Privát Wiki: Hogyan hozzunk létre egy vizuálisan tetszetőset?

Készítsen wikit és tapasztalja meg a távoli együttműködés erejét.

Mindannyian hallottunk már a Wikipédiáról, az emberek kedvenc oldaláról, amikor valami újdonságot szeretnének megtudni vagy egy ismeretlen témáról olvasni. A Wikipédia küldetése, hogy átfogó tudásforrást hozzon létre, és wikik segítségével jön létre. A “wikik” sokféleképpen használhatók, és gyorsan a tudásmenedzsment és a távoli együttműködés keresett technológiájává válnak.

Tudta, hogy az átlagos tudásmunkás naponta közel 2,5 órát, azaz a munkanapja nagyjából 30%-át tölti információkereséssel?

Egy másik tanulmány szerint a munkavállalók üzleti idejének közel 20%-át – ami 1 munkanapnak felel meg a munkahétből – a munkájuk elvégzéséhez szükséges információk keresésére pazarolják!

A szervezeteknek tudást kell gyűjteniük, több forrásból származó információkat kell rendszerezniük, tapasztalatokat kell megosztaniuk és betekintést kell nyújtaniuk ahhoz, hogy a munkatársaik hatékonyan végezhessék a munkájukat. A McKinsey & cég szerint egy kereshető belső tudásbázis 35%-kal növelheti a dolgozók termelékenységét. Az egyik mód, ahogyan a vállalatok megvalósítják ennek a tudásbázisnak a létrehozását, a wikik – az információkat rendszerező és több felhasználóval megosztható oldalak – használata.

Akár a vállalati munkáját szeretné tárolni, akár a személyes információit szeretné kezelni, ez a cikk bemutatja, hogy mi is az a wiki, milyen előnyei és hátrányai vannak. Azt is elmagyarázzuk, hogyan hozzon létre egy wikit, és hogyan kezdheti el hatékonyan használni a cégénél.

Mi a Wiki?

A “Wiki” nevet az első wiki megalkotója, Ward Cunningham adta. Ez a hawaii “wiki- wiki” szó rövidített formája, ami gyorsat jelent.

A wiki egy olyan weboldal, amelyet több felhasználó szerkeszthet egy egyszerű webböngésző és internetkapcsolat segítségével. A wikik gyors és egyszerű módját jelentik az információtárak létrehozásának, az információkeresésnek és a közös munkának ugyanazon az oldalon.

A wikipédia meghatározása szerint a wiki: “A saját közönsége által közvetlenül egy webböngésző segítségével közösen szerkesztett és kezelt szöveges kiadvány”. Ez azt jelenti, hogy a wikiket bárki létrehozhatja és szerkesztheti, aki hozzáféréssel rendelkezik a weboldalhoz.

Egy tipikus wiki több oldalt tartalmazhat egy témában, és több közreműködő számára szolgál tudásközpontként.

A wikik típusai

A wikik különböző típusait a létrehozás célja és a kívánt együttműködés mértéke alapján oszthatjuk fel. Az a szándékod, hogy egy tudásközpontot hozz létre, amelyhez a világ hozzáférhet, vagy egy személyes könyvtárat, amelyben te kereshetsz a fájljaidban? Korlátozni szeretné, hogy kik adhatnak hozzá vagy szerkeszthetnek tartalmat? Beszéljük meg a wikik 3 fő típusát:

1. Nyilvános wikik – Az információs központként létrehozott wikiket, ahol bárki létrehozhat és szerkeszthet tartalmat, nyilvános wikiknek nevezzük. Ezek mindenki számára nyitottak az együttműködésre. Az olyan népszerű wikik, mint a Wikipedia, a Scholarpedia, a WikiTravel, nyilvánosan hozzáférhetőek.
2. Privát wikik – A privát wikiket a vállalatok belső tudásbázisként használják, a házon belüli információk kezelésére, lehetővé téve a csapatok számára a tudás egyszerű megosztását és a közös munkát. Ez egy olyan hely, ahol a csapat tárolhatja a vállalati irányelvekről, folyamatokról, irányelvekről, SOP-okról (Standard Operating Procedures), projektekről, terméklistákról, munkafolyamatokról, közös bejelentkezésekről, ellenőrző listákról stb. szóló dokumentumokat. Gondoljon rá úgy, mint az Ön házon belüli Wikipédiájára, amelyet privátban készítettek a vállalat számára. Ebben a cikkben részletesen foglalkozunk a privát wikikkel.
3. Személyes wiki – A wikit személyes wikiként is használhatja jegyzetek rögzítésére, tudásbázisként, naplóként, írói eszközként vagy akár projektmenedzsmentként.

