©
damircudic
Az idejét a lehető legjobban használja ki?
Egy újabb zsúfolt munkanap vége, és bár korán érkezett az irodába és későn távozott, mégsem érzi úgy, hogy bármi jelentőset elért volna.
Túl könnyen előfordulhat ez. A végtelen értekezletekkel, a gyakori megszakításokkal és a sürgős, utolsó pillanatban elvégzendő feladatokkal szembesülve könnyen lehet, hogy egész nap elfoglalt leszel anélkül, hogy bármilyen előrelépést tennél a kiemelt fontosságú projektekben és célokban.
Ezért olyan fontos, hogy tudd, hogyan oszthatod be megfelelően az idődet. Ebben a cikkben megnézzük, milyen lépéseket tehetsz ennek érdekében, így időt szakítva az igazán fontos munkára, miközben marad időd a személyes fejlődésre, a családra és a barátokra is.
A beosztás fontossága
A beosztás a tevékenységeid megtervezésének művészete, hogy a rendelkezésedre álló idő alatt elérd a céljaidat és prioritásaidat. Ha hatékonyan végzi, segít:
- Tudja meg, hogy mit tud reálisan elérni az idejéből.
- Gondoskodjon arról, hogy elegendő ideje legyen a lényeges feladatokra.
- Adjon tartalékidőt a “váratlan esetekre”.
- Kerülje el, hogy többet vállaljon, mint amennyit kezelni tud.
- Munkálkodjon folyamatosan személyes és karriercéljai elérésén.
- Legyen elég ideje a családra és a barátokra, a testmozgásra és a hobbikra.
- Érje el a munka és a magánélet egyensúlyát.
Az idő az egyetlen olyan erőforrás, amelyet nem tudunk megvásárolni, de gyakran elvesztegetjük vagy nem hatékonyan használjuk. Az időbeosztás segít átgondolni, hogy mit szeretne elérni egy nap, egy hét vagy egy hónap alatt, és a céljai eléréséhez vezető úton tartja.
Hogyan ütemezze be az idejét
Állítson be egy rendszeres időpontot az időbeosztás elvégzésére – például minden hét vagy hónap elején.
Számos különböző eszköz közül választhat. Egyszerű és könnyű módja az időbeosztás vezetésének, ha tollat és papírt használ, és heti tervezővel szervezi az idejét. (Kattintson ide egy ingyenesen letölthető tervezősablonért, hogy elkezdhesse.)
Használhat alkalmazásokat és szoftvereket is, mint például a Google Calendar®, az MS Outlook® és a Business Calendar. Válasszon olyan ütemező eszközt, amely megfelel az Ön helyzetének, munkájának jelenlegi struktúrájának, személyes ízlésének és költségvetésének.
A legfontosabb dolog a tervező kiválasztásakor, hogy lehetővé tegye az adatok egyszerű bevitelét, és lehetővé tegye a megfelelő időintervallum (nap/hét/hónap) áttekintését az Ön számára szükséges részletességgel.
Ha eldöntötte, hogy melyik eszközt szeretné használni, készítse el az ütemtervét a következő módon:
1. lépés: A rendelkezésre álló idő meghatározása
Kezdje azzal, hogy meghatározza azt az időt, amelyet a munkájához rendelkezésre kíván bocsátani.
Az, hogy mennyi időt fordít a munkájára, tükröznie kell a munkája kialakítását és a személyes életcéljait.
Ha például előléptetésre törekszik, akkor bölcs dolog lehet minden nap a rendes munkaidőn túl is dolgozni, hogy megmutassa elkötelezettségét. Ha viszont azt szeretné, hogy sok ideje maradjon a munkán kívüli tevékenységekre, akkor dönthet úgy, hogy a kijelölt órákat teljesíti, és nem többet.
2. lépés: A lényeges tevékenységek ütemezése
A következő lépésben blokkolja be azokat a tevékenységeket, amelyeket feltétlenül meg kell tennie ahhoz, hogy jó munkát végezzen. Gyakran ezek lesznek azok a dolgok, amelyek alapján értékelni fogják.
Ha például embereket irányít, győződjön meg róla, hogy elegendő ideje van a csapattagok személyes ügyeinek intézésére, a coachingra és a felügyeletre vonatkozó igényekre. Emellett hagyjon időt a főnökével és a környezetében lévő kulcsemberekkel való kommunikációra is.
3. lépés: Tervezze be a kiemelt fontosságú tevékenységeket
Nézze át a teendők listáját , és ütemezze be a kiemelt fontosságú és sürgős tevékenységeket, valamint az alapvető karbantartási feladatokat, amelyeket nem lehet delegálni vagy elkerülni.
