なぜリスクマネジメント計画を書くのか
著書『Done Right』で、ワークフロントCEOのアレックス・シュートマンは、常に勝つことはできないし、勝つこともないと指摘している。 そのため、このような「掟破り」な行動をとってしまうのです。 辛いときに頑張れるのは、今日の失敗の向こう側に明日の成功があるという知識だ。」
シュートマンが言うレジリエンスは、プロジェクトのリスクマネジメントによって可能になったものだ。 災害保険への加入から避難計画の実践に至るまで、私たちは生活のあらゆる場面でリスクに遭遇し、それに対する計画を立てている。 何が起こるか、いつリスクが顕在化するかを正確に予測することはできないが、経験、知恵、研究、先見性を駆使して、できる限り備え、リスクが顕在化したときに冷静さを保つことができるのである。
プロジェクトリスクを理解する
リスクマネジメント計画を書き始めるにあたって、まず、『プロジェクトマネジメント知識体系ガイド（PMBOK®）』（2000年版）からプロジェクトリスクの有用な定義を見てみよう。 従って、リスクとは、既にプロジェクトに降りかかっている事象や出来事ではありません。 それは、起こるかもしれない出来事である。”
すでに起こってしまったことは、積極的に対応しなければならないプロジェクトの問題である。 反対に、プロジェクト・リスクとは、発生する可能性があるもので、それに対する備えを怠らないようにしなければならないものである。
あらゆるリスクの3つの要素
グレゴリー・ベッカーは、リスクイベントをあらゆるリスクに対する他の2つの重要な要素から区別しています：
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リスク自体は起こりうるイベントまたは状態です。 リスクは、懸念が現実のものとなり、対応できるように明確に定義されるべきです。
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リスクの結果もまた、何が問題になっているか、対応しなければならない影響の大きさと緊急度、影響を受ける可能性のあるプロジェクト領域をチームが知っているように、定義されなければなりません。
良いリスクと悪いリスクを予期する
確実に予期して計画したいリスクは、タイムライン、予算、または成果物の品質に影響を与える可能性があるものです。 また、リスクはしばしば否定的な意味合いを持ちますが、実際には肯定的な影響を与えることもあります。 例えば、市場価格が下落し、プロジェクトが突然予算不足に陥る可能性は常にあります。
3種類のリスクを区別する
すべてのプロジェクトリスクは計画外のものですが、予見できないものは一部です。
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既知のリスクは、チームメンバーによってすでに認識されており、計画段階の早い段階で存在する（反対意見、予算超過、材料不足、リソース制限など）。
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未知のリスクは、計画段階で明確にされておらず、限られた数の個人によってのみ知られているものである。 これらを発見することが、調査とリスク管理計画の主要な焦点となるはずです。
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未知のリスクとは、誰も合理的に予想することができず、通常、ほとんどの人が驚くようなリスク（システム障害、急病、事故など）です。
リスク管理計画の背後にある考えは、良いものも悪いものも含めて、潜在するリスクに先んじるということです。 これは、プロジェクト計画プロセスの一部であり、チームが反応的で奔走するのではなく、積極的であり続けることを支援します。 予期せぬ事態に備えれば備えるほど、予期せぬ事態によってプロジェクトが頓挫することは少なくなります。
Ebook: The Complete Guide to Planning Creative Projects
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Risk Management Plan process
Step 1: Identify potential risks
チーム全体とすべてのプロジェクト関係者とともに、リスク管理計画のための潜在リスクをブレーンストーミングします。 各参加者は、自分の役割の観点からプロジェクトを徹底的に検討し、自分の権限内でリスク事象または条件とみなされる可能性のあるものをすべて特定する必要があります。 他の人が見ないような角度から、自分たちには何が見えるのか。
このブレーンストーミングでは、チームが潜在的なリスクについて発言し、すべての利害関係者を巻き込むよう奨励する。 この段階では、すべてのアイデアがテーブルの上にあるべきです。 リスクマネジメントプランに入れる項目を抽出し、最終的に決定するのは、最終的にはプロジェクトマネージャーである。
