A munkáltató éves szövetségi munkanélküliségi adóbevallása, az IRS 940-es nyomtatványa egy olyan éves nyomtatvány, amelyet az egy vagy több alkalmazottal rendelkező vállalkozások nyújtanak be az IRS-hez. Ezt arra használják, hogy kiszámítsák a munkáltató szövetségi munkanélküliségi adóját a vállalkozás éves bérköltsége alapján.
Az IRS 940-es nyomtatvány megértése
Minden évben minden alkalmazottal rendelkező vállalkozásnak be kell nyújtania a 940-es nyomtatványt, hogy kiszámítsa a szövetségi szinten fizetendő munkanélküliségi adó összegét. Ez a béradó az egyes munkavállalók (beleértve az S-társaságok tulajdonosait is, akik a vállalkozásuk számára végzett munkáért fizetést kapnak) első 7000 dolláros bérén alapul.
A nyomtatvány egyetlen egyoldalas bevallás, amely felsorolja az összes munkavállalónak teljesített kifizetéseket, csökkentve a Federal Insurance Contributions Act (FICA) alól mentesített kifizetésekkel, mint például bizonyos béren kívüli juttatások, csoportos kockázati életbiztosítások és az eltartottak ápolási támogatása.
Ha egy munkáltatónak egynél több államban vannak alkalmazottai, előfordulhat, hogy a 940-es nyomtatvány A. táblázatát is ki kell töltenie az adó kiszámításához, ha olyan államokban dolgoznak, amelyekben a munkanélküli-kártérítési törvények alapján a bérek jóváírása csökkentésre kerül. Az állami munkanélküliségi adó 5,4%-os jóváírásának ez a csökkentése akkor következik be, ha az államok a szövetségi kormánytól vettek fel kölcsönt munkanélküli-ellátási kötelezettségeik fedezésére, és ezeket az összegeket még nem fizették vissza.
Mi a 940-es nyomtatvány és mire használják?
Bár a korábbi munkavállalók munkanélküli-ellátását az államok fizetik, a szövetségi kormány biztosít fedezetet. Ez a szövetségi munkanélküliségi adó beszedésével történik, hogy szükség esetén forrásokat biztosítson az államok számára az ellátási kötelezettségeik teljesítéséhez. A szövetségi munkanélküliségi adótörvény (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) erre a célra béradót hozott létre, és az IRS 940-es nyomtatványt használják a munkáltató éves adókötelezettségének bejelentésére.
Mi a különbség a 940-es és a 941-es nyomtatvány között?
Ne keverje össze a 940-es nyomtatványt, amely a munkanélküliségi adó céljára szolgáló éves munkáltatói bevallás, más munkáltatói bevallásokkal, mint például:
- 941-es nyomtatvány, a munkáltató negyedéves szövetségi adóbevallása, amelyet a jövedelemadóra vonatkozó béradó-visszatartás, valamint a munkavállalók társadalombiztosítási és Medicare (FICA) adóból való részesedésének, valamint a munkáltató FICA-ból való részesedésének bejelentésére használnak.
- Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, amelyet a 941-es nyomtatvány helyett a visszatartott szövetségi jövedelem- és FICA-adók (a munkavállalói és munkáltatói rész) összegének évente egyszeri bejelentésére használnak.
- Form 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, amelyet a negyedéves munkáltatói bevallások helyett kell benyújtani, ha a munkáltató “kicsi”. Ez azokra a munkáltatókra vonatkozik, akiknek az éves adókötelezettsége a szövetségi jövedelemadó, FICA (munkavállalói és munkáltatói rész) összesen legfeljebb 1000 dollár.
A 940-es szövetségi nyomtatvány benyújtása
A 940-es nyomtatványt évente egyszer kell benyújtani, függetlenül attól, hogy a vállalkozás elbocsátott-e munkavállalókat, és az állam értesítette-e a foglalkoztatási juttatások igénybevételéről. Papíron vagy elektronikusan is benyújtható.
A 940-es nyomtatványt be kell nyújtanom a vállalkozásomnak?
A vállalkozásnak be kell nyújtania a 940-es nyomtatványt, ha a folyó vagy az előző év bármely naptári negyedévében (január-március, április-június, július-szeptember és október-december) legalább 1000 dollárnyi bért fizetett ki. A szövetségi munkanélküliségi alapadó mértéke 6% minden egyes munkavállaló egész évi bérének első 7000 dollárjára. Az állami munkanélküliségi adókra azonban legfeljebb 5,4%-os jóváírás jár, ami a nettó adókulcsot 0,6%-ra csökkenti.
Azoknak a munkáltatóknak, akiknek egynél több államban vannak alkalmazottaik, vagy akiknek egy kreditcsökkentő államban van telephelyük, be kell nyújtaniuk a 940-es nyomtatvány A táblázatát.
Mikor kell benyújtani a 940-es nyomtatványt?
A 940-es adónyomtatványt a bérek kifizetésének évét követő január végén kell benyújtani. A 2019-es évre vonatkozóan a 940-es nyomtatvány esedékessége 2020. január 31-én esedékes. A nyomtatvány benyújtása évente történik, annak ellenére, hogy az adóbefizetéseket esetleg negyedévente kell teljesíteni.
Mikor és hová kell elküldeni a befizetést
Még ha a 940-es nyomtatványt évente egyszer nyújtják be, előfordulhat, hogy a munkáltatónak negyedévente kell adóbefizetést teljesítenie. Ha a szövetségi munkanélküliségi adó összege a naptári évben meghaladja az 500 dollárt, legalább egy negyedéves befizetést kell teljesíteni. A befizetést a naptári negyedév végét követő hónap utolsó napjáig kell teljesíteni. Ha tehát egy munkáltató szövetségi munkanélküliségi adója a januártól márciusig terjedő időszakra vonatkozó bérszámfejtés alapján összesen 600 $, akkor az adót április 30-ig kell befizetni.