A wikik előnyei

A wiki kezdetben hatékony módja lehet az információk összegyűjtésének és terjesztésének. Javíthatja a csapattagok közötti távoli együttműködést, és egyszerű módot biztosít arra, hogy a csapat egy oldalon álljon. A wikik néhány legfontosabb előnye a következő:

• Mindenki létrehozhat egy wikit
• Egyszerűen szerkeszthet bárki egy wikit
• Egyszerűen megtanulható és használható
• Egyszerűen frissíthetők az információk
• A csapatok együtt dolgozhatnak egyetlen weboldalon
• Egyszerűen oszthatják meg és dolgozhatnak együtt a dokumentumokon
• Egyszerűen nyomon követheti az elvégzett változtatásokat és visszaállíthatja az előző verziót
• Flexibilis struktúra a wiki létrehozásához az igényeinek megfelelően
• Wiki szoftverek széles választéka közül választhat
• alacsony költséggel kezelhető

A privát wikikről fogunk részletesen beszámolni, amelyeket gyakran belső wikiknek vagy vállalati wikiknek is neveznek. A privát wiki vagy belső wiki központi információs központként funkcionál a vállalati tudás és információk kezelésére és megosztására.

Bővebben:

Szükséged van egy privát wikire?

Mielőtt belekezdesz egy wiki szoftverbe, fontos, hogy meghatározd a wiki létrehozásának célját. Milyen előnyei vannak a wiki létrehozásának és a tudás ilyen módon történő megosztásának?

Készítsen egy listát a különböző részlegekről, személyekről, a szükséges információforrásokról és az emberek együttműködésének szükségességéről.

Nézzük meg a legfontosabb okokat, amelyek miatt cégének szüksége lehet egy privát wikire:

• Távoli csapata van, amelynek együtt kell működnie?
• Tudásközpontot szeretne létrehozni az összes alkalmazott számára?
• Egy egyszerű, de hatékony módot keres a dokumentumok közös létrehozására és szerkesztésére?
• El kívánja könnyíteni a dokumentumokkal kapcsolatos kommunikációt és megbeszéléseket?
• A csapatának szüksége van az információk gyors keresésére és elérésére?
• Belső vagy külső információk gyors importálására és exportálására van szüksége?
• Szeretné látni egy dokumentum összes írási és szerkesztési lépését?
• Egy gyors módot keres az alkalmazottak beillesztésére vagy képzésére?

Ha a fenti kérdések többségére igennel válaszolt, olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan válasszon egy jó wiki szoftvert.

Must-Haves egy privát wiki szoftverben

Az Ön által létrehozott wikit több érdekelt fél is használni fogja, ezért biztosítsuk, hogy minden szükséges funkcióval rendelkezik.

Mondjuk el, milyen funkciókkal kell rendelkeznie a vállalati wikinek:

1. Együttműködő szerkesztő – A wiki szoftverének támogatnia kell a valós idejű együttműködést, hogy a csapata együtt szerkeszthesse ugyanazt a dokumentumot. Emellett képesnek kell lennie gazdag média, például képek, videók, fájlok stb. hozzáadására is.
2. Szervezett struktúra és mappák – A munkaterületek megkönnyítik az együttműködést, az információk megosztását, és biztosítják, hogy a megfelelő csapattagok vagy ügyfelek hozzáférjenek az információkhoz. A wikit is képesnek kell lennie mappákba rendezni a rendezett és szilárd, szervezett struktúra érdekében.
3. A vállalati eszközök tárolása és megosztása – A wikinek rendelkeznie kell egy tartalomkönyvtárral a képek, fájlok és digitális tartalmak mentéséhez, amelyeket a belső wikihoz ad hozzá, hogy mindenki könnyen hozzáférhessen és újra felhasználhassa őket.
4. Gazdag beágyazási lehetőségek – Az interaktív dokumentumok létrehozásához könnyen be kell tudnia ágyazni weblinkeket, médiafájlokat, felhőfájlokat egyszerűen.
5. Keresés – A keresés kulcsfontosságú tényező a wikik egyszerű használatában. Egy wikinek lehetővé kell tennie, hogy bárki könnyedén kereshet a dokumentumokban, és bónusz lenne, ha a dokumentumon belüli tartalomban is tudna keresni.
6. Hozzászólások – Ha segítségre van szükséged egy wikin belül, vagy kérdésed van vele kapcsolatban, gyorsan kell tudnod inline kommentet írni anélkül, hogy elhagynád a dokumentumot.
7. Dokumentumok összekapcsolása – Képesnek kell lennie arra, hogy a különböző témák és tárgyak körüli dokumentumokat összekapcsolja, hogy minden együtt működjön, megkönnyítve ezzel a tudás megosztását.
8. Engedélyezési & hozzáférési szintek – A belső wikinek képesnek kell lennie engedélyezési szintek beállítására, hogy az információkhoz a megfelelő személyek férhessenek hozzá.

