AMC シリーズ「マッドメン」で描かれる企業時代の最も印象的なディテールのひとつは、常にタバコを吸って昼間に酒を飲んでいることと並んで、番組で登場する1960年代の広告会社「スターリングクーパー」で働く秘書軍団であろう。 当時の秘書はカーボンコピーに取って代わられ、今では上級管理職のためのエグゼクティブ・アシスタントが一般的になっている。 電子メール、ボイスメール、モバイル機器、オンラインカレンダーなどの技術により、あらゆるレベルの管理職がより高度に自立して業務を遂行できるようになったのです。 同時に、企業はコスト削減、人員削減、組織構造のフラット化という大きなプレッシャーに直面するようになった。 その結果、ほとんどの企業で下級職のアシスタントが減少している。 有能なアシスタントは、組織のあらゆるレベルの生産性に多大な貢献をすることができるのに、それは残念なことです。
非常に上級のレベルでは、熟練したアシスタントからの投資対効果はかなりのものになります。 報酬総額が年間100万ドルの上級管理職が、8万ドルのアシスタントと一緒に仕事をすることを考えてみましょう。 組織が利益を得るためには、アシスタントがその経営者の生産性を単独で働く場合よりも8％向上させなければなりません。たとえば、1週間60時間の勤務のうち、アシスタントは経営者の時間をおよそ5時間短縮する必要があります。 実際には、優秀なアシスタントは、上司をそれ以上に助けています。 アシスタントは、事前に配布された資料をもとに、会議を時間通りに開始できるようにします。 また、出張のスケジュールを最適化し、遠隔地での意思決定を可能にすることで、プロジェクトを軌道に乗せることができます。 そして、マネージャーを、積極的に組織のアジェンダを設定するリーダーではなく、一日中Eメールに答えるような反応型に変えてしまうような、気晴らしを与えてくれるのです。 本号でロバート・ポゼンが書いているように。 一流のアシスタントは、「生産的であるために重要である」
それはトップ・エグゼクティブに限ったことではありません。 管理費を削減しようと躍起になるあまり、多くの企業が行き過ぎた行動に走り、無数の高給取りの中間・上級管理職に、出張の手配、経費報告書の提出、会議のスケジュール調整などを任せている。 上司がコピー機に紙をセットしているのを見ると、「みんな一緒だ」という気持ちになるのだろう。 しかし、経営慣行として、この構造が経済的に意味を持つことはほとんどない。 一般的に、仕事は最もコストの低い、優秀な従業員に任せるべきとされている。 しかし、本社ではこの論理を無視し、優秀な人材に時間の使い方を誤らせている。
中間管理職がアシスタントにアクセスできるようにしたり、リソースを共有したりすることで、スリムで経営状態の良い企業でも生産性を短期間で向上させることができるのです。 また、企業は、新進気鋭のマネジャーにアシスタントを提供することによる、より広範な育成上のメリットについても考える必要がある。 マネジャーが数段上のレベルの仕事に就いて、より良い準備をし、習慣的に生産性を高めたときに、本当の見返りがあるかもしれません。 マネージャーが新入社員の場合は、経験豊富なアシスタントが特に役に立ちます。 アシスタントは、マネージャーが組織文化を読み、理解するのを助け、組織文化の異なる（そして難しい）個性を通してマネージャーを導き、重要な馴染みの間、相談相手として機能する、重要なオンボーディングリソースとなります。 このように、知識の豊富なアシスタントは、生産性の高い資産である以上に、その経験を活かして、組織内のそのレベルで人々がどのように振る舞うことが期待されているかを新しいエグゼクティブに教える、逆のメンターなのです。 1つ目は、経営者が自分の仕事量の一部をアシスタントに委ねようとする姿勢です。
Delegating wisely.
最も有能な経営者は、自分の仕事量のうち、アシスタントが引き受けることができる部分、あるいは部分的に引き受けるために再構築する部分について深く考えている。 電子メールのトリアージと返信の下書きは、事実上すべてのアシスタントの中心的な仕事である。 エグゼクティブの中には、アシスタントに電話を聞かせて、アクションアイテムの整理とフォローアップをさせる人もいる。 今日、多くのアシスタントは、より監督的な役割を担っています。 情報の流れを管理し、基本的な財務管理を行い、会議に出席し、より多くの計画や整理を行うようになったのです。 経営幹部は、アシスタントが真の権限を持つことを組織内に明確に示すことで、アシスタントの権限を高めることができます。 経営者が伝えるべきメッセージは、「私は、この人が私を代表して意思決定することを信頼しています」というものです。
すべてのエグゼクティブが、このような委任に適しているわけではありません。 特に若い管理職は、自己完結を促すテクノロジーで育ってきている。 また、自分で事務的な仕事をすることに慣れてしまい、アシスタントとうまくコミュニケーションがとれない人もいます。 こうしたマネージャーは、アシスタントを戦略的な資産と考え、可能な限り高いリターンを得るために関係を管理することが仕事の一部であると認識すべきです」
Stretching the limits.
