A vállalkozások jellemzően a költségelszámolás (azaz az értékcsökkenés helyett a jelenlegi levonás) szabályai szerint a küszöbértéknél kevesebbe kerülő tételeket költségként számolják el. Egyszerűen nem éri meg az alacsony költségű tételek sok éven keresztül történő leírása. A vállalkozások által költségelszámolási küszöbértékként megállapított összegek széles skálán mozognak. Mostanáig az IRS nem adott iránymutatást arra vonatkozóan, hogy mi legyen a küszöbérték, és mindig lehetséges volt, hogy azzal érvel, hogy az adófizető küszöbértéke túl magas. Ez azonban megváltozott. Az IRS új szabályozása törvénybe iktatta ezt a küszöbérték-kiadási gyakorlatot egy új de minimis safe harbor létrehozásával. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).). Emellett az IRS most először állapította meg azokat a maximális dollárösszegeket, amelyek “de minimis” (latinul: csekély vagy jelentéktelen) költségként elszámolhatók. Ez a biztonságos kikötő 2014. január 1-jén vált elérhetővé minden adófizető számára. Ráadásul a safe harbor hasznossága a legtöbb adófizető számára jelentősen megnőtt, mivel az IRS 500 dollárról 2500 dollárra emelte a kisebb adófizetők által levonható összeget.
Példa: Alice két számítógépet vásárol a vállalkozása számára, egyenként 2000 dollárért, ami a számla szerint 4000 dollár összköltséget jelent. A de minimis safe harbor alkalmazásával egyetlen évben levonhatja a teljes 4000 dolláros kiadást, feltéve, hogy a safe harbor alkalmazásának feltételei teljesülnek.
Mit lehet levonni
A de minimis safe harbort leggyakrabban a vállalkozásában használt tárgyi eszközök (ingatlanegységek) költségeinek levonására használják. A tárgyi eszközök egy egységének karbantartásához vagy javításához beszerzett alkatrészek – azaz a pótalkatrészek – szintén levonhatók a de minimis safe harbor alapján, ha a de minimis határon belül vannak. Nem tartoznak ebbe a kategóriába azok az alkatrészek, amelyeket egy ingatlanegység részeként szereznek be – például egy személygépkocsi eredeti motorja. Minden olyan elemet, amelynek gazdasági hasznos élettartama 12 hónap vagy annál rövidebb, le kell vonni a de minimis safe harbor alapján, ha a költség a de minimis határon belül van.
Ez a safe harbor nem használható földterület vagy készlet (a vevőknek történő értékesítésre tartott tételek) költségének levonására.
Maximális de minimis összeg
A de minimis safe harbor alapján levonható maximális összeg attól függ, hogy a vállalkozásának van-e “alkalmazandó pénzügyi kimutatása” az adott évre. Ez magában foglalja a könyvvizsgáló által készített hitelesített pénzügyi kimutatást. Ide tartozik továbbá az a pénzügyi kimutatás is (az adóbevalláson kívül), amelyet a vállalkozás a SEC-hez vagy más állami vagy szövetségi ügynökséghez (az IRS-t nem beleértve) nyújt be – például a 10-K űrlap vagy a részvényeseknek szóló éves nyilatkozat. Ilyen kimutatásokat általában csak a nagyobb vállalatok vagy a nyilvánosan jegyzett vállalkozások nyújtanak be.
A CPA által hitelesített pénzügyi kimutatások általában legalább több ezer dollárba kerülnek, és kevés kisvállalkozás rendelkezik ilyennel. Ha nem rendelkezik ilyen pénzügyi kimutatással, akkor a de minimis safe harbort csak olyan vagyontárgyakra alkalmazhatja, amelyek költsége számlánként nem haladja meg a 2500 dollárt, vagy a számlával igazoltan 2500 dollárt tételenként. Ez az összeg a rendelet eredeti változatában 500 dollár volt, de az IRS 2016-os hatállyal 2500 dollárra emelte. Ezen túlmenően az IRS azt mondja, hogy nem fogja megtámadni a 2500 dolláros összeg korábbi alkalmazását, feltéve, hogy a követelmények teljesülnek.
Ha a költség meghaladja a 2500 dollárt számlánként (vagy tételenként), a költség egyetlen része sem vonható le a de minimis safe harbor alkalmazásával. Ha rendelkezik alkalmazandó pénzügyi kimutatással, akkor a tételenkénti vagy számlánkénti összeget 5000 dollárig növelheti.
Példa: Alice a fenti példából két számítógépet vásárolt a vállalkozása számára, egyenként 2000 dollárért, ami a számla szerint 4000 dollár összköltséget jelent. Alice az év elején számviteli eljárásokat vezetett be a 2500 dollárnál kisebb értékű ingatlanokért kifizetett összegek költségként történő elszámolására, és Alice a számítógépekért kifizetett összegeket költségként kezeli a könyveiben és nyilvántartásaiban. A számítógépekért kifizetett összegek megfelelnek a de minimis safe harbor követelményeinek. Alice jelenleg a teljes összeget levonhatja rendes és szükséges üzleti költségként.
Az annak meghatározásához, hogy egy tétel költsége meghaladja-e a 2500 vagy 5000 dolláros küszöbértéket, minden olyan további költséget figyelembe kell vennie, amely a tárgyi eszközzel egy számlán szerepel – például a szállítási és/vagy telepítési díjakat. Nem kell azonban figyelembe vennie “a tárgy beszerzésének vagy előállításának további költségeit”, amelyek “nem szerepelnek a tárgyi eszközzel azonos számlán”. A legjobb stratégia, ha az ilyen további költségeket külön számlán szerepelteti.”
Az ilyen választás minden olyan felmerülő költségre vonatkozik, amely megfelel a de minimis safe harbor feltételeinek. Nem választhatja ki, hogy mely tételeket kívánja bevonni. Azokat a tételeket is be kell vonnia, amelyek egyébként anyagként és készletként levonhatók lennének.
A biztonságos kikötőre való jogosultság
Az adófizetőnek ahhoz, hogy jogosult legyen erre a de minimis költségelszámolásra vonatkozó biztonságos kikötőre, az alábbi feltételeknek kell teljesülniük:
- az adóév első napja előtt (naptári éves adóalanyok esetében január 1-je) olyan számviteli eljárást kell bevezetnie, amely megköveteli, hogy a (1) bizonyos dollárösszegnél alacsonyabb költségű és/vagy (2) 12 hónapos vagy annál rövidebb gazdasági hasznos élettartamú ingatlanokért fizetett összegeket költségként számolja el, és
- a könyveiben és nyilvántartásaiban ezeket az összegeket ténylegesen jelenleg levonható költségként kezeli.
Ha rendelkezik “alkalmazandó pénzügyi kimutatással”, és jogosult kíván lenni az 5000 dolláros de minimis korlát alkalmazására, a számviteli eljárásának írásban kell történnie, és azt az adóév január 1-je előtt alá kell írnia. Ha nem rendelkezik ilyen kimutatással, és csak a 2500 dolláros határértékre jogosult, akkor nem kell írásban rögzítenie az eljárását (bár ettől még megteheti). Ennek azonban még az adóév január 1-je előtt meg kell lennie.
A biztonságos kikötő igénybevétele
A de minimis biztonságos kikötő előnyeinek kihasználásához minden évben választást kell benyújtania az adóbevallásához.