Meghatározás: A beszerzési igénylőlap egy olyan dokumentum, amelyet egy osztály használ arra, hogy a beszerzési osztálytól anyag- vagy árubeszerzést kérjen. Más szóval, ezt a nyomtatványt az osztályok arra használják, hogy értesítsék a beszerzési osztályt arról, hogy nyersanyagokra van szükség a gyártáshoz, vagy árura van szükség az eladótérben.
Mit jelent a beszerzési igénylés?
A csalás megelőzése érdekében az osztályok vezetői általában nem rendelhetnek közvetlenül a szállítóknál és a vállalat nevében. Ehelyett egy másik, beszerzési részlegnek nevezett kreatív részleg ténylegesen leadja a megrendeléseket a harmadik féltől származó szállítóknál. A beszerzési igénylőlapokat az osztályvezetők arra használják, hogy tájékoztassák a beszerzési osztályt arról, hogy milyen anyagokra van szükségük.
Amikor egy osztályvezető úgy látja, hogy az anyagok fogyóban vannak, kitölti az igénylőlapot, amely tartalmazza a dátumot, a vezető nevét, a mennyiséget, a modellszámokat, a megrendelés részleteit és a szállítót. Az igénylőlap csak egy lépés az utalványrendszer rendelési folyamatában. Nézzünk egy rövid példát arra, hogyan működik az egyik ilyen rendszer.
Példa
Először is, egy osztály, amelynek anyagokat kell rendelnie, létrehoz egy beszerzési igénylőlapot. Ez a nyomtatvány értesíti a beszerzési osztályt, hogy szükség van készletekre. A beszerzési osztály jóváhagyhatja, módosíthatja vagy elutasíthatja a másik osztály kérését. Ha a megrendelést jóváhagyják, a beszerzési osztály létrehoz egy beszerzési megrendelést.
Ezt a megrendelési űrlapot elküldik a szállítónak, amelyben értesítik, hogy a vevő árut kíván vásárolni. Ha a szállító elfogadja a megrendelést, legyártja és leszállítja az árut egy számlával együtt. Az átvevő részleg kicsomagolja az árut, és átadja az átvételi jelentést a könyvelési részlegnek, amely már rendelkezik a számlával és a megrendeléssel. Ha ezek a dokumentumok mindegyike megegyezik, a könyvelési osztály kiállíthat egy számla-jóváhagyási értesítést a pénztárosnak, jelezve, hogy a szállítónak lehet fizetni.
Tudom. Ez egy hosszú, unalmas folyamatnak tűnik. Az is, de azért van bevezetve, hogy megakadályozza a csalárd vásárlásokat, és megvédje a vállalat vagyonát a helytelen rendelésektől.