Hogyan készítsünk kockázatkezelési tervet

Miért írjunk kockázatkezelési tervet?

A Workfront vezérigazgatója, Alex Shootman Done Right című könyvében rámutat, hogy nem lehet és nem is fogunk mindig nyerni. “A sikerhez szembe kell nézned a kudarc kockázatával, és rugalmasnak kell lenned mindazzal szemben, ami balról jön… A nehéz időkben az a tudat tart életben, hogy a holnapi siker a mai kudarc másik oldalán él. Mindig van egy újabb esély a győzelemre.”

A Shootman által leírt rugalmasságot a projektkockázatkezelés teszi lehetővé. Életünk minden területén találkozunk és tervezünk kockázatokkal, a katasztrófabiztosítás megkötésétől a kiürítési terv begyakorlásáig. Nem tudjuk pontosan megjósolni, hogy mi fog történni, vagy hogy mikor jelentkezik egy kockázat, de felhasználhatjuk tapasztalatainkat, bölcsességünket, kutatásainkat és előrelátásunkat, hogy a lehető legjobban felkészültek maradjunk, és megőrizzük hidegvérünket, amikor a kockázatok megvalósulnak.

A projektkockázatok megértése

A kockázatkezelési terv megírásának megkezdéséhez először nézzük meg a projektkockázat hasznos definícióját az A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000-es kiadásából:

“…a kockázat olyan bizonytalan esemény vagy állapot, amely bekövetkezése esetén pozitív vagy negatív hatással van a projektcélra. A kockázat tehát nem olyan esemény vagy történés, amely már megtörtént a projektben. Ez egy olyan esemény, amely bekövetkezhet.”

Az, ami már megtörtént, olyan projektprobléma, amelyre aktívan reagálnia kell. Ezzel szemben a projektkockázat olyasvalami, ami potenciálisan bekövetkezhet, és amire továbbra is fel kell készülnie.

Minden kockázat 3 eleme

Gregory Becker megkülönbözteti a kockázati eseményt minden kockázat két másik lényeges összetevőjétől:

1. A kockázat maga az esemény vagy állapot, amely bekövetkezhet. A kockázatot világosan meg kell határozni, hogy az aggodalom valósággá váljon, és reagálni lehessen rá.

2. A kockázat következményét is meg kell határozni, hogy a csapat tudja, mi forog kockán, mekkora és mennyire sürgős a hatás, amire reagálnia kell, és milyen projektterületekre lehet hatással.

3. A kockázat valószínűségét a lehető legpontosabban meg kell becsülni, hogy a csapat megfelelő és arányos mennyiségű időt és energiát fordítson a kockázat megtervezésére, nyomon követésére és az arra való reagálásra.

Előrízze a jó és rossz kockázatokat

Azokat a kockázatokat, amelyeket biztosan előre kell látnia és terveznie kell, azok a kockázatok, amelyek hatással lehetnek az ütemtervre, a költségvetésre vagy az eredmények minőségére. És a gyakran negatív konnotáció ellenére a kockázatoknak valójában pozitív hatása is lehet. Például mindig fennáll annak a lehetősége, hogy a piaci árak csökkennek, és a projekt hirtelen jóval a költségvetés alatt marad. Megtervezte már, hogyan csoportosíthatja át a megtakarított pénzt?

A kockázatok 3 fajtájának megkülönböztetése

Minden projektkockázat nem tervezett, de csak néhány előre nem látható. A kockázatok a megismerhetőség három kategóriájának egyikébe sorolhatók:

1. A megismert kockázatot a csapattagok már a tervezés korai szakaszában felismerik és jelen van (ellenzéki hangok, költségvetés túllépése, anyaghiány, erőforrás-korlátozás stb.) Ezeket jó előre alaposan dokumentálni kell a kockázatkezelési tervben.

2. Az ismeretlen kockázatot nem fektetik le a tervezési szakaszokban, és csak korlátozott számú személy ismeri. Ezek feltárása kell, hogy legyen a kutatás és a kockázatkezelési terv elsődleges célja.

3. Egy ismeretlen kockázat, amelyet ésszerűen senkitől sem lehet elvárni, és általában a legtöbb személyt meglepetésként éri (rendszerhiba, hirtelen betegség, baleset stb.).

A kockázatkezelési terv lényege, hogy megelőzzön minden lehetséges kockázatot – jót és rosszat egyaránt. Ez a projekttervezési folyamat része, amely segít a csapatnak abban, hogy proaktív maradjon, ne pedig reaktív és kapkodó. Minél jobban felkészül a váratlan eseményekre, annál kevésbé fogják a meglepetések kisiklatni a projektet.

Whitepaper: A kreatív projektek tervezésének teljes útmutatója

Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success

Kockázatkezelési terv folyamata

1. lépés: A lehetséges kockázatok azonosítása

A teljes csapatával és a projekt összes érintettjével együtt ötletbörzét tart a kockázatkezelési tervhez szükséges lehetséges kockázatokról. Minden résztvevőnek alaposan át kell gondolnia a projektet a saját szerepe szempontjából, és azonosítania kell mindent, ami a hatáskörébe tartozik, és ami kockázati eseménynek vagy feltételnek tekinthető. Mit látnak az ő szemszögükből, amit mások esetleg nem?

Ezzel az ötletbörzével ösztönözze a csapatát, hogy beszéljen a lehetséges kockázatokról, és vonja be az összes érdekelt felet. Ebben a szakaszban minden ötletnek az asztalon kell lennie. Végső soron a projektmenedzser feladata a kockázatkezelési tervbe kerülő elemek kiszűrése és véglegesítése. A projektmenedzser a kutatásból, a korábbi tapasztalatokból, más projektmenedzserek és hasonló projektek tapasztalataiból is meríthet.

