Az egyetem az egyetemi irányelvek, valamint az állami és szövetségi követelmények szerint megköveteli a bűnügyi háttérellenőrzést, beleértve a szexuális bűnözők nyilvántartásának ellenőrzését is, a munkára jelentkezők, a jelenlegi alkalmazottak és az egyetemmel kapcsolatban álló személyek esetében. Az elvégzett ellenőrzés típusa a pozíciótól függően változik. Az alábbi referenciatáblázat segíthet meghatározni, hogy milyen típusú háttérellenőrzésre van szükség.
Háttérellenőrzés a Workdayben
Mikor van szükség háttérellenőrzésre?
Ez egy rövid összefoglaló a háttérellenőrzési követelményekről. A követelmények részletes magyarázatáért tekintse meg az alábbi információkat, vagy olvassa el az egyetemi szabályzatot.
Bűnügyi háttérellenőrzésre akkor lehet szükség, ha:
- A pályázó (végleges) vagy jelenlegi alkalmazott nem rendelkezik aktában lévő háttérellenőrzéssel.
- A jelenlegi alkalmazott pályázik egy pozícióra, és az aktában lévő ellenőrzés több mint 12 hónapos.
- Egy korábbi alkalmazott 6 hónapnál hosszabb ideig szünetel, függetlenül attól, hogy a korábbi ellenőrzés milyen régi.
- Egy korábbi alkalmazott 6 hónapnál rövidebb ideig szünetel, de a korábbi ellenőrzés több mint 12 hónapos.
- Egy jelenlegi alkalmazott új pozícióba kerül, és a korábbi ellenőrzés más kollégiumnál, dékánnál vagy alelnöki egységnél történt.
- A jelenlegi vagy korábbi alkalmazott olyan pozícióba lép, amelyhez szállítói ellenőrzés szükséges, és nincs szállítói ellenőrzés az aktában.
- A hallgatói alkalmazott nem minden hosszú félévben van beiratkozva, vagy 60 hónapnál régebbi háttérellenőrzéssel rendelkezik.
- A hallgatói alkalmazott nem hallgatói pozícióba lép.
Ha úgy gondolja, hogy a fent felsorolt okoktól eltérő okból indult háttérellenőrzés, forduljon a HR Recordshoz a [email protected] vagy az 512-471-5127 e-mail címen.
A pályázó
A felvétel előtt kérnie kell a bűnügyi háttérellenőrzést a pozícióra pályázó(k) vagy véglegesített pályázó(k) esetében. Ez magában foglalja a következőket:
- Tanulói, oktatói, minősített és adminisztratív/szakmai (A&P), és alkalmi munkavállalói pozíciók
- Fizetett vagy nem fizetett kapcsolt pozíciók, amelyek
- Páciensellátást igényelnek
- Gyermekellátás vagy kiskorúakkal való érintkezés
- Információs erőforrásokhoz vagy információs erőforrás technológiákhoz való közvetlen hozzáférés
- Farmakonokhoz, ellenőrzött anyagokhoz, készpénzhez, csekkekhez vagy hitelkártyákhoz való hozzáférés.
- A jelenlegi alkalmazottak, amikor az egyetem másik pozíciójára pályáznak
- Ha az előző ellenőrzés nem tartalmazta az új pozícióhoz szükséges összes ellenőrzést
- Ha a jelenlegi alkalmazott olyan pozícióra pályázik, amely más dékán vagy alelnök portfóliójába tartozik, és az előző ellenőrzés több mint egy évvel ezelőtt történt.
Minden szükséges ellenőrzést el kell végezni, mielőtt a munkavállaló munkába áll.
Tartózkodó munkatárs
Az egyetemi pozícióra történő jelentkezéskor a jelenlegi munkatársakra ugyanazok a követelmények vonatkoznak, mint a többi pályázóra. Újabb háttérellenőrzést kell kérnie, amikor:
- A jelenlegi alkalmazott új pozícióba kerül egy másik dékán vagy alelnök alá, és a korábbi háttérellenőrzés több mint egy éves
- A munkavállaló hat hónapos vagy hosszabb szünet után tér vissza a munkába
- A munkavállaló hat hónapnál rövidebb szünet után tér vissza, ha az aktában szereplő háttérellenőrzés több mint egy évvel ezelőtt történt
- Az aktában szereplő háttérellenőrzés nem tartalmazta az összes előírt típusú ellenőrzést.