ステップ2：潜在的リスクの評価と査定
次に、可能性（低、中、高リスク）および影響（低、中、高）別に潜在的リスクの包括的リストを整理する。 この情報は、リスクレジスターと呼ばれるものにまとめることができる。 これは、プロジェクトの計画段階の一部ではありませんが、リスクレジスターは、プロ ジェクト中に読み返し、場合によっては変更することになる生きた文書であると考え てください。
プロのヒント：積極的なリスク管理手法の1つは、コミュニケーションです。 Done Right の中で、Workfront CEO の Alex Shootman は、彼の経験上、
「すべてのプロジェクトには少なくとも 3 つの災害があり、それは手元の技術的タスクに関係しないものである。 それらは、コミュニケーションに根ざしたものです。 そして、通常、重要なのは災害をどのように避けるかではありません。 災害は、ミスコミュニケーション、あいまいさ、重要な詳細や決定を適切なタイミングで共有できなかったことに起因している可能性が高いことを理解した上で、どのように対処するかである。”
ステップ3：潜在的なリスクごとに所有権を割り当てる
リスクを監督するチームメンバーを割り当てる際には、リストに優先順位をつけ、各リスクにどれだけのリソースが必要かを把握しておくことです。 指定されたチームメンバーは、潜在的なリスクが実際の問題になった場合に、すぐに行動を起こす責任があります。 リスクマネジメント計画でリスクの所有権を割り当てることで、常に誰かが各問題に目を光らせていることになり、問題を迅速かつ効率的に解決することができます。
ステップ4：先制対応を作る
プロジェクトマネージャーと各リスクのオーナーは協力し、リスクが問題になった場合に適切な対応を決めるためにリスク登録簿を使用する必要があります。 次の4つの対応のうち、どれが適切かを決めるのである。
回避：リスクを排除するために計画やアプローチを変更する。
移転：リスクをチーム内、会社内、または外部（例：…）の誰かに割り当てる。
Mitigate: 脅威がプロジェクトに与える確率や影響を減らす。
Accept: リスクを受け入れ、その結果を処理する。
リスクマネジメント計画は、チームメンバー全員に見えるようにして、どのリスクに注意すべきか、リスクが発生したら誰に連絡すべきかを全員が分かるようにしておく必要があります。 このデジタル時代、あなたは簡単に1つのエンタープライズワークマネジメントソリューションであなたの企業を接続することができます。
ステップ5：継続的にリスクを監視する
リスク管理計画ですでに特定したリスクに加えて、新しいリスクは必ず表面化する。 そこで、リスクマネジメントシステムの出番となり、あなたが継続的にリスクを監視し、コントロールすることになるのです。 リスクマネジメントでは、対応策を講じるきっかけとなる事象を追跡・報告する必要がある。 そして、学習と将来の計画のために、当初の評価に対するリスクを分析することを意味します。
リスク計画は、堅実なプロジェクト管理の複雑かつ継続的な部分です。 うまくいかないことをすべて予測することは不可能だが、問題が発生したときの体制を整えておくことは、成功の可能性を確実に高め、将来のプロジェクトを向上させることになる。 さらに、リスクを予測する練習は、チームが柔軟性を保ち、新しいことに臆することなく挑戦することを後押しするだけです」
Whitepaper: カオスの高いコスト
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Get started with risk planning
時間をかけて、効果的なプロジェクト リスク管理は、オーバーヘッドを減らし、チームをよりスマートに働かせることができるようにします。 プロジェクト マネージャーは火消しに必要な助けを得ることができ、大きな問題になりかねなかったものが、道路の小さな凹凸に軽減されます。 シュートマンは、『Done Right』の中で、「並外れたものを目指せば、必ず成功するとは限らないことを受け入れなさい」とアドバイスしています。 しかし、リスクや驚き、ミスを避けることで、並外れた仕事を成し遂げることができるようになるわけではないことも受け入れよ」。
Workfront は、プロジェクトのリスク管理計画を作成するプロセスを簡素化します。 1 つの場所でチームとコラボレーションし、プロジェクト全体のコミュニケーションと透明性を高めます。 誰もが一緒に意見を出し、潜在的な問題に気を配ることができ、災害となるリスクの数を最小限に抑えることができます。 次のプロジェクトのリスク計画を始める準備ができたら、今すぐ製品ツアーをご利用ください
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