Próbálja ezeket a nap azon időszakaihoz rendezni, amikor a legtermékenyebb – egyesek például reggel a legeredményesebbek és leghatékonyabbak, míg mások délután vagy este hatékonyabban tudnak koncentrálni. (A “Ez egy reggeli feladat?” című cikkünk segíthet meghatározni a legjobb napszakokat.)
4. lépés: Időbeosztás a rendkívüli helyzetekre
A következő lépésben tervezzen be némi extra időt a rendkívüli helyzetek és vészhelyzetek kezelésére. A tapasztalat megmondja, hogy mennyit kell hagynia – általában minél kiszámíthatatlanabb a munkája, annál több rendkívüli időre lesz szüksége. (Ha nem tervezi be ezt az időt, a vészhelyzetek akkor is bekövetkeznek, és végül későn fog dolgozni.)
Hasznosnak találja ezt a cikket?
Még 63 ilyen időgazdálkodási készséget tanulhat, ha csatlakozik a Mind Tools Clubhoz.
Csatlakozzon még ma a Mind Tools Clubhoz!
Kérje az ingyenes hírlevelet
Minden héten új karrier készségeket tanulhat, plusz kap egy bónusz időgazdálkodási munkafüzetet, ingyen!
Olvassa el adatvédelmi szabályzatunkat
A gyakori megszakítások felemészthetik az idejét. Ha megtanulod, hogyan kezeld őket, csökkentheted a készenléti idő mennyiségét, amit félre kell tenned. Néhány megszakítást nehéz lesz előre megjósolni, de ha hagy némi szabad helyet az ütemtervében, az biztosítja a szükséges rugalmasságot ahhoz, hogy átrendezze a feladatokat és reagáljon a fontos kérdésekre, amikor azok felmerülnek.
5. lépés: Tervezze be a szabadon felhasználható időt
A tervezőjében hagyott hely a “szabadon felhasználható idő”: az idő, amely a prioritások megvalósítására és a célok elérésére áll rendelkezésre. Tekintse át a rangsorolt teendőlistáját és személyes céljait , értékelje az ezek eléréséhez szükséges időt, és ütemezze be őket.
6. lépés: Elemezze a tevékenységeit
Ha az ötödik lépésnél úgy találja, hogy kevés vagy egyáltalán nincs szabad ideje, akkor vissza kell mennie a második, harmadik és negyedik lépéshez, és meg kell kérdőjeleznie, hogy az összes beírt feladat feltétlenül szükséges-e? Lehet, hogy egyes dolgok delegálhatók vagy időhatékonyabb módon is megoldhatók.”
Az egyik legfontosabb módja annak, hogy sikereket érjen el, az, hogy maximalizálja az idejével elérhető hatékonyságot. Növelje az elvégzendő munka mennyiségét azzal, hogy másoknak delegál, kiszervezi a kulcsfontosságú feladatokat, vagy a technológia segítségével a lehető legtöbb munkát automatizálja. Ez felszabadítja Önt, hogy elérje céljait.
Ha úgy találja, hogy a szabadon felhasználható ideje még mindig korlátozott, akkor lehet, hogy újra kell tárgyalnia a munkaterhelését, vagy segítséget kell kérnie . Használja az újonnan elkészített ütemtervét, mint bizonyítékot a súlyos kötelezettségvállalásokról. Ezzel demonstrálja a főnöke számára, hogy mennyire jól szervezett, és talán fogékonyabb lesz a kérésére!
Főbb pontok
A beosztáskészítés az a folyamat, amelynek során megtervezi, hogyan használja fel az idejét. Ha jól csinálod, maximalizálhatod a hatékonyságodat és csökkentheted a stressz-szintedet.
Kövesd ezt a hatlépcsős folyamatot az időbeosztásod elkészítéséhez:
- Határozd meg a rendelkezésedre álló időt.
- Tervezd be azokat a lényeges feladatokat, amelyeket el kell végezned ahhoz, hogy sikeres legyél a munkádban.
- Tervezd be a sürgős, magas prioritású feladatokat és a létfontosságú “házvezetési” tevékenységeket.
- Tervezzen be megfelelő tartalékidőt az előre nem látható események és megszakítások kezelésére.
- A fennmaradó időben ütemezze be a prioritásait és személyes céljait szolgáló tevékenységeket.
- Analizálja tevékenységeit, hogy azonosítsa azokat a feladatokat, amelyeket delegálhat, kiszervezhet vagy teljesen elhagyhat.
Nagyon fontos, hogy az ütemtervében legyen idő a szakmai és személyes céljaira. Ha az ötödik lépéshez érve kevés vagy egyáltalán nem marad szabadideje, vizsgálja felül a feladatait, hátha másképp tudja elvégezni őket – különben a munka és a magánélet egyensúlya szenvedni fog.
Munkalap
letöltése