknemers vrij kunnen vragen
Of u ook betaald verlof zult aanbieden
Uw beleid moet aangeven of u onbetaald verlof aanbiedt nadat een werknemer zijn betaalde tijd heeft gebruikt, of in plaats van betaalde tijd. Als u betaald verlof aanbiedt, moet u ook een apart beleid voor betaald verlof opnemen.
Welke werknemers hebben toegang tot UTO
Uw beleid voor onbetaald verlof moet ook aangeven aan welke werknemers u onbetaald verlof aanbiedt.
Als u betaald verlof aanbiedt aan sommige werknemers en UTO aan anderen (bijv,
Aantal dagen dat werknemers mogen opnemen
Wanneer u werknemers onbetaald verlof aanbiedt, kunt u besluiten een maximum te stellen aan het aantal dagen dat werknemers in een kalenderjaar vrij mogen nemen. Of u laat werknemers zoveel dagen vrij nemen als ze willen.
Geef aan of u een maximum hebt (bijv, 80 uur UTO per jaar) of niet in uw beleid.
Hoe werknemers vrijaf kunnen aanvragen
Hoewel u werknemers die niet op het werk verschijnen niet hoeft te betalen, moet u wel een systeem hebben voor het opnemen van vrijaf.
Uw beleid moet aangeven hoe werknemers vrij kunnen vragen, hoeveel heads-up ze u moeten geven, en wat er gebeurt als meer dan één persoon vrij vraagt.
U zou bijvoorbeeld kunnen vragen dat werknemers hun verzoek schriftelijk indienen, een maand van tevoren opgeven voor meer dan twee vrije dagen tegelijk, en verzoeken prioriteren op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt.
Onbetaald verlof en de loonlijst
Dus, hoe doe je de loonlijst wanneer een werknemer gebruik maakt van UTO?
Er zijn drie dingen die u moet bijwerken:
- Lonen voor de loonperiode
- Belastingen over het totaal aantal gewerkte uren van de werknemer
- De beschikbare UTO van de werknemer (als u een maximum hebt)
Lonen voor de loonperiode
Het doel van het aanbieden van UTO aan werknemers is dat ze vrij kunnen nemen van hun werk zonder betaald te krijgen. Uw loonlijst moet hun loon voor minder gewerkte uren weergeven.
Vermenigvuldig de gewerkte uren van de werknemer met zijn uurloon. Tel de uren die de werknemer als onbetaald verlof heeft gebruikt, niet mee.
Als de werknemer in loondienst is, moet u mogelijk zijn uurloon berekenen. Daartoe deelt u het brutoloon van de werknemer in een loonperiode door het aantal uren dat hij gewoonlijk werkt. Vervolgens kunt u hun uurloon vermenigvuldigen met het aantal gewerkte uren.
Stel dat u een werknemer in loondienst hebt die normaal gesproken elke week $ 1.000 verdient voor een werkweek van 40 uur. Ze gebruiken acht uur onbetaald verlof en werkten 32 uur tijdens de week.
Bereken eerst het uurloon van de werknemer door zijn wekelijkse brutoloon door 40 te delen ($ 1.000 / 40). Het bruto uurloon van de werknemer bedraagt $25.
Nu vermenigvuldigt u het uurloon van $25 van de werknemer met het totaal aantal gewerkte uren, dat 32 is ($25 X 32). Het brutoloon van de werknemer voor de week bedraagt $ 800 in plaats van de normale $ 1000.
Belastingen
Als u gewend bent hetzelfde bedrag voor belastingen op het loon van uw werknemers in te houden, moet u enkele wijzigingen aanbrengen wanneer zij onbetaald verlof opnemen.
Wanneer een werknemer minder uren werkt en een lager loon verdient, daalt zijn belastingverplichting. Bereken de loonbelasting opnieuw op basis van het nieuwe loon.
Beschikbare onbetaalde vrije uren
Heeft u besloten een maximum in te stellen op het aantal onbetaalde uren dat een werknemer vrij kan nemen?
In dat geval moet u het aantal gebruikte uren aftrekken van de resterende beschikbare onbetaalde vrije uren van de werknemer.
Maak het uzelf gemakkelijk. Als een werknemer onbetaald verlof opneemt, voert u gewoon de gewerkte uren in de salarissoftware van Patriot in, waarna onze software de lonen en belastingen berekent. Waarom start u vandaag niet met een gratis proefperiode?
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.