Produktivitás. Mennyit csinálsz, mikor csinálod, hogyan méred. Rakj össze egy csomó írót, és garantálhatod, hogy valamikor szóba kerül.”
Sok vállalkozás kérdezi azt is, hogyan lehet nyomon követni a termelékenységet, ha az alkalmazottak otthonról dolgoznak, mivel nagyon trükkös lehet tudni, hogy mit csinálnak. Ez azonban könnyen a legjobb megoldás, amit találtunk, úgyhogy nézze meg.
Szokott reggelente írni? Éjszaka produktívabb vagy? Van napi szószámod? Szokott oldalakat számolni szerkesztés közben? Hogyan tartod egyensúlyban az e-mail, a közösségi média, az írás és (remélhetőleg) az életed többi részének igényeit?
Pár hete Nova Ren Suma író ezt kérdezte:
Az írótársak & szabadúszók: Hogyan tartjátok magatokat szervezetten, és hogyan tudjátok a lehető legjobban kihasználni a munkaidőtöket, és zsonglőrködni egy tucat dologgal egyszerre? Tippek?
– Nova Ren Suma (@novaren) April 16, 2014
Válaszok tömkelegét kapta, és R. J. Anderson író egy epikus választ adott, amit itt meséltek el – ajánlom az olvasást.
Elkezdtem megírni a válaszomat, de olyan hatalmas lett, hogy három posztra bontom. Ma az időgazdálkodásról fogok beszélni. Konkrétan a tennivalólistákról és a Pomodoro technikáról. Lehet, hogy ez nem hangzik szexinek, de higgye el nekem, ez megváltoztathatja a játékot. A második bejegyzésben a feladattípusokról, a közösségi médiáról és a munkanapodról lesz szó. A harmadik a munkához való hozzáállásról és megközelítésről fog szólni.
A termelékenységi tanácsokat igazán érdekes területnek tartom, mert ezek nagy része olyan embereknek szól, akik irodában dolgoznak, olyan munkakörökben, ahol valóban tudod, hogy mikor végeztél egy feladattal. Ez nem mindig van így az írók esetében. Az alábbi tanácsok tehát kifejezetten íróknak (és más alkotóknak) szólnak, és egy nonprofit szervezetnél eltöltött éveken alapulnak, ahol egy rendkívül produktív csapatot vezettem, valamint a saját tapasztalatomon, hogy tanulok, főállásban dolgozom és két trilógiát írok egyszerre.
LISTÁK
Nem csak a szokásos teendők listájáról beszélek. Ha mindent egy óriási listára teszel, az garantáltan arra vezet, hogy ránézel, túlterhelt leszel, majd önként beleveted magad egy Lizzie Bennet Diaries nyúlüregbe ahelyett, hogy bármi munkát végeznél. Ez túl nagy adag információ, amit egyszerre kell feldolgozni, és többnek tűnik, mint amit valaha is meg tudsz csinálni. De egy jó teendőlista megváltoztathatja az életedet, komolyan. Segíthet abban, hogy semmit se felejtsen el, elkerülheti az utolsó pillanatban történő kapkodást, és ténylegesen csökkentheti a stresszt. Ígérem!
Egy csomó különböző technika létezik, és neked kell kiválasztanod a neked megfelelőt, de én most megmutatom, hogyan néz ki az enyém. A kulcsok a következők:
- Tisztán körvonalazd az egyes feladatokat
- Minden napra egy teljesíthető mennyiséget szánj
- Hagyj helyet a váratlan dolgoknak
- Tervezz előre
A listámat egy e-mail tervezetben tartom, így bármikor hozzáférhetek a telefonomról vagy a laptopomról, hogy hozzáadjak egy elemet. Amikor új teendőre teszek szert, nem ugrok rá aznap, hacsak nem sürgős. Egy későbbi napra teszem, és elfelejtem, amíg el nem jön az ideje, hogy elvégezzem. Nem tudom elégszer elmondani, hogy ez mennyire csökkenti a stresszt.
A következő hét minden napját felsorolom, és feladatokat rendelek alá. Ezután van egy fejlécem a “Közelgő napok”, egy fejlécem a “Jövő hét” és egy fejlécem a “Jövőbeli teendők” számára. Aztán minden nap kézzel írok egy listát arról, hogy mit fogok elvégezni, és a többi listát elteszem. Így csak a falatnyi feladataimat kell néznem, nem pedig az előttem húzódó utat. A szabályom: ha a napi listám nem fér el egy post-it-en, akkor túl sok minden van rajta ahhoz, hogy mindent megcsináljak.
Íme, mi kerül az egyes címsorok alá, amelyeket használok:
Napi címsor: Csak azok a feladatok, amelyeket aznap el fogok végezni. Ezek legyenek világosan körvonalazva, és ne legyen túl sok.
Következő dátumok: Időpontok vagy kötelezettségek, amelyeket nem felejthetek el, és amelyeket a jövő heti listába akarok beírni.
Jövő héten: A jövő heti teendők listája, de még nem napok szerint rendezve – ezt addig nem fogom megtenni, amíg nem tudom, hogyan alakul a hét, a szerkesztőim kéréseivel vagy személyes kötelezettségekkel együtt.
Jövőbeli teendők:
És itt egy részlet a legutóbbi teendőim listájából. A hétre csak két külön napot soroltam fel, mivel ez már egy epikusan hosszú blogbejegyzéssé kezd válni.
HÉTFŐ
- K Pub Crawl blogbejegyzés írása
- E-mail küldése (szerző barátjának)
- A szerzői kérdőív kitöltése
- Kritikai olvasás (CP regénye) – 100 oldalak
- Kritizálni Meg fejezetét
- Email Jay-nek
TUESDADAY
- Kapitányt írni
- Postázni
- Jóga
- Számlát küldeni
- Email. ügynök
- Email szerkesztő
- Email (barát)
Következő dátumok
- május 13. – This Shattered World borító leleplezése
- május 15. – brainstorming a Jay
- május 31 – június 1. – Feltörekvő Írók Fesztiválja (panel vasárnap)
Következő hét
- Tweet a (megjelenő könyv)
- Email (név), (név) és (név)
- Finish crit read for (author)
- Provide bio/headshot/interview answers to (conference name)
- Email accountant
FUTURE ACTIONS
And that’s how my to-do list works! Bár bonyolultnak tűnik, a beállítása körülbelül hatvan másodpercet vesz igénybe. Számomra a legfőbb erőssége, hogy könnyen hozzáférhető, könnyen karbantartható, lehetővé teszi, hogy hozzárendeljek egy feladatot ahhoz, hogy mikor kell elvégeznem, majd elfelejtsem, és azt jelenti, hogy minden nap úgy ébredek fel, hogy tudom, mit kell aznap elvégeznem! Akár úgy döntesz, hogy ezt a formátumot, egy alkalmazást vagy egy technikásabb rendszert választasz, létfontosságú, hogy legyen egy módja annak, hogy nyomon tudd követni az összes labdát, ami a levegőben van. A rendszernek rugalmasnak kell lennie, ugyanakkor biztosítania kell, hogy minden nap tudja, mit kell tennie, és lehetővé kell tennie, hogy egyszerre csak egy napra koncentráljon, valamint hogy lássa a nagy képet.
POMODORO
Amikor eljön az ideje, hogy a fenti listával foglalkozzon, én a Pomodoro technikára esküszöm. Vannak eltérések abban, ahogyan a különböző emberek használják, de én most röviden ismertetem az enyémet – ezt már megosztottam más írókkal is, akik közül sokan beszámoltak arról, hogy nekik is nagyon sokat segít. Szerezhetsz egy ingyenes Pomodoro alkalmazást a telefonodra, vagy csinálhatod egy hagyományos konyhai időzítővel is.
A technika megköveteli, hogy 25 percig dolgozz, majd öt perc szünetet tarts. Ezt négyszer egymás után csináld, majd tarts félórás szünetet. A kulcs számomra az, hogy a munkaidőmet a tennivalók listájával kezdem, legyen az írás, adminisztráció vagy marketing. Ráugrom az elsőre, addig dolgozom, amíg el nem végzek vele, aztán nekilátok a másodiknak. Semmilyen körülmények között, amíg a 25 perces időszakomban vagyok, nem csinálok semmi mást, mint a kitűzött feladatokat. Abszolút semmi közösségi média, teakészítés, álmodozás stb. Azt tapasztalom, hogy a 25 perc soha nem tűnik leküzdhetetlennek, így belevágok, és az egyéb tevékenységek tilalma azt jelenti, hogy öt perc múlva, amikor az ujjaim elkezdenek kúszni a Twitter új lapjának megnyitása felé, már túljutok a veszélyes időn. Azzal, hogy túllépek ezen a “figyelemelterelési ponton”, rengeteg munkát végzek.
Ugyanilyen kulcsfontosságú az ötperces szünetek beiktatása – az ötlet itt az, hogy kipihenjük magunkat, mielőtt elfáradnánk, így készen állunk a következő 25 perces futásra. Az ötperces szünetekben általában nyújtózkodom, iszom valamit, elszaladok a mosdóba, vagy három perces táncpartit tartok a kutyával, aminek az a plusz előnye, hogy ellazítja a hátamat, mielőtt még megfájdulnék a túl hosszú billentyűzeten üléstől. Amikor elérkezem a 30 perces szünetemhez, általában sétálni megyek – fontos, hogy elhagyjam a billentyűzetet a szünetben.
Egy halom munkát végzek, amikor ezt a megközelítést alkalmazom – ha érdekel, próbáld ki!