13 garantált módszer, hogy jobb író legyél — gyorsan

A kommunikációs készségek fontosabbak, mint valaha, de mi van, ha a nyelvtani tudásod nem elég jó?

Ötven évvel ezelőtt még odasétáltál volna a munkatársad asztalához, vagy felhívtad volna a második emeletet, hogy feltegyél egy kérdést. Ma már, akár a szomszédos irodában, akár a fél világgal arrébb vannak a munkatársai, bevett gyakorlat, hogy e-mailt, azonnali üzenetet vagy sms-t küld nekik.

Ez az alapvető kommunikációban bekövetkezett változás az íráskészséget kulcsfontosságúvá tette ahhoz, hogy meghallgassák.

Egyre több alkalmazott “olyan emberekkel dolgozik, akikkel soha nem találkozott, és nagyrészt e-mailben kommunikál velük” – mondta Will Ellet, a Brandeis International Business School adjunktus professzora a CNBC-nek.

Bármilyen formátumú is legyen az írásbeli kommunikáció, annak világosnak és tömörnek kell lennie. A félreértések költséges hibákhoz vezethetnek. Tekintettel arra, hogy egy átlagos szakember naponta több mint 100 e-mailt küld és kap, senkinek sincs ideje arra, hogy elolvassa az elkalandozó üzeneteket, amelyek nem térnek gyorsan a lényegre.

Mindannyiunkra ráférne egy kis felfrissítés az üzleti íráskészségünkben. És hála a rengeteg ingyenes online tanfolyamnak és forrásnak, a saját íróasztalunk kényelméből is fejleszthetjük nyelvtanunkat és íráskészségünket – anélkül, hogy egy fillért is költenénk rá.

Azért, hogy elkezdhesse, összeállítottunk egy listát tippekből, amelyekkel gyorsan javíthatja írásbeli kommunikációs készségeit. Nézd meg őket! (És ha még többre vágyik, itt egy kiváló lista hasznos weboldalakról és eszközökről, amelyek a leggyakoribb nyelvtani kérdésekkel és hibákkal foglalkoznak.)

Kialakítsd a napi írás szokását.

A gyakorlat teszi a mestert, ezért minden nap csak 10-15 percet szánj szabad írásra. A szabad írás egészséges napi szokás, amely lehetővé teszi, hogy gondolatait papírra (vagy számítógépre) vesse anélkül, hogy aggódnia kellene a vázlatkészítés vagy az ötletei lektorálása miatt. Gondoljon rá úgy, mint egy naplóra, de a napi bejegyzést a személyes fejlődésre vagy egy olyan témára összpontosítsa, amelyben szakértővé szeretne válni – vagy amelynek szakértőjeként akarja látni magát.

Ha minden nap befejezte az írást, használhat egy olyan eszközt, mint a Grammarly, hogy segítsen kiszúrni a hibákat, és megjegyezze őket a következő napra.

Próbálj meg minden nap olvasni.

A mindennapi írás mellett a napi olvasási szokás is kulcsfontosságú a szókincsed bővítéséhez és az írásbeli repertoárod bővítéséhez.

Válogasd meg azonban az olvasmányaidat. Bár az olvasás általánosságban segít új nézőpontok befogadásában, az olvasott tartalomnak lehet a legnagyobb hatása arra, hogy mit hoz ki belőle. A Floridai Egyetem tanulmánya szerint a tudományos folyóiratok és az irodalmi fikció olvasása valójában összetettebb írásbeli projektekre képesíti Önt, mint az egyszerű, kurrens vagy popkulturális webes tartalmak olvasása.

Szóval, csomagoljon be egy regényt az ebédje mellé, vagy lapozgasson egy magazint. Még az iparági blogok is remek forrása lehet a minőségi írásnak (ha mondhatjuk magunknak).

Fogalmazz nagybetűvel, amikor kell.

Nézd meg, hogy a Floridai Egyetem hogyan tette közzé az előző tippben hivatkozott tanulmányt. És figyeld meg, hogy a “University of Florida” nagybetűvel van írva.

