Effective Scheduling

忙しい一日が終わり、早く出社して遅く退社したにもかかわらず、何か重要なことを達成したような気がしない。 終わりのない会議、頻繁な割り込み、直前の緊急タスクに直面すると、優先順位の高いプロジェクトや目標に何の進展もないまま、一日中忙しく過ごすことになりかねません。 この記事では、あなたが本当に重要な仕事のための時間を作りながら、自己啓発、家族や友人のための時間を残して、これを行うことができるステップを見てみましょう。

スケジュールの重要性

スケジュールは、あなたが利用できる時間であなたの目標や優先順位を達成できるようにあなたの活動を計画しての芸術である。 それが効果的に行われている場合、それはあなたを助ける：

• あなたは現実的にあなたのtime.
• で達成できるかを理解し、あなたが重要なタスクのための十分な時間を持っていることを確認してください。
• 個人的な目標やキャリア目標に向かって着実に努力する。
• 家族や友人、運動や趣味のための時間を十分に持つ。
• 仕事と生活のバランスをうまくとる。 スケジュール管理は、1日、1週間、1ヶ月で何を達成したいかを考え、目標達成に向けて軌道修正するのに役立ちます。
  

  How to Schedule Your Time

  毎週、または毎月の始まりに、スケジュール管理を行う決まった時間を設定する。 シンプルで簡単な方法は、紙とペンを使って、ウィークリープランナーを使って時間を整理することです。 (無料でダウンロードできるプランナー・テンプレートはこちら)

  また、Googleカレンダー®、MS Outlook®、ビジネス・カレンダーなどのアプリやソフトウェアを使用することも可能です。 自分の状況、現在の仕事の体制、自分の好み、予算などに合わせて、スケジュール管理ツールを選びましょう。

  手帳を選ぶ際に最も重要なのは、データを簡単に入力でき、適切なスパン（日/週/月）で、必要なレベルの詳細が表示されることです。

  使用するツールが決まったら、次のような手順でスケジュールを準備します。

  仕事に費やす時間は、仕事の設計や人生における個人的な目標を反映させるべきです。

  たとえば、昇進を目指している場合は、毎日通常の時間を超えて働き、献身さを示すことが賢明かもしれません。

  Step 2: Schedule Essential Actions

  次に、良い仕事をするために絶対に必要な行動をブロックします。 例えば、人を管理する場合、チームメンバーの個人的な問題、コーチング、監督の必要性に対処するための十分な時間を確保するようにします。 また、上司や周囲の重要人物とコミュニケーションをとる時間も確保しましょう。

  ステップ3：優先度の高い活動を予定する

  ToDoリストを見直して、優先度の高い活動や緊急の活動、および委任や回避できない必須のメンテナンスタスクを予定に組み込みます。

  Step 4: コンティンジェンシー時間のスケジュール

  次に、不測の事態や緊急時に対処するための余分の時間をスケジュールします。 一般に、予測不可能な仕事ほど、より多くのコンティンジェンシー・タイムが必要です。 (

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  このような63の時間管理スキルは、マインドツール・クラブに入会すれば学ぶことができます。

  

  

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  頻繁な割り込みは、あなたの時間を奪っていきます。 それらを管理する方法を学ぶことで、確保する必要のある不測の事態の時間を減らすことができます。

  Step 5: Discretionary Timeをスケジュールする

  手帳に残っているスペースは、「裁量時間」、つまり、優先事項を実現し、目標を達成するために利用できる時間です。 5002>

  Step 6: Analyze Your Activities

  ステップ5に到達した時点で、裁量時間がほとんどないことがわかったら、ステップ2、3、4に戻って、入力したタスクがすべて絶対に必要なものかどうか疑ってみる必要があります。 5002>

  成功を築くための最も重要な方法の1つは、自分の時間で達成できるレバレッジを最大化することです。 5002>

  それでも自分の裁量時間が限られていると感じたら、仕事量を調整するか、助けを求める必要があるかもしれません。 また、新しく作成したスケジュールは、重い責任を負っていることの証明として使用しましょう。 5002>

  Key Points

  スケジューリングは、あなたが自分の時間をどのように使うかを計画するプロセスです。

  1. 利用可能な時間を特定する。
  2. 仕事で成功するために実行する必要がある必須タスクをブロックする。
  3. 優先度の高い緊急タスクと重要な「維持」活動をスケジューリングする。
  4. 予測できない出来事や中断を処理するために、適切な不測の事態の時間をブロックする。
  5. 残った時間で、優先順位と個人的な目標に取り組む活動をスケジュールする。
  6. 活動を分析して、委任、外注、または完全に削減できるタスクを特定する。

  スケジュールが仕事と個人の目標に時間を割り当てることが重要。 ステップ5に到達したとき、自由な時間がほとんど、あるいはまったく残っていない場合は、タスクを再検討して、別の方法で行えるかどうかを確認します。そうしないと、ワークライフバランスが悪くなります。