Mi a munkamegrendelés? Egy egyszerű munkamegrendelés magyarázata

A munkamegrendelés egy ügyfélnek szóló feladat vagy munka, amelyet be lehet ütemezni és ki lehet osztani valakinek. A kifejezést általában a helyszíni szolgáltatási ágazatban használják, ahol a Munkamegbízásokat vagy munkákat a helyszíni technikusokhoz rendelik ki. A Munkamegrendelések különböző feladatokkal, például berendezések telepítésével, javításával vagy karbantartási munkákkal bízzák meg a terepi technikusokat

A Munkamegrendelések általában az ügyfél kérésére születnek. Sok esetben azonban a Munkamegbízások egy korábban elvégzett vizsgálat vagy ellenőrzés utóintézkedései is lehetnek. Íme néhány példa, amely tényleges munkamegrendelést jelez:

1. Egy ingatlanellenőrzés többféle javítás szükségességét jelezheti – tetőfedés, vízvezeték-szerelés, tereprendezés, villanyszerelés stb. Itt minden egyes javítás önálló munkamegrendelés lehet.
2. Egy munkahelyi egészségügyi és biztonsági értékelés ( OSHA-ellenőrzés) jelzi a feliratok cseréjének, a világítás cseréjének, a veszélyes anyagok eltávolításának, a lépcsőházak tehermentesítésének stb. szükségességét. – ezek mindegyike lehet egy-egy munkamegrendelés.
3. A gyártó berendezések tervezett karbantartási ellenőrzése jelzi az alkatrészek cseréjének, kenőanyagok hozzáadásának és az alkatrészek hangolásának szükségességét – ez lehet egy vagy több munkamegrendelés.

A munkamegrendelés egy munka részleteinek leírását tartalmazza. A munkamegbízások lehetnek egyszerűek. Egy egyszerű Munkamegbízás csak az alábbi ábrán arany színnel jelölt öt elemet igényli. Az összes többi elem opcionális.
Az űrlapok és sablonok használata segít a könnyebb kezelésben.

Az űrlapok például nem kötelezőek, de egy vagy több űrlap használható a tevékenységek megszervezésére vagy dokumentálására testreszabott és újrafelhasználható ellenőrző listákkal. Az űrlapok tartalmazhatnak olyan oldalakat, amelyek segítségével “logikát” lehet adni ahhoz, hogy az űrlapon szereplő elemek melyiket mutassák be.

Az egyéb, zöld színnel jelölt opcionális elemek, mint például egy becslés (vagy árajánlat), szerepelhetnek egy munkamegrendelésben. Ha az opcionális elemek közös készletét gyakran használják, akkor egy nevesített sablon részeként csoportosíthatók, hogy felgyorsítsák a Munkamegrendelésbe való felvételüket.

Egy egyszerű munkamegrendelés meghatározása

A következő példa a lakóingatlan-kezelési ágazatból ad egy nagyjából áttekintést arról, hogy egy egyszerű munkamegrendelést hogyan terveznek és hajtanak végre egy munkaerő-kezelő szoftver segítségével.

Nézzük meg az alábbi példát a lakóingatlan-kezelési iparágból.