Pedantikusnak tűnhet, hogy alapvető nyelvtani szabályokra oktatunk, de nem mindig egyértelmű, hogy mi érdemel nagybetűt, és mi nem. Íme két olyan írástípus, amelyet mindig alaposan meg kell vizsgálnia, amikor nagybetűvel írja a szavakat:

• A tulajdonnevek. Ha egy személy, város, cég, termék, könyv, kiadvány, ország, kontinens, kormányzati munkakör vagy iskola hivatalos neve (valószínűleg néhányat kihagyunk ebből a listából), írd nagybetűvel. Ezek a szavak konkrét személyekre, helyekre vagy dolgokra utalnak, és ennek megfelelően nagybetűvel kell írni őket.
• Címeset. Amikor új történetet, könyvet, cikket, vagy akár egy cikk új szakaszának címét adod, nagybetűs írásmódra lesz szükséged a megkülönböztetés érdekében. Ez azt jelenti, hogy az e-mailek tárgysorát, a blogbejegyzések címét, sőt még a jelentések címét is nagybetűvel kell írni. Nézze meg az Associated Press Stylebookot, hogy megismerje ennek népszerű módját.

Kerülje a felkiáltójelek használatát.

Túl gyakran támaszkodunk a felkiáltójelekre, mint mankóra.

“Ne kérje az írásjeleket, hogy elvégezzék egy szó munkáját” – figyelmeztet Beth Dunn, a HubSpot termékcsapatának vezető írója és szerkesztője. “Ez felhígítja az üzenetedet.” Ehelyett azt javasolja, hogy dolgozzunk azon, hogy szavaink pontosabban közvetítsék azt, amit mondani akarunk. Ha kétségei vannak, hogy használjon-e felkiáltójelet, nézze meg ezt a folyamatábrát.

Mindig gondoljon a közönségére.

A munkatársaival és kollégáival lehet laza, de ha a vezetőséggel vagy az ügyfelekkel kommunikál, érdemes formálisabb nyelvtannal írni.

Tartsa szem előtt, hogy a “formális” nem feltétlenül jelent mesterkélt vagy régimódi megfogalmazást. Inkább azt kéri, hogy takarékosan használja a rövidítéseket (“ez” helyett “ez”), gondosan válassza meg a köszönőszavakat (“hello” és “hi” formálisabb, mint a “hey”), és bölcsen válassza meg a humorát.

Szavak formájában sokkal nehezebb átadni a hangnemet, mint személyesen – a fent leírt formalitástípusok segítségével kompenzálhatja ezt, és biztosíthatja, hogy a hallgatósága ne érezze magát tiszteletlenül.

Vágja ki a töltelékmondatokat és a divatos szavakat.

Az olyan nehézkes kifejezéseket, mint az “azért, mert”, ki kell cserélni egyszerűbb, egyszerűbb szinonimáikra. (Ebben az esetben a “mert” is megfelel a célnak.)

Az egyes divatos divatszavak divatosak lehetnek, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy hatékonyan alkalmasak a gondolatok világos közlésére. Távolítsa el őket az üzleti kommunikációjából, hacsak nem biztos benne, hogy mindenki pontosan érti, mit jelent a “szinergia”.

Iratkozzon fel egy ingyenes online íráskurzusra.

Meglepődne, mit tanulhat egy ingyenes online íráskurzusból. A tömegesen nyitott online kurzusok (MOOC) csak szaporodnak, és a Coursera, az Udemy és az edX, valamint olyan egyetemek, mint a Harvard, a Stanford és az MIT által kínált ingyenes kurzusokat is találsz.

Használj írósablonokat.

A sablonokkal komoly időt és energiát takaríthatsz meg. Ha rendszeresen hasonló leveleket vagy feljegyzéseket kell kiküldenie, hozzon létre egy sablont testreszabható mezőkkel. Egy-két mondattal mindig személyre szabhatja kommunikációját.

Itt van 78 ingyenes tartalomkészítési sablon e-könyvekhez, sajtóközleményekhez, SlideShareshez, infografikákhoz és sok máshoz, amelyek segítenek a kezdésben.

Győződjön meg róla, hogy helyesen szólítja meg az embereket.