優れたアシスタントは、自分のスキルを高める方法を積極的に探します。 私は、ピート・ピーターソン（元米国商務長官、リーマン・ブラザーズ代表）のアシスタントだったとき、法律、マーケティング、プレゼンテーションなどの夜間クラスを受講し、自分のスキルを磨きました。 今日、グローバル企業で働くエグゼクティブ・アシスタントが、新しい言語や技術を学び、パフォーマンスを向上させているのを目にします。 ロレッタ・ソフォクルースさんは、TIAA-CREFの社長兼CEOであるロジャー・ファーガソンさんのエグゼクティブアシスタントで、肩書きは「エグゼクティブオフィスオペレーション担当ディレクター」です。 彼女はチームを管理する。 会議を仕切る。
もう一人の例は、13年以上前にクレイトン・デュビリエ・ライス社の社長兼CEOであるドナルド・J・ゴーゲル氏のエグゼクティブ・アシスタントとして紹介したノリーン・デニハン氏だ。 ドンによると、ノリーンは非公式なリーダーシップの役割を果たし、複雑な状況を読み取る比類なき能力を持ち、困難な人々や状況を認識し対応することができるそうです。 「優秀なエグゼクティブ・アシスタントは、物理世界の法則に逆らうことができる」とゴーゲル氏は言います。 とゴーゲルは言う。「彼女は角を曲がって見ることができる」
Trudy Vittiは、サーチ & サーチのワールドワイドCEOであるケビン・ロバーツのエグゼクティブ・アシスタントである。 彼に質問すると、”Trudyに聞け “と言われることがよくあります。 彼は何週間も出張することがありますが、自分がいない間のオフィスの運営は、トゥルーディに全幅の信頼を置いているそうです。
経営者とアシスタントの関わり方から、経営者のマネジメントスタイルやその効果についてわかることが多い。 その経営者は信頼し委任することができるのか、それとも細かく管理するのか。 アシスタントは自分のために働くのが好きなのか、それとも多くのアシスタントがすぐに辞めたり、解雇されたりした過去があるのか？ すべての上司とアシスタントの関係は天国で作られていませんが、アシスタントとの競合を管理するために幹部の能力は、人々を管理するために彼の全体的な能力の重要な指標となることができます。
右フィットを見つける
正しいアシスタントを雇うことは困難である可能性があります。 ある意味、従来の管理職の採用よりも難しい。なぜなら、個人の相性や1対1のダイナミズムが非常に重要であり、時にはスキルや経験よりも重要だからだ。
エキスパート・アシスタントは、一緒に仕事をする人たちの暗黙のニーズや特性を理解しています。 彼らは高いレベルの感情的知性を持っています。 微妙な合図に反応し、状況に応じた適切な対応をする。 エグゼクティブの行動や気質の変化に細心の注意を払い、タイミングと判断力が円滑な仕事上の関係の基礎であることを理解しています。 優秀なアシスタントは、エグゼクティブが何を必要としているか、その人の長所と短所は何か、怒りやストレスの引き金となるものは何か、そしてその人のパーソナルスタイルに最も合う方法は何かを、すぐに理解することができます。 良い組み合わせはなかなかありません。
長年にわたって解雇されたアシスタントの報告を行ってきた結果、私は悪い関係を作るいくつかの要因を特定しました。 アシスタントが犯す最も一般的な誤りは、企業文化を読み違えること、他のアシスタントとの橋渡しをしないこと、仕事について十分に質問しないこと、過剰な仕事を引き受けることに同意すること、許可なく外部の関係者と話すこと、などである。
私が最近担当したアシスタントで、上司と適切な関係を築くのに苦労している人がいます。 その幹部は私に電話をかけてきて、「メルバ、私は彼女がこれらのメモに目を通し、それを私の上司にとても迅速に伝えることを期待していた。 でも、彼女は私の机の上に置いたまま、週末も私に連絡せず、発送もしなかったんです」。 そのことをアシスタントに尋ねると、彼女は「彼はそれが重要だとは言っていないわ。 でも実際、この仕事では心を読むことができるはずで、少なくとも質問することはできるはずなんです。
簡単に言えば、最高のエグゼクティブ・アシスタントは必要不可欠な存在なのです。 ヒステリックな営業部長をなだめ、言葉足らずの電子メールを書き直して危機を回避し、顧客の羽目をはずし、迫り来る人事問題を解決する–これらすべてを 1 時間以内に、しかも、そのような問題が気晴らしとなり得る管理者の邪魔をせずに行うソフトウェアは、Microsoft では決して開発されないでしょう。 エグゼクティブ・アシスタントは、企業や経営者に人間的な顔を提供します。 トラブルシューター、翻訳者、ヘルプデスク係、外交官、ヒューマンデータベース、トラベルコンサルタント、アマチュア心理学者、そして内外への広報大使でもあるのです。
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After years of cutting back, companies can boost productivity by arming more managers with this kind of help and which is fortunate enough to have a skilled assistant, will benefit by finding ways to entrustate higher-level work to him or her.After years of cutting back, the year of cutting-button, but they are more manager to help. エグゼクティブ・アシスタントとの関係は、ビジネス・パートナーシップである。 強力なパートナーシップは、賢い人たちの間でウィン・ウィンになるものです。 この記事のバージョンは、Harvard Business Reviewの2011年5月号に掲載されています。