Bővebben:

Miért a Bit a legjobb módja a Wiki létrehozásának?

A wikik létrehozásához olyan profi eszközre van szüksége, amely segít létrehozni, megosztani és együttműködni az érdekelt felekkel, és hatékonyan elvégezni a munkát. Itt jön a képbe a Bit!

A Bit.ai egy újkori dokumentációs és tudásmenedzsment eszköz, amely segít a csapatoknak az együttműködésben, megosztásban, nyomon követésben és az összes vállalati tudás egy helyen történő kezelésében.

A Bit segítségével könnyedén hozzáadhat képeket, táblázatokat, Google Slides, YouTube-videókat, PDF-eket, térképeket, diagramokat, grafikonokat és egyebeket a wikikhez, hogy vizuálisan lenyűgözővé tegye azokat.

Főbb jellemzők

1. Valós idejű kollaboratív szerkesztő – A Bit támogatja a valós idejű együttműködést, így a csapat együtt szerkesztheti ugyanazt a dokumentumot. A platform funkciógazdag, de egyszerű kialakítású és intuitív kezelőfelülettel rendelkezik, így egy új felhasználó számára is könnyen eligazodik benne. Gazdag médiát, például képeket, videókat, fájlokat stb. is hozzáadhat.
2. Szervezett munkaterületek és mappák – A Bit egy helyre hozza az összes információt azáltal, hogy lehetővé teszi az információk munkaterületekbe és mappákba történő szervezését. Munkaterületeket hozhat létre projektek, csapatok, osztályok és ügyfelek körül. Egy munkaterülethez hozzáadott mindenki hozzáférhet és együttműködhet annak tartalmán. Az egyes munkaterületeken belül korlátlan számú wikit hozhat létre, és hozzáférhet a tartalomkönyvtárához.
3. Tartalomkönyvtár – A Bit rendelkezik egy tartalomkönyvtárral a munkaterület szintjén, ahol tárolhatja és megoszthatja a vállalati eszközöket. Képeket, fájlokat és digitális tartalmakat menthet el egyszerűen, hogy az egész csapat bármikor hozzáférhessen.
4. Gazdag beágyazási lehetőségek – A Bit.ai több mint 100+ webes alkalmazással (pl.: YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, stb.) integrálódik, hogy a csapatok a puszta szövegen és képeken túl információkat is beleszőhessenek a wikibe.
5. Intelligens keresés – A Bit nagyon erős keresési funkciókkal rendelkezik, amelyek segítségével bárki gyorsan találhat információt. Mappákat, fájlokat, dokumentumokat és a dokumentumokon belüli tartalmakat kereshet az összes munkaterületen keresztül.
6. Inline megjegyzés és felhívás – Lehetőség van inline megjegyzéseket tenni egy dokumentumon belül, és pingelni egy felhasználót a munkaterületen belül. A Bit képes e-mail értesítést küldeni a dokumentumhoz fűzött megjegyzésekről. Szöveget is kiemelhet, és a @mention használatával megjelölhet valakit a dokumentumon belüli bármely szöveggel kapcsolatban.
7. Dokumentumok összekapcsolása – A Bit lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy korlátlan számú dokumentumot hozzanak létre, és azokat összekapcsolják, hogy a tudásbázist bővítő wikiket hozzanak létre. Egyszerűen csak jelölje ki a szavakat, és lehetősége van új dokumentum létrehozására.
8. Engedélyek & hozzáférés megosztása – A Bit támogatja az olyan funkciókat, mint a dokumentumkövetés, felhőfeltöltés, sablonok, dokumentumzár, dokumentum lejárat, jelszóvédelem, fájlhozzáférési korlátozások stb. amelyek segítenek a fontos vállalati információk biztonságban tartásában.