A nevek, nemek, személyes névmások és címek háromszori ellenőrzésével elkerülheti, hogy véletlenül megsértsen valakit.

Dustin Wax, a Lifehack munkatársa írja: “Ha nem vagy biztos valakinek a nevének helyesírását, a munkakörét (és annak jelentését) vagy a nemét illetően, vagy a) kérdezz meg valakit, aki tudja (például az asszisztensét), vagy b) a nem esetében használj nemsemleges nyelvezetet.”

Tanulmányozza a gyakran helytelenül használt szavakat és kifejezéseket.

És soha ne rontsa el őket.

Ez “peek”, “peak” vagy “pique”? Melyik a helyes: “érkezési sorrendben” vagy “érkezési sorrendben”? Rengeteg gyakran helytelenül használt szó és kifejezés van, amit érdemes ismerned.

Mi a különbség például a “hogy” és a “melyik” között? Röviden, az “hogy” lényegi információt vezet be, vagyis azt a dolgot, ami értelmetlenné tenné a mondatodat, ha kivennéd. Ez nem kap vesszőt. Ezzel szemben a “amely” nem lényeges információt vezet be, és vesszőt kell előtte tenni. (Részletes magyarázatért olvasd el ezt a bejegyzést a Grammar Girl-től.)

Ha kétségeid vannak, végezz egy gyors Google-keresést. Megéri.

Hagyd ki a ‘very’ szót a szótáradból.

Florence King egyszer azt írta: “‘Very’ a leghaszontalanabb szó az angol nyelvben, és mindig előkerülhet. Több mint haszontalan, árulkodó, mert kivétel nélkül gyengíti azt, amit erősíteni akar.”

Meglepődnél, hogy a “very” szó elhagyása mekkora különbséget jelent az írásodban. Íme néhány példa:

• A szoftvert mérnökök egy nagyon szenvedélyes csoportja építette.
• Nagyon izgatottan várom, hogy elkezdjük a következő projektünket.
• A marketingcsapat által kapott adatok nagyon jól mutatják a honlap múlt havi forgalmát.

A fenti mindhárom mondatban a “nagyon” felhígítja az utána következő szó erejét. Most olvasd el mindegyik mondatot a “nagyon” nélkül. Nem hangzanak sokkal jobban?

Ha azt akarod, hogy az írásod hangot adjon a közönségednek, ne tedd hozzá a “nagyon”-t — adj hozzá egy jobb jelzőt. Ha egyszer hozzákapcsolod a “nagyon”-t, olyan osztályzatot adsz a melléknévnek, amire nincs szüksége.

Olvasd el hangosan az írásodat.

Mielőtt bármi fontosat elküldenél, olvasd át gyorsan hangosan. Kicsit furcsának tűnhet, de az írásod hangos felolvasása az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy kiszűrd a gépelési hibákat, a nyelvtani hibákat és a kínos megfogalmazásokat.

Kérj visszajelzést a társaidtól.

Ez talán a legfontosabb tipp, hogy jobb íróvá válj. Ha elégszer elolvasod a saját írásodat, hirtelen csak egy szavakból álló fal lesz belőle, ami a fejedben játszódik, valódi jelentés nélkül. A legjobb módja annak, hogy megtudd, hogyan fog az írásod az olvasók fülébe jutni, ha valaki mással is elolvastatod.

Az, hogy a társaidtól és a kollégáidtól visszajelzést kapsz az írásodról, ablakot nyit arra, hogy más emberek – akiknek mind más tapasztalataik és értelmezési módszereik vannak – hogyan látják az ötleteidet. Például egy olyan bekezdés, amelyről azt gondoltad, hogy kristálytiszta, lehet, hogy teljesen összezavarja a közvetlen munkatársadat. Minél gyakrabban fogadod el ezt a kritikát, annál inkább képes leszel megerősíteni a hangodat és azonosulni a közönségeddel.

Ezek a saját tempójú, önállóan tanulható tippek segítségével pillanatok alatt fejlesztheted írás- és kommunikációs készségeidet.

Eredetileg megjelent 2018. okt. 2. 8:08:00, frissítve 2018. okt. 03.