Függetlenül attól, hogy egy tucat unokatestvért vagy több száz rokont vársz, a tartalmas, emlékezetes és szórakoztató családi összejövetel megtervezése kihívást jelent. Időt, szervezőkészséget és humorérzéket igényel. Ez a 10 lépés segít abban, hogy az osztálytalálkozó sikeres legyen – és önnek is megmaradjon a józan esze.
Készítsen tervet.
Kezd azzal, hogy kiválasztod az időpontot és a helyszínt. Bill Gunkel, a Reunions Unlimited profi tervezője azt javasolja, hogy legalább 12 hónappal előre kezdjétek el a tervezést. Szerinte a legjobb első lépés, ha kérdőíveket küld a családtagoknak, hogy véleményt kérjenek arról, mikor, hol és mit szeretnének.
Hívjon össze egy bizottságot, amely kiválaszt három lehetséges időpontot és helyszínt. Küldjünk kérdőíveket, melyekben arra kérjük a családtagokat, hogy rangsorolják a lehetőségeket. Bár nem felelhet meg mindenki igényeinek, a felmérés a legjobb eszköz arra, hogy kiderüljön, mi felel meg a legtöbb hozzátartozónak.
Toborzás és delegálás.
Nem tudja egy személy a családi összejövetel minden aspektusát kezelni. Vegye körül magát hozzáértő és lelkes bizottsági tagokkal. Elnökként te felügyeled az eseményt, kezeled a bizottságok közötti kommunikációt, koordinálod az önkénteseket – és időnként békebírót játszol.
Kisebb, 20-30 fős rendezvényeknél csak néhány önkéntesre lesz szükséged. A nagy rendezvényekhez több önkéntesre és