ワークオーダーとは、スケジュールして誰かに割り当てることができる、顧客のためのタスクや仕事のことです。 この用語は、フィールドサービス業界で一般的に使用されており、Work OrderまたはJobはフィールド技術者に割り当てられます。 作業指示書は、機器の設置、修理、または保守作業など、さまざまなタスクを現場技術者に割り当てます
通常、作業指示書は顧客からの要求の結果です。 しかし、多くの場合、Work Orderは以前に実施された検査や監査からのフォローアップアクションである場合があります。
- A property inspection may indicate for several repairs – roofing, plumbing, landscaping, electrical etc….
- A Occupational Health and Safety Assessment ( OSHA inspection) indicates the need to replace signage, change lighting, remove hazardous material, de-congest stairways etc.労働安全衛生アセスメントでは、看板の交換、照明の変更、危険物の除去、階段の混雑緩和などの必要性が指摘されます。 –
- A planned maintenance check on manufacturing equipment indicates the need to change parts, add lubricants, and tuning components – which can be one or more work orders.
A Work Order provides a description of the details of the job. 作業指示の割り当てはシンプルにすることができます。 単純な作業指示書は、下の図で金色に示されている5つの要素だけを必要とします。
フォームとテンプレートを使用すると、簡単に管理できます。
たとえば、フォームは必須ではありませんが、1つまたは複数のフォームを使用して、カスタマイズおよび再利用可能なチェックリストで活動を整理または文書化することができます。
緑で示される他のオプション項目、たとえば見積もり（または見積書）は、作業指示書に含めることができます。
シンプルな作業指示の定義
次の住宅用不動産管理業界の例では、作業管理ソフトウェアを通じて、シンプルな作業指示がどのように計画・実行されるのか、おおよその見当がつくと思われます。
住宅用不動産管理業界からの以下の例を考えてみましょう。
- チーム監督者のジョーは、顧客から自分の敷地内の造園のサポート依頼を受けます。
- ジョーは作業指示を作成し、ジョーのチームで働くティムにそれを割り当てました。 電話、SMS、またはReachOutのような専門的なWork Orderソフトウェアを使用して、Work Orderを割り当てる方法はたくさんあります。 ReachOutのようなツールを使えば、Joeは適切な日時を特定し、Timに住所、ロックボックスのコード、その他作業指示を完了するために必要な情報を簡単に伝えることができます。
- TimはJoeからの情報を記録し、約束の日に車で顧客の敷地に向かい、ゴミを取り除くなどの造園予定作業を実行します。 ReachOut のような作業指示ソフトウェアでは、Tim は、一連の指示とともに、カレンダーにあらかじめ記入された日付に、顧客の正確な場所に到着することを確認できます。 ReachOut はマップと連動して、Tim が顧客の敷地への最適なルートを見つけるのを支援します。
- ほとんどのプロのフィールド サービス会社では、Tim のようなフィールド技術者は、プロパティで実行される作業に関する情報をフォームに記入します。 そのようなフォームには、チェックインとチェックアウトの時間、作業のチェックリスト、およびいくつかのメモが含まれることがあります。 会社によっては、作業が完了したことを確認するために、お客様に用紙に署名してもらうこともあります。 これらの情報はすべて、紙に書き出すか、ティムのスマートフォンの作業指示書管理アプリケーションを使用して取得することができます。 ReachOut を使用して、Tim は GPS 座標付きの写真を撮影し、必要に応じて作業の証明を提供することもできます。
- Tim が作業指示を実行したら、Joe は顧客に請求書を発行して、よくできた仕事を評価します。 ReachOut のような作業指示ソフトウェアは、簡単に請求書を作成し、顧客に送ることができます。
作業指示ソフトウェアによる変革
伝統的に、作業指示は電話で割り当てられていました。 指示書や帳票類は紙とペンで管理されていました。 ノートパソコンで帳票を記録している企業もあります。 しかし、最近のサービス業では、ReachOutのような作業指示ソフトやフィールドサービス管理ソフトにアップグレードしています。 ウェブバックエンドとコンパニオンモバイルアプリとして利用できる ReachOut は、現場技術者がスマートフォンやタブレットで指示、フォーム、通知、住所を受け取ることができます。
「サービス業がテクノロジーで前進する時期であり、作業指示ソフトウェアの導入はそのプロセスの 1 ステップとなります。 効率性の向上とワークフローの最適化とともにもたらす利便性のレベルは、顧客満足度の向上というプラスポイントとともに、より少ない時間でより多くのことを成し遂げるのに役立ちます。” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
作業情報の追加、写真の注釈、顧客のサインを取り、自分の作業を簡単に管理することができます。 このようなシステムは、監督者が世界のどこからでも自分のチームを管理する能力を提供します。 さらに、ReachOut では、ビジネス オーナーが異なる監督者を持つ複数のチームを作成することもできます。
作業指示書は組織の本質です。 したがって、合理的で手間のかからない作業指示システムを維持することは、組織の成長を確保するために必要になってきます。 ReachOutのようなスマートな作業指示ソフトウェアは、作業指示の維持を容易にするだけでなく、時間とお金の無駄を防ぐことができます。
さらに読む。
- 作業指示を追加する
- 作業指示を割り当て/派遣する
- オンラインで作業指示を完了する
- 作業指示パッケージとは何か作業指示書のホーム画面
- 作業指示書の設定をカスタマイズする方法
- 作業指示書の状態を変更する方法
- その他