A munkahelyi fogyókúra megszervezése szórakoztató ÉS munka. Remélhetőleg a szórakozás felülmúlja a munkát és az órákat, amelyeket egy élvezetes és sikeres kihívás megszervezéséhez be kell fektetnie.
A szervezés azt jelenti, hogy segítséget kell toboroznia. Kezdje korán azzal, hogy a résztvevők és a csapatvezetők már az esemény kezdete előtt a helyükre kerülnek. A hierarchia és a feladatok folyamatábrájának összeállítása az Ön első feladata az irodai fogyókúra koordinátoraként.
Válassza ki a csapatvezetőket, és segítsen nekik kiválasztani az önkéntes résztvevőkből álló csapatukat.
A kihívás szervezése azt jelenti, hogy Ön mondja ki a végső szót arról, miről fog szólni. Ez lehet bármi, kezdve egy egyszerű versenytől, hogy ki tud a legtöbbet fogyni, egészen egy teljes körű egészségügyi eseményig, amely magában foglalja a fitnesz, a wellness, az oktatás, a csapatversenyek, az adománygyűjtés, valamint a sok szórakozás és a díjak.
Egy olyan verseny lefolytatása, amely csak a fogyásról szól, nem ajánlott, mivel nagyon egészségtelenné és káros lehet.
Melyek az irodai fogyókúra szervezőinek feladatai és felelősségei?
Ön (a házigazda) és a csapat többi tagja feloszthatja a feladatokat, hogy biztosítsa a kihívás zökkenőmentes lebonyolítását. Szervezőként csak Önön múlik, hogy az emberek időben elvégzik-e a szükséges feladatokat.
Hogyan válasszuk ki a fogyókúra-kihívás szervezőjét?
Van néhány alapvető tulajdonság, amellyel a szervezőnek rendelkeznie kell. A rendezvényért felelős személynek olyannak kell lennie, aki nagyszerű szervező és delegáló. Mivel ez egy munkahelyi kihívás lesz, azt javaslom, hogy a legjobb, ha nem egy felettes vagy valaki a vezetőségből irányítja. Ha egy “szórakoztató” eseményt egy főnök irányít, az nagyon gyorsan megölheti a motivációt.
Ha minden más nem sikerül, valakinek a HR (Human Resources) vagy OH (Occupational Health) vagy hasonló személynek képesnek kell lennie erre a felelősségre, és nem kell felborzolnia a kedélyeket.
Felelősként az Ön feladata a csapat összeállítása, a feladatok delegálása és az ütemterv kidolgozása. Egy szórakoztató és (látszólag) erőfeszítés nélküli irodai fogyókúra megrendezése tervezést és időt igényel.
Elkerülhetetlen egy jó csapat összeállítása, amely segít Önnek. A csapat segít előmozdítani az elszámoltathatóság érzését, a bajtársiasságot, és erőforrásokat biztosít az ötleteléshez, a kihívásokhoz és a díjakhoz.
A házigazdának a következőkre lesz szüksége:
Még mielőtt belevágna, győződjön meg róla, hogy a főnöke áldását adta a munkahelyi kihívás megrendezésére. Győződj meg róla, hogy ismerik és jóváhagyják mindazt, amivel ez jár. Ebbe beletartozik az is, hogy mit vársz el a vállalattól a megfelelő díj-hozzájárulások, a fitnesz- és egészséges tevékenységekre szánt idő és tér, valamint a vállalati szponzoráció terén.
Amikor már megkaptad a vezetőség együttműködését és áldását, akkor meg kell hirdetned, és össze kell állítanod az érdeklődő résztvevők, csapatvezetők és önkéntesek listáját.
Nem feltétlenül van szükséged mások segítségére, de sok a tennivaló. Próbáljon meg olyan embereket találni, akik jártasak a szükséges feladatokban, és ha lehetséges, hagyja, hogy az emberek kiválaszthassák azt a feladatot (feladatokat), amit a legjobban élveznek, és amiben a legjobbak.
A munkahelyi kihívás megtervezése különleges tervezési képességeket igényel, ami segít abban, hogy minden darab időben összeálljon. Ön (a szervező) az irányító személy, aki felelős a bizottsági ülések ütemezéséért és az általuk hozott összes erőforrás kombinálásáért.
A Kihívás népszerűsítése
Szüksége lesz valakire, aki felelős az esemény népszerűsítéséért és összekötőként (azaz marketing és PR) működik. Ez a személy lesz a felelős a csapat e-mailjeinek elküldéséért és megválaszolásáért, a frissítésekkel való ellátása, mivel a ranglistát fogja karbantartani.
Ha a jótékonysági szponzoráció érdekében külső kapcsolatfelvételt is beiktatsz, akkor megfontolhatod, hogy egy másik személyt adj hozzá ehhez a szerepkörhöz, hogy kizárólag a közösségi szerepvállalásra koncentrálhasson.
A pénz kezelése
Egy személynek kell kezelnie a pénzt. Ehhez részletes elszámolásra lesz szükség a bejövő és a kimenő pénzről. Ez magában foglalja a résztvevői díjakat és az olyan vásárlásokat, mint a csapat pólók és díjak. Ha adománygyűjtő tevékenységet is beiktat, azt is el kell számolni.