Ha a negyedéves kötelezettség egy negyedévben 500 $ vagy annál kevesebb, akkor az átvihető a következő negyedévre. Ha az év első negyedévében a kötelezettség 400 $, akkor ez az összeg átvihető, és hozzáadódik a második negyedévi kötelezettséghez annak meghatározásához, hogy kell-e fizetni.
Ha negyedévente kell fizetni, akkor azt a szövetségi kormánynál kell letétbe helyezni. Ezt az EFTPS-en, egy ingyenes és biztonságos online szövetségi adófizetési programon keresztül lehet megtenni.
A 11 vagy annál kevesebb alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozások számára elegendő az adó éves befizetése, mivel a negyedéves fizetési küszöböt nem lépik túl. Ha például öt alkalmazottja van, akik az első negyedévben 10 000 $ (csak az első 7 000 $ számít), 8 000 $ (csak az első 7 000 $ számít), 6 000 $, 4 000 $ és 1 000 $ összegű díjazásban részesülnek, akkor erre a negyedévre nem kell fizetni. Az adókötelezettség erre a negyedévre 150 dollár (25 000 dollár x .006), ami kevesebb, mint az 500 dolláros befizetési küszöbérték.
Hová nyújtják be a vállalkozások a 940-es szövetségi nyomtatványt?
A 940-es nyomtatványt az IRS-hez nyújtják be. Ha a bevallást papíron nyújtja be, akkor azt a 940-es nyomtatvány utasításában szereplő címre kell elküldeni. A cím a munkáltató székhelyétől és attól függ, hogy a nyomtatványhoz mellékelnek-e kifizetést. A cím évről évre változhat, ezért ezt a postázás előtt ellenőrizni kell.
Elektronikusan is benyújtható?
A 940-es adónyomtatványt elektronikusan is benyújthatja, és az IRS erre ösztönzi is. Az ilyen módon benyújtott nyomtatványok az IRS e-file programján keresztül kerülnek benyújtásra. Ez az IRS által jóváhagyott szoftver megvásárlását jelenti a bevallás kitöltéséhez és elektronikus úton történő benyújtásához az ügynökséghez. Ennek általában díja van. Alternatív megoldásként igénybe vehet egy adószakértőt vagy egy bérszámfejtési szolgáltatót.
Hogyan kerülhetem el a vállalkozásomra vonatkozó büntetéseket?
A szövetségi munkanélküliségi adóval kapcsolatos munkáltatói kötelezettségek betartása segíthet elkerülni a büntetéseket és kamatokat. Ez a következőket jelenti:
- A 940-es nyomtatvány határidőre történő benyújtása (és annak biztosítása, hogy az hiánytalan és pontos legyen).
- A szövetségi munkanélküliségi adó teljes összegének befizetése az előírt időpontban (és annak biztosítása, hogy a befizetéseket az Ön pénzintézete, amelynél a kifizetéseket teljesítik, tiszteletben tartja).
A 940-es nyomtatvány útmutatója
A 940-es nyomtatvány kitöltése egyszerű, amennyiben minden szükséges információval rendelkezik.
- Adja meg vállalkozásának nevét, címét és munkáltatói azonosító számát (EIN). Ha egyéni vállalkozó, írja be a nevét a “név” sorba, a cégnevét pedig a “cégnév” sorba. A cégnév sorba nem kell beírni, ha a vállalkozás neve és a cégnév megegyezik.
- Szükség esetén adja meg a benyújtandó bevallás típusát. Ez magában foglalja annak jelölését, hogy módosított bevallásról, jogutód munkáltatói bevallásról, adókötelezettség nélküli bevallásról van szó, mivel az év során nem fizettek bért, vagy ha a vállalkozás megszűnt és nem fizet bért (így az IRS a következő évben nem fogja keresni a be nem nyújtott bevallást).
- Az adó kiszámítása az összes alkalmazottnak teljesített kifizetések beírásával történik, ezt csökkenteni kell az adómentes kifizetésekkel (pl., egészségbiztosítási munkáltatói kifizetések, minősített nyugdíjprogramokhoz való munkáltatói hozzájárulások), majd adja meg az egyes munkavállalóknak a 7 000 $-t meghaladó összes kifizetést, hogy megkapja az adóköteles béreket. Ezt az összeget szorozza meg 0,006-tal a kiigazítások előtti adó meghatározásához.
- Végezze el a szükséges kiigazításokat, például a korábban ismertetett hitelcsökkentési összegeket.
- Meghatározza a fizetendő végleges adót, valamint azt, hogy van-e esedékes egyenleg vagy túlfizetés az év során teljesített befizetések alapján. Ha az esedékes egyenleg 500 $ vagy annál nagyobb, akkor azt be kell helyezni (a korábban ismertetett módon). Ha az esedékes egyenleg ennél kevesebb, a befizetés a bevallással együtt teljesíthető. Ha túlfizetés keletkezik, mert már túl sokat fizettek be, azt vissza lehet téríteni, vagy a következő bevallásnál lehet alkalmazni (töltse ki a 940-V nyomtatványt, Fizetési utalványt), hogy a befizetés jóváírásra kerüljön az adószámláján.
A munkanélküliségi adók nyomon követése
A munkáltató egyik fontos feladata a munkanélküliségi adók nyomon követése és a 940-es adóbevallás időben történő benyújtása. Ezek a feladatok egyszerűsíthetők egy bérszámfejtő szolgáltató segítségével.