2. lépés: A lehetséges kockázatok értékelése és felmérése

A következőkben rendszerezze a lehetséges kockázatok átfogó listáját valószínűség (alacsony, közepes és magas kockázat) és hatás (alacsony, közepes és súlyos) szerint. Ezt az információt egy úgynevezett kockázati nyilvántartásban lehet összegyűjteni. Bár ez nem része a projekttervezési fázisnak, gondoljon úgy a kockázati nyilvántartásra, mint egy élő dokumentumra, amelyhez a projekt során visszatérhet, és esetleg módosíthatja azt.

Protipp: Az egyik proaktív kockázatkezelési technika a kommunikáció. A Done Right című könyvben Alex Shootman, a Workfront vezérigazgatója azt írja, hogy tapasztalatai szerint:

“…minden projektben lesz legalább három katasztrófa, és ezek nem a technikai feladatokhoz kapcsolódnak. A kommunikációban fognak gyökerezni. És általában nem az számít, hogyan kerüljük el a katasztrófát. Hanem az, hogy hogyan kezeled őket, felismerve, hogy a katasztrófák valószínűleg a félreérthető kommunikációból, a homályosságból vagy a létfontosságú részletek és döntések megfelelő időben történő megosztásának elmulasztásából erednek.””

3. lépés: Minden egyes potenciális kockázathoz rendelje hozzá a felelősséget

A kockázatok felügyeletére kijelölt csapattagok kijelölése során rangsorolja a listát, és tudja, hogy az egyes kockázatokhoz hány erőforrásra lesz szüksége. A kijelölt csapattagok lesznek felelősek azért, hogy akcióba lépjenek, ha a potenciális kockázat tényleges problémává válik. A kockázatfelelősség kijelölése a kockázatkezelési tervben biztosítja, hogy valaki mindig szemmel tartja az egyes problémákat, és segít a problémák gyors és hatékony megoldásában.

4. lépés: Megelőző válaszlépések létrehozása

A projektvezetőnek és az egyes kockázatok tulajdonosának együtt kell dolgoznia, és a kockázati nyilvántartás segítségével meg kell határoznia a megfelelő válaszlépéseket, ha és amikor egy kockázat problémává válik. Döntse el, hogy az alábbi négy válaszreakció közül melyik a megfelelő:

Kerülés: változtasson a terveken vagy a megközelítésen a kockázat kiküszöbölése érdekében.

Transzfer: bízza a kockázatot valaki másra a csapaton belül, a vállalaton belül vagy kívül (pl., egy biztosítótársaságra vagy szállítóra).

Leküzdje: csökkentse a veszély valószínűségét és/vagy hatását a projektre.

Elvállalja: vegye figyelembe a kockázatot, és kezelje a következményeit.

A kockázatkezelési tervének a csapat minden tagja számára láthatónak kell lennie, hogy mindenki tudja, milyen kockázatokra kell figyelnie, és kihez kell fordulnia, ha valamelyik felmerül. Ebben a digitális korban könnyedén összekapcsolhatja vállalkozását egyetlen vállalati munkakezelési megoldással.

5. lépés: Folyamatosan figyelje a kockázatokat

A kockázatkezelési tervben már azonosított kockázatok mellett újak is felszínre kerülnek. Itt jön a képbe a kockázatkezelési rendszer, valamint a kockázatok folyamatos figyelemmel kísérése és ellenőrzése. A kockázatkezelés megköveteli a kiváltó események nyomon követését és jelentését, amelyek az Ön reagálási tervének (terveinek) elindítását igénylik. És azt is jelenti, hogy a kockázatot elemezni kell az eredeti értékeléshez képest a tanulás és a jövőbeli tervezés érdekében.

A kockázattervezés a szilárd projektmenedzsment összetett és folyamatos része. Lehetetlen megjósolni mindent, ami rosszul fog elsülni, de ha van egy rendszerünk arra az esetre, ha problémák merülnek fel, az biztosan javítja a siker esélyeit, és javítja a jövőbeli projekteket. Ráadásul a kockázatok előrejelzésének gyakorlata csak arra ösztönzi a csapatát, hogy rugalmas maradjon, és ne féljen új dolgokat kipróbálni.

Whitepaper: A káosz magas ára

Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management

Get started with risk planning

A hatékony projektkockázatkezelés idővel csökkentheti a rezsiköltségeket, és okosabban dolgozhatnak a csapatok. A projektmenedzserek megkapják a szükséges segítséget a tüzek eloltásához, és a problémák, amelyek nagyobbak is lehettek volna, kisebb bukkanókká csökkennek. Ahogy Shootman tanácsolja a Done Right című könyvében: “Fogadja el, hogy ha a rendkívülire törekszik, nem mindig fog sikerülni. De azt is fogadjuk el, hogy nem attól leszünk nagyszerűek a rendkívüli munka elvégzésében, hogy elkerüljük a kockázatot, a meglepetéseket és a hibákat”.

A Workfront leegyszerűsíti a projekt kockázatkezelési terv elkészítésének folyamatát. Egy helyen működjön együtt csapatával, növelve a kommunikációt és az átláthatóságot a projekt során. Mindenki képes lesz közösen hozzájárulni és figyelni a lehetséges problémákra, így minimalizálva a katasztrófává váló kockázatok számát. Ha készen áll arra, hogy elkezdje megtervezni a kockázatokat a következő projektjéhez, még ma tegyen egy terméktúrát.