Események szervezése
Szüksége lesz egy eseménykoordinátorra. Ez a személy fogja beosztani a terem(ek)et a heti találkozókhoz, mérlegelésekhez és játékokhoz. Az is az ő feladata lesz, hogy szükség szerint különleges helyszíneket találjon további alkalmakra.
Ezek a tevékenységek közé tartozhat bármi, kezdve az éttermi asztalfoglalások ütemezésétől a kihívás “étkezős” hetére, a “lépéskihívás” gyalogos útvonalának megtervezéséig.
Kommunikáció
Házigazdaként te leszel a fő koordinátor is, aki a folyamatos kommunikációért, határidőkért és teljesítendő feladatokért felel.
Ne feltételezd, hogy csak azért, mert valaki beleegyezett, hogy jövő péntekre befejez valamit, azt meg is teszi. Néhányan nem szívesen mondanak nemet, és előfordulhat, hogy olyasmibe egyeztek bele, amit valójában nem akartak. Önre hárul a felelősség, hogy minden feladatot befejezve és időben leadjon.
Titoktartás
Minden fogyókúrás kihíváshoz szükség van egy személyre, aki felügyeli a heti mérlegelést. Tiszteletben kell tartanod, hogy ez néhány embernél kényes kérdés. A diszkréciót és a bizalmat biztosítani kell a résztvevőknek. A személyzeti nővér vagy egészségügyi koordinátor lesz valószínűleg a legkézenfekvőbb választás erre a pozícióra.
Vegyes dolgok
A többi dolog, amiért szervezőként felelősnek kell lenned:
- Győződj meg róla, hogy minden résztvevő igazolta a részvételi alkalmasságát. Jó alkalom lehet arra ösztönözni őket, hogy menjenek el az orvosukhoz egy éves szűrővizsgálatra.
- Hirdesse ki a fogyókúra szabályait, és gondoskodjon arról, hogy mindenki kapjon egy példányt.
- Ha szakembereket hív be az irodába, hogy beszéljenek a diétáról és a testmozgásról, akkor őket időben meg kell kérdezni és le kell foglalni. Nem minden személyi edző ismeri az irodai fitneszt vagy az elhízott személyeket. Valamint nem minden táplálkozási szakember tud segíteni a speciális étrendi igényekkel rendelkező embereknek. Bárkit, akit behoz egy beszélgetésre, kérdéseket fognak feltenni, és valószínűleg bemutatókat fognak tartani, ezért tapasztaltnak, hozzáértőnek és szimpatikusnak kell lennie.
Bátorítsa őket, hogy népszerűsítsék a vállalkozásukat, és ajánljanak különleges árakat a kihívóknak. Ez a keresztpromóció elég csábító lehet ahhoz, hogy ingyen jöjjenek el. - Amikor a pontozás típusában megállapodtunk, a heti összesítés közzététele és ellenőrzése az Ön feladata lesz. A mérlegelést nem kell elvégeznie, de szüksége van a heti számokra (font vagy százalék). Ha a tevékenységekért pontokat adsz hozzá, akkor ezeket a csapatvezetőktől kell összegyűjtened.
- A te feladatod lesz a csoportos e-mailek és a heti hírlevelek kiküldése, valamint a ranglisták frissítéseinek közzététele. Te leszel az ELSŐ, aki megtudja, hogy kik a döntősök és a győztesek. Az ünnepélyes leleplezés előtt ne delegálja vagy ossza meg ezeket az információkat.
- Készítsen egy munkahelyi kihívás e-mail listát, amely kifejezetten ezekre a kommunikációkra szolgál. A csapatoknak és a csapatvezetőknek különböző listákon kell szerepelniük. Küldjön ki frissítéseket és emlékeztetőket. Nem kell mindenkit emlékeztetnie az eseményre, de emlékeztesse a csapatvezetőket, hogy emlékeztessék a csapatukat.
A vezetői szerep megköveteli, hogy némileg eltávolodjon a csoportoktól, ha döntést igénylő vita merülne fel. Érdemes egy pártatlan személyt választani, aki a végső bíró lesz. Valószínűleg nem valakit a vezetőségből.
Azért, hogy a dolgok szórakoztatóak és igazságosak maradjanak, a vezetőség és a felettesek egyszerűen lazíthatnak vezetői szerepükből, és részt vehetnek egy fogyókúrás kihívás csapatában.
A küldetése, ha úgy dönt, hogy elfogadja.
Alig karcoltam meg a felszínét annak, ami egy szórakoztató és sikeres munkahelyi fogyókúra szervezésével és lebonyolításával jár. Biztos, hogy nagyon úgy hangzik, mintha munka lenne, nem igaz? Szervezőként az Ön feladata, hogy összeszedje magát, és biztosítsa, hogy mindenki más számára is MULATSÁGOS és SIKERES esemény legyen!
Ha ezt megteszi, az emberek még évek múlva is beszélni fognak Önről és arról, hogy milyen jól érezték magukat!
Ha szeretne némi útmutatást, van egy Szervezői eszköztárunk, amely mindent tartalmaz, amire szüksége van. Csak iratkozzon fel itt