A HR-kapcsolattartók vagy a HR-kapcsolattartók delegáltjai a Háttérellenőrzések kezelése (BCA) rendszer Segédprogramok lapján kereshetik a jelenlegi vagy korábbi alkalmazottak háttérellenőrzési előzményeit.
A felvételi osztály HR-kapcsolattartója vagy HR-kapcsolattartók delegáltja kérelmet hoz létre a Háttérellenőrzések kezelése (BCA) rendszerben, és kéri a kérelmezőt, hogy engedélyezze a háttérellenőrzést. A háttérellenőrzési kérelem engedélyezése után a humánerőforrás kérvényezi a kérelmező hivatalos bűnügyi nyilvántartását, és a hivatalos nyilvántartás áttekintése után kapcsolatba lép a felvételi osztállyal.
Online kérelem és engedélyezés
A HR kapcsolattartó vagy a HR kapcsolattartó delegáltja az online háttérellenőrzési adminisztrációs (BCA) rendszert használja az ellenőrzés kezdeményezésére, és felkéri a kérelmezőt vagy a munkavállalót, hogy engedélyezze az ellenőrzést. A munkavállaló kap egy e-mailt az online rendszerhez vezető linkkel.
Papíralapú engedélyezési űrlap
Ha a kérelmező vagy a munkavállaló nem szeretné elektronikusan megadni az információkat, letöltheti és kitöltheti a Bűnügyi háttérellenőrzési űrlapot (PDF). A HR-kapcsolattartó vagy a megbízott ezt követően a kérelmet és a felhatalmazást beírhatja a Background Check Administration rendszerbe.
A Background Check Administration rendszerrel kapcsolatos további információkért töltse le a BCA áttekintést (PDF).
Bűnügyi előélet felülvizsgálata
A felvételi osztály felülvizsgálhatja a pályázó által közölt bűnügyi előéletet, és a felvételi döntés során figyelembe vehet minden releváns bűnügyi előéletet. A pályázót azonban nem szabad kizárni mindaddig, amíg a hivatalos bűnügyi nyilvántartást a humánerőforrás nem kéri és nem vizsgálja felül. A humánerőforrás ellenőrzi a hivatalos bűnügyi nyilvántartásban talált információkat, és a megállapításokat közli a felvételi osztállyal.
Relevancia a munkaköri követelmények szempontjából
A büntetőjogi információkat eseti alapon kell figyelembe venni, figyelembe véve a bűncselekmény típusát és súlyosságát, a bűncselekmény óta eltelt időt, valamint azt, hogy a bűncselekmény releváns-e a pozícióval járó feladatok szempontjából. Egy személyt nem lehet automatikusan kizárni a felvételből azért, mert korábban elítélték.
Kérjük, olvassa el a Büntetett előélet és a munkaköri követelmények szempontjából való relevancia felülvizsgálata című oldalt a részletes információkért, mielőtt a jelöltet büntetett előélet alapján kizárják.
A pályázó személyazonosságának ellenőrzése
A felvételi osztály képviselőjének ellenőriznie kell a pályázó személyazonosságát, mielőtt háttérellenőrzést kérhetnek. Ez általában a pályázó által benyújtott fényképes személyi igazolvány megtekintésével történik. Ha a pályázó nem tudja személyesen igazolni a személyazonosságát, kérje meg a pályázót, hogy töltse ki a pályázó azonosítására és igazolására szolgáló űrlapot (PDF).
Ezt a lépést a Fair Credit Reporting Act írja elő, és célja, hogy megakadályozza az információk kiadását, kivéve, ha azt a személy engedélyezte.
Adresszeltérések
Az egyetem betartja a Federal Trade Commission (FTC) szabályzatát, 16 CFR 681. rész. Ha az Egyetemet a bűnügyi háttérellenőrzés során címeltérésről értesítik, az Egyetem követi az FTC irányelveit.
A szükséges háttérellenőrzés költsége és típusa
Szexuális bűnözők nyilvántartása
Minden bűnügyi háttérellenőrzés magában foglalja a szexuális bűnözők nemzeti nyilvántartásának adatbázisában történő keresést.
Texas DPS
Ha a pályázó vagy a munkavállaló az elmúlt hét évben csak Texas államban élt, a bűnügyi előzményeket a Texas Közbiztonsági Minisztériumon (DPS) keresztül kell ellenőrizni.
Nemzeti (szállítói) ellenőrzés
A felvételi osztály bármely felvétel esetén kérhet szállítói ellenőrzést, még akkor is, ha az nem kötelező. A vendor információt gyűjt Texas államra és bármely más államra vonatkozóan, amelyben a személy lakott. A beszállítói ellenőrzés szükséges:
- Ha a személy az elmúlt hét évben Texas államon kívül élt, a beszállítón keresztül történő nemzeti ellenőrzés szükséges
- Ha a személy 25 éves vagy fiatalabb, a beszállítói ellenőrzés szükséges, ha a személy 17 éves kora óta bármikor Texas államon kívül élt
- Minden tanári, igazgatási és szakmai (A&P, 1000-es kód) és egyéb speciális pozíció esetében.
Az alábbi referenciatáblázatból kiderül, hogy milyen típusú ellenőrzésre kerül sor.
Költség
A háttérellenőrzés költségei a felvételi osztálynak kerülnek kiszámlázásra. Kérjük, vegye figyelembe a 2020. június 1-jén hatályba lépő költségnövekedést.
- Texas állam (DPS) ellenőrzése: $10.00
- Nemzeti szexuális bűnözői nyilvántartás ellenőrzése: $6.00
- Vendégellenőrzés, amely magában foglalja a szexuális bűnözői nyilvántartás ellenőrzését: $40.00, plusz az információt nyújtó államok vagy ügynökségek által felszámított további díjak
ifjúsági táborok és gyermekgondozási létesítmények
Az alábbiakban összefoglaljuk az ifjúsági táborokra és gyermekgondozási létesítményekre vonatkozó követelményeket. A követelmények részletes magyarázatát az egyetemi szabályzatban találja meg.
Háttérellenőrzés ifjúsági táborok esetében
Az ifjúsági táborok üzemeltetőinek biztosítaniuk kell, hogy minden olyan alkalmazott, önkéntes és diákmegfigyelő, aki rendszeresen vagy gyakran tartózkodik a táborban, bűnügyi háttérellenőrzésen essen át. Azoknak az önkénteseknek és megfigyelő diákoknak, akik nem esnek átvilágításon, nem szabad felügyelet nélkül hozzáférniük a táborozókhoz. Minden évben új háttérellenőrzésre van szükség.
Az eladó által végzett nemzetközi háttérellenőrzésre akkor lehet szükség, ha a munkavállaló 14 éves kora óta az Egyesült Államokon kívül lakott.
Gyermekvédelmi képzés ifjúsági táborok számára
A kiskorúak számára szervezett ifjúsági tábor vagy program minden alkalmazottja, önkéntese és személyzete köteles képzésen és vizsgán részt venni, hogy érzékenyebbé váljanak a szexuális visszaélés és gyermekmolesztálás figyelmeztető jeleire a Texas Education Code 51. szakasza szerint.976.
A képzési és vizsgáztatási program olyan kiskorúaknak szóló táborok/programok számára kötelező, amelyek az alábbi kritériumok MINDENIKÉNEK megfelelnek:
- Az UT Austin campusán tartják VAGY az UT Austin által bárhol működtetik;
- a táborozók/résztvevők számára szabadidős, sportolási, vallási vagy oktatási tevékenységet folytatnak; és
- a táborozók/résztvevők kiskorúak (18 év alattiak) és nem az UT Austin alkalmazottai.
Bővebb információt az Ifjúságvédelmi program honlapján talál.
Háttérellenőrzés a gyermekgondozási létesítmények számára
A gyermekgondozási létesítményeknek biztosítaniuk kell a büntetőjogi háttérellenőrzés elvégzését, mielőtt engedélyezik az adott személynek, hogy a létesítményben dolgozzon, segítsen vagy jelen legyen, és ezt követően legalább kétévente:
A létesítmény a következő forrásokat használja a háttérellenőrzés elvégzéséhez:
- A Texas DPS név alapú bűnügyi háttérellenőrzés
- A Federal Bureau of Investigation ujjlenyomat alapú bűnügyi háttérellenőrzés
- A Department of Family and Protective Services (DFPS) központi nyilvántartási ellenőrzése
- A szexuális bűnözők nyilvántartási ellenőrzése
- A megfelelő nemzeti vagy nemzetközi szállítói ellenőrzés azok esetében, akik 17 éves koruk óta Texas államon kívül élnek.
Választható háttérellenőrzési szolgáltatások
A humánerőforrás segíthet a pályázó munkatörténetének és végzettségének ellenőrzésében. E szolgáltatás igényléséhez a felvételi osztálynak kérelmet kell létrehoznia a Háttérellenőrzési Adminisztrációban (BCA), és faxon el kell küldenie a Human Resources-nak az iskolai végzettség és a foglalkoztatás ellenőrzésére vonatkozó Háttérellenőrzési kérelem nyomtatványt. Jelölje meg a kérvényen, hogy milyen ellenőrzésre van szükség.
Munkaviszonyok ellenőrzése
A munkaviszony ellenőrzése magában foglalja a munkaviszony dátumának, címének és béradatainak ellenőrzését legfeljebb három korábbi munkáltatónál (az elmúlt hét évben).
Az oktatás ellenőrzése
Az oktatás ellenőrzése magában foglalja a diploma(k), engedély(ek) vagy bizonyítvány(ok) ellenőrzését.
Költség
Az oktatási és foglalkoztatási információk ellenőrzésének költsége a szállító szokásos díja, valamint az információt szolgáltató ügynökségek által felszámított díjak.
- Elképzettség 11,55 $ diplománként
- Foglalkoztatás 11,55 $ munkáltatónként
- Plusz az információt szolgáltató államok vagy ügynökségek által felszámított esetleges további díjak.
Háttérellenőrzési referenciatáblázat
A nemzeti szexuális bűnözői nyilvántartás ellenőrzése mindig szükséges, és minden bűnügyi háttérellenőrzéssel együtt automatikusan elvégzik.
*Ha a pályázó vagy a munkavállaló az elmúlt 7 évben Texas államon kívül élt, akkor eladói ellenőrzésre van szükség. Ha a pályázó/alkalmazott 25 éves vagy annál fiatalabb, szállítói ellenőrzésre van szükség, ha 17 éves kora óta bármikor Texas államon kívül lakott.
| Pozíció | Szükséges ellenőrzés(ek) típusa |
|---|---|
| Besorolás | Texas DPS* |
| A&P vagy kód 1000 | Vendor |
| Faculty | Vendor |
| Tanuló | Texas DPS* |
| Folyamatos alkalmazott | Texas DPS vagy szállító |
| ifjúsági tábor alkalmazottja vagy önkéntes | Texas DPS* |
| gyermekgondozási intézmény dolgozója | Texas DPS*, FBI, DFPS |
| Texas DPS* | |
| Az UT kapcsolt szervezet alkalmazottja (ha biztonsági szempontból érzékenynek minősül) | Texas DPS* |
| Adjunktus/klinikai dolgozó (követi a kari követelményeket) | Vendor |
| Független vállalkozó (ha | Vendor |
| Employee of Contractor (if designated security sensitive) | Texas DPS* |
| Employee of Governmental Agency | Texas DPS* |
| Visiting Researcher/Scholar (a kari követelmények szerint) | Vendor |
| Kutató munkatárs (a kari követelmények szerint) | Vendor |
| Visiting Student Worker (ha biztonsági szempontból érzékeny) | Texas DPS* |
| Volunteer (ha biztonsági szempontból érzékeny) | Texas DPS* |
| Visitorok (ha a törvény előírja) | Texas DPS* |
| Egyetemhez kapcsolódó egyéb pozíció (ha biztonsági szempontból érzékeny) | Texas DPS* |