1. Joe, a csapatfelügyelő, kérést kap egy ügyféltől, hogy segítsen neki a tereprendezésben a telephelyén.
2. Joe létrehoz egy Munkarendelést, és azt Timhez rendeli, aki Joe csapatában dolgozik. A Munkamegrendelés kiosztásának számos módja van – telefonhívással, SMS-ben vagy egy professzionális Munkamegrendelési szoftver, például a ReachOut használatával. Egy olyan eszköz, mint a ReachOut használata megkönnyíti Joe számára a megfelelő dátum és időpont meghatározását, valamint azt, hogy megadja Timnek a címet, a postafiók kódját és egyéb információkat, amelyekre szüksége lehet a Munkamegbízás teljesítéséhez.
3. Tim rögzíti a Joe-tól kapott információkat, és a megbeszélt időpontban lemegy az ügyfél ingatlanához, hogy elvégezze a tervezett tereprendezési munkákat, például a törmelék eltakarítását. Egy olyan munkamegrendelő szoftver, mint a ReachOut, biztosíthatja, hogy Tim a naptárában előre megadott időpontban, az utasításokkal pontosan az ügyfél helyszínére érjen. A ReachOut a Térképekkel együttműködve segít Timnek megtalálni a legjobb útvonalat az ügyfél ingatlanához. A ReachOut értesítéseket is küld, így Tim időben emlékeztetőt kap a munkamegrendelésről.
4. A legtöbb professzionális terepi szolgáltató cégnél a Timhez hasonló terepi technikusok kitöltenek egy űrlapot az ingatlanon elvégzett munkával kapcsolatos információkkal. Egy ilyen űrlap tartalmazhat – bejelentkezési és kijelentkezési időpontokat, egy ellenőrző listát a munkához és néhány jegyzetet. Egyes cégek megkövetelhetik, hogy az ügyfelek aláírják a nyomtatványt, hogy megerősítsék, hogy a munkát elvégezték. Mindezek az információk rögzíthetők papíron vagy a Tim okostelefonján lévő munkarend-kezelő alkalmazással. A ReachOut segítségével Tim fényképeket is készíthet GPS-koordinátákkal, hogy szükség esetén bizonyítani tudja a munkát.
5. Mihelyt Tim elvégezte a munkamegrendelést, Joe kiszámlázhatja az ügyfélnek a jól végzett munkát. Az olyan munkamegrendelő szoftverek, mint a ReachOut, segítenek a számlák egyszerű létrehozásában és elküldésében az ügyfeleknek.

Átalakulás a munkamegrendelési szoftverrel

Tradicionálisan a munkamegrendelések kiosztása telefonhívások útján történt. Az utasításokat és a nyomtatványokat papír és toll segítségével kezelték. Egyes vállalatok laptopokat használnak a nyomtatványok rögzítésére. Manapság azonban a szolgáltató vállalkozások egyre inkább átállnak a munkarendszoftverekre és a ReachOut-hoz hasonló terepi szervizmenedzsment szoftverekre. A ReachOut webes háttértárként és a hozzá tartozó mobilalkalmazásként elérhető, és lehetővé teszi, hogy a helyszíni technikusok okostelefonon vagy táblagépen keresztül kapjanak utasításokat, űrlapokat, értesítéseket és címeket.

“Itt az ideje, hogy a szervizvállalkozások a technológiával lépjenek előre, és a munkarendszoftver bevezetése a folyamat egyik lépése. Az általa biztosított kényelmi szint a hatékonyság javításával és a munkafolyamatok optimalizálásával együtt segít többet elvégezni kevesebb idő alatt, a hozzáadott ügyfél-elégedettség pluszpontja mellett.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Az ügyfelek könnyedén hozzáadhatnak munkainformációkat, megjegyzéseket fűzhetnek képekhez, aláírásokat vehetnek fel az ügyfelektől, és könnyedén kezelhetik saját munkájukat. Az ilyen rendszerek lehetővé teszik a felügyelők számára, hogy a világ bármely pontjáról irányíthassák csapataikat. Emellett a ReachOut azt is lehetővé teszi a vállalkozók számára, hogy több csapatot hozzanak létre különböző felügyelőkkel.

A munkarendek egy szervezet lényege. Ezért egy szervezet növekedésének biztosítása érdekében szükségessé válik egy áramvonalas és problémamentes munkamegrendelési rendszer fenntartása. Egy olyan intelligens munkarendszoftver, mint a ReachOut nemcsak megkönnyíti a munkarendek karbantartását, hanem megakadályozza az idő- és pénzpazarlást is.

További olvasmányok:

• Munkautasítás felvétele
• Munkautasítás kiosztása/elküldése
• Munkautasítások online elvégzése
• Mi az a munkautasítás-csomag

.

• A munkamegrendelés főnézet
• Hogyan testre szabhatja a munkamegrendelés beállításait
• Hogyan módosíthatja a munkamegrendelés állapotát
• és még sok más