Hogyan hozzon létre egy wikit a Bit segítségével?

Ha úgy döntött, hogy a wiki a megfelelő választás az Ön számára, és szeretne gyorsan létrehozni egy wikit egyszerű felülettel, nagyszerű integrációkkal és kódolási fejfájás nélkül! Íme, hogyan kezdheted el könnyedén:

1. lépés: Hozz létre egy Bit-fiókot

Lépj a Bit.ai kezdőlapjára, és kattints a Get Started for Free vagy a Sign Up gombra a kezdéshez. A regisztrációhoz adja meg az e-mail címét. Miután belépett, létrehozhatja a profilját.

2. lépés: Munkaterület létrehozása

A regisztráció után a műszerfalára kerül, a munkaterület részre kell mennie! Kattints a jobb oldalon található ‘Munkatér létrehozása’ gombra. Megjelenik egy felugró ablak, amely arra kér, hogy adj nevet az új munkaterületednek.

Munkaterületet hozhat létre egy csapat, részleg, nagy projekt, ügyfél, partner stb. köré, és ennek megfelelően nevezheti el.

3. lépés: Csapattagok hozzáadása

A Bit lehetővé teszi, hogy csapattagjai valós időben együttműködjenek, és együtt végezzék el a munkát. Meghívhat másokat is a cégéből, hogy csatlakozzanak Önhöz egy munkaterületen belül, és együttműködhetnek a munkaterületen belüli tudással, projektekkel, dokumentumokkal és tartalommal.

Ez egy egyszerű módja a projektek kezelésének, prezentációk készítésének, ötletelésnek, SOP-k vezetésének, tervek készítésének, és ami a legfontosabb, a céges információk és tudás megosztásának!

4. lépés: Hozza létre a kívánt dokumentumot

Ha már a munkaterületen van, kattintson az “Új létrehozása” gombra. Egy üres Bit dokumentumot fog kapni, amely készen áll a használatra!

A rész: Belső Wiki

A dokumentumok összekapcsolásához kövesse az alábbi utasításokat:

1. Nyisson meg egy Bit dokumentumot, és kezdjen el gépelni.

👉🏼2. Jelölje ki a szöveg bármely részét.

👉🏼3. Megjelenik egy formázási eszköztár. Kattintson a “Link a dokumentumhoz.”

👉🏼4. Indítsa el bármely dokumentum keresését ezzel a munkaterülettel.

👉🏼5. Ha megtalálta, hozzáadhatja a dokumentumhoz, és látni fogja, hogy az eredetileg kiemelt szövegben most már egy hiperlink található, amely a felhasználót az adott dokumentumhoz vezeti.

B. rész: Külső Wiki

6. 👉🏼 A legördülő listából válassza a “Megosztás” lehetőséget.

7. 👉🏼És megnyílik a megosztás engedélyezése felugró ablak. Kattintson a ‘Megosztás bekapcsolása’ gombra.

👉🏼8. Másolja ki az élő linket, ragadja meg a beágyazási kódot, vagy hozzon létre egy nyomon követhető linket a dokumentum megosztásához.

Végkövetkeztetések

A Wikik olyan közösségi oldalak, amelyek segíthetnek a vállalatnak a tudás megosztásában, az ötletek megvitatásában és a távoli együttműködésben. Mielőtt létrehoz egy wikit; határozza meg egyértelműen az üzleti célt, a lehetséges felhasználási eseteket és a megosztási követelményeket.

Ezeknek megfelelően válassza ki a wiki megfelelő típusát és a wiki szoftvert a munka elvégzéséhez. Tegyen egyértelmű biztonsági protokollokat és használati szabályokat. Győződjön meg róla, hogy szervezett mappa- vagy linkstruktúrát hoz létre, hogy a csapatok produktív módon bővíthessék a tudást.