Google Agenda is een kernonderdeel van het Android-productiviteitspakket – maar als je alleen gebruikt wat je op het oppervlak van de app ziet, mis je een aantal behoorlijk krachtige mogelijkheden.
Ja, oh ja: net als zo veel van onze moderne digitale tools, is er meer aan de hand met Google Agenda dan je op het eerste gezicht zou zeggen. En terwijl het merendeel van de geavanceerde opties van de service rond de Agenda-website draait, heeft de Agenda Android-app zijn deel van handige uit het zicht opties die specifiek zijn voor de mobiele ervaring. Van tijdbesparende snelkoppelingen tot efficiëntieverhogende opties, het zijn allemaal dingen die het potentieel hebben om je leven op kleine maar belangrijke manieren gemakkelijker te maken.
Vind tijd in je agenda om deze acht verborgen Google Agenda-functies op Android te bekijken. Geloof me: U zult blij zijn dat u het hebt gedaan.
Gebeurtenisgevoelige demping van uw telefoon
Deze is technisch gezien een Android-functie, maar het werkt hand in hand met Agenda en is een van de meest praktische opties die er zijn: de mogelijkheid voor uw telefoon om zichzelf automatisch te dempen wanneer een gebeurtenis uit uw Google Agenda aan de gang is.
Het enige dat u hoeft te doen, is het inschakelen: Ga naar de instellingen van uw telefoon en zoek het gedeelte Niet storen (door in het gedeelte Geluid te kijken of gewoon te zoeken naar “Niet storen” in het vak boven aan het scherm). Tik op ‘Schema’s’, ga met je mooie vingertje naar de regel met ‘Gebeurtenis’ en tik op het tandwielpictogram ernaast.
Daarna verschijnt een scherm dat er ongeveer zo uitziet:
Met de eerste optie op het scherm, ‘Tijdens gebeurtenissen voor’, kun je selecteren welke van de kalenders die aan je apparaat zijn gekoppeld, het stille gedrag van de telefoon zullen triggeren. U kunt deze optie op de standaardinstelling “Elke kalender” laten staan, zodat het geluid van uw telefoon wordt uitgeschakeld bij elke gebeurtenis in elke kalender, of u kunt de optie beperken tot één specifieke kalender, zoals uw werkkalender, en alle andere buiten beschouwing laten.
Op de tweede regel kunt u opgeven bij welk type gebeurtenissen het geluid van uw telefoon wordt uitgeschakeld. U kunt het systeem vertellen uw telefoon alleen het zwijgen op te leggen als u “Ja” hebt geantwoord op een gebeurtenis, als u “Ja” of “Misschien” hebt geantwoord, of als u “Ja” of “Misschien” hebt geantwoord of helemaal niet hebt geantwoord. (Deze keuzes gelden voor gebeurtenissen die andere mensen hebben gemaakt en waarvoor u bent uitgenodigd; gebeurtenissen die u zelf hebt gemaakt, tellen altijd als een automatisch “Ja.”)
En ten slotte kunt u op de derde regel beslissen of uw telefoon het standaardgedrag “Niet storen” moet gebruiken of dat u liever uw eigen aangepaste instellingen maakt voor hoe de telefoon zich in deze specifieke omstandigheid moet gedragen. De optie aangepaste instellingen geeft je veel flexibiliteit over hoe je telefoon zich precies moet gedragen terwijl er een Agenda-gebeurtenis aan de gang is: U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om gesprekken of sms’jes van contacten met een ster toe te staan, of om gebeurtenissen en herinneringen toe te staan u te waarschuwen, zelfs als er geen andere geluiden zijn toegestaan. U kunt zelfs aanpassen hoe verschillende soorten meldingen visueel verschijnen tijdens een afspraak.
Bonustip: Als u een telefoon gebruikt met een oudere versie van Android of een waarvan de fabrikant heeft gesjoemeld met dit deel van het besturingssysteem, kunt u uw eigen vereenvoudigde versie van dezelfde functie instellen door deze IFTTT-applet te omarmen.
Snelle reacties voor groepsgebeurtenissen
Net zoals Android u toestaat een vooraf geschreven snel antwoord te sturen wanneer u een oproep weigert, kan Google Agenda u een snelle notitie laten sturen naar iedereen die betrokken is bij een aanstaande vergadering – alles met een paar snelle tikken op uw telefoon.
Om de functie te configureren, opent u de Agenda-app, tikt u op het drie-regelige menupictogram in de linkerbovenhoek en selecteert u “Instellingen” in het menu dat verschijnt. (Je moet misschien een beetje naar beneden scrollen om het te vinden.)
Volgende, selecteer “Algemeen”, scroll dan naar beneden totdat je “Snelle reacties” ziet. Als u daarop tikt, ziet u vier opties voor vooraf geschreven berichten die u onderweg naar een afspraak met meerdere mensen snel kunt afvuren.
Overigens kunt u met Agenda geen extra reacties maken, maar u kunt wel alle standaardreacties bewerken zodat ze zeggen wat u wilt. Tik op een van de reacties en vervang deze door de tekst die u maar wilt.
Om uw aangepaste snelle reacties te gebruiken, opent u een aankomende gebeurtenis waarvoor ten minste één andere persoon is uitgenodigd. Tik op het drie-regelige menupictogram in de rechterbovenhoek en selecteer “E-mail gasten” – tik vervolgens op de gewenste reactie in de lijst.
Dit brengt u direct naar een kant-en-klare e-mail met uw bericht en de geadresseerden toegevoegd. Alles wat overblijft is het indrukken van de “Verzenden”-knop – en misschien een lach van verrukking, moet inspiratie toeslaan.
Dupliceer een bestaande gebeurtenis
Ooit ontdekt dat je een nieuwe gebeurtenis moet maken die opmerkelijk veel lijkt op een die al in je agenda staat? De Android-app Agenda heeft een eenvoudige manier om een evenement te dupliceren en het vervolgens te gebruiken als blauwdruk voor een nieuw evenement: Tik op de gebeurtenis die u wilt emuleren, tik op het menupictogram met drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer – u raadt het al – “Dupliceren.”
En dat is het: Uw nieuwe gebeurtenis verschijnt met de info van de oorspronkelijke gebeurtenis ingevuld en klaar om te worden aangepast indien nodig.
Makkelijker dan dat kan niet.
Bruikbaardere meldingstijden
Google Agenda’s standaard meldingstijden voor nieuwe gebeurtenissen zijn niet voor iedereen geschikt. Als u merkt dat u de instelling wijzigt voor wanneer een gebeurtenis u vaker wel dan niet zal waarschuwen (en / of stilletjes creatieve vloeken mompelt elke keer dat een gebeurtenis u eerder of later waarschuwt dan u zou willen), doe uzelf een plezier en pas de standaard meldingstijden van uw Agenda aan zodat ze beter voor u werken.
Ga gewoon terug naar het instellingengedeelte van de Agenda-app – en deze keer, zoek het gedeelte voor het Google-account dat u wilt wijzigen en tik op de regel “Gebeurtenissen” eronder. Dat geeft je een scherm waarop je de standaard meldingstijden kunt wijzigen voor standaard nieuwe gebeurtenissen en gebeurtenissen van de hele dag. U kunt zelfs meerdere meldingen toevoegen als u dat wilt, en u kunt de standaardkleur voor gebeurtenissen in die agenda wijzigen terwijl u bezig bent (ooh, ahh, enzovoort).
Als u de standaardnotificatietijd wilt wijzigen voor herinneringen of voor secundaire agenda’s die u hebt gemaakt binnen een bepaald Google-account, zoekt u gewoon de juiste regel onder de koptekst van het account en selecteert u die in plaats van “Gebeurtenissen” – en voert u daar dezelfde soort wijzigingen door.
Aangepaste agenda-doelen
Naast gewone ol ‘gebeurtenissen en herinneringen, kan de Android Agenda-app u helpen terugkerende doelen te maken. En ondanks de cheesy klinkende aard van de naam van de functie, kan het eigenlijk een aantal echte waarde hebben vanuit een productiviteitsperspectief.
Om het te controleren, tikt u op het cirkelvormige pluspictogram in de rechterbenedenhoek van de Agenda-app, selecteert u “Doel” en kijkt u vervolgens door de secties die verschijnen. De meeste categorieën zijn behoorlijk maf – trainen, tijd doorbrengen met familie, lezen en andere dergelijke taken waarvan ik het moeilijk kan geloven dat iemand ze daadwerkelijk in zijn agenda zou zetten en vervolgens zou volgen – maar het laatste item in de lijst heet “Mijn leven organiseren”, en het is op zijn minst de moeite waard om door te kijken.
Zodra je op dat gedeelte tikt, geeft Agenda je een paar voorgestelde doelen om in te plannen. Negeer die en tik op “Aangepast”. De app geeft je vervolgens een lijst met dingen die je eigenlijk op regelmatige basis zou willen plannen:
Je kunt deze echter ook negeren en je eigen activiteit intypen – of het nu gaat om het verwerken van facturen, het plannen van vergaderingen of iets echt belangrijks zoals beslissen welke soorten broodjes moeten worden besteld voor de lunch (ik raad pastrami aan). Zodra je iets hebt gekozen of je eigen item hebt ingevoerd, vraagt Agenda hoe vaak je het wilt doen, hoe lang en op welk moment van de dag. Vervolgens zoekt Agenda naar open tijden in je agenda en werkt het je item zo vaak in als nodig is.
Je kunt bijhouden hoe vaak je je doel na verloop van tijd hebt bereikt door Agenda te vertellen wanneer je het hebt voltooid. Je kunt zelfs kiezen voor de zogenaamde “slimme meldingen”, die je zowel voor als na je geplande sessie waarschuwen, zodat je je kunt voorbereiden en je voortgang kunt bijhouden (en/of kunt mopperen over het irritante karakter van “slimme meldingen”).
Het is niets revolutionairs, op geen enkele manier – maar als je een regelmatige, terugkerende taak hebt die enigszins doelgericht van aard lijkt, kan het een interessante en visueel onderscheidende manier zijn om het in je agenda te beheren.
Snel verwijderen van gebeurtenissen
Hier is een gemakkelijk over het hoofd gezien en ongelooflijk handig gebaar in de Agenda Android-app: Vanuit de agenda-weergave kunt u elke gebeurtenis of herinnering naar rechts vegen om deze in een enkele, snelle actie te verwijderen.
Snelle maandelijkse agendaweergave
Wanneer u tijdens het doornemen van uw gebeurtenissen een blik wilt werpen op een volledige maandweergave, kunt u gebruikmaken van de volgende snelkoppeling in Agenda: u kunt naar beneden tikken of vegen op de bovenste balk van de app – waar de naam van de huidige maand staat – om een maandweergave in beeld te brengen. Tik een tweede keer op de balk (of veeg terug omhoog, met uw vinger beginnend net onder dat gebied) om het te verbergen als u klaar bent.
En over snelkoppelingen gesproken…
Een handige manier om terug te gaan naar vandaag
Wanneer u door uw agendaweergave in de Agenda-app bladert en terug wilt gaan naar de huidige dag, tikt u op het kleine kalenderpictogram (het vak met een blauwe stip erin, direct links van het menupictogram in de rechterbovenhoek van het scherm). Het zal u terug ritsen naar vandaag, ongeacht hoe ver in de toekomst u hebt gereisd.
Bonus: Een betere agenda widget
Last but not least is een tip die technisch gezien geen functie is van de Agenda Android-app zelf, maar er zeker aan gerelateerd is. Google’s Agenda app, zie je, heeft zijn eigen set van home-scherm widgets – een maandweergave een en een agenda een. En ze zijn … oke. Goed, echt. Ze krijgen de klus geklaard.
Maar, goed, je kunt beter doen. De widgets van de officiële Agenda-app bieden bijvoorbeeld weinig flexibiliteit of aanpassingsmogelijkheden. De maandweergave widget is rommelig en beperkt in functie. En de agenda widget laat je niet erg ver vooruit kijken in je schema, wat echt het nut ervan beperkt.
Je krijgt een superieure agenda-op-het-thuis-scherm setup met mijn Android widget aanbevelingen van Calendar Widget: Month, voor een maandelijkse weergave, en de onhandig genaamde Calendar Widget by Home Agenda, voor een scrollende agenda-indeling. Beide zijn superieur aan de standaard Agenda-app-widgets en verhogen je startscherm merkbaar.
Calendar Widget: Month (linksboven) is gratis met een optionele in-app upgrade voor extra ontwerpopties, terwijl Calendar Widget by Home Agenda (rechtsboven) twee dollar kost om te downloaden en te gebruiken.
En daarmee is je Android-agenda-ervaring officieel geüpgraded. Nu hoef je alleen nog maar alles in je agenda af te krijgen – en dat, beste amigo, is helemaal van jou.
Schrijf je in voor mijn wekelijkse nieuwsbrief voor meer praktische tips, persoonlijke aanbevelingen en een duidelijk perspectief op het nieuws dat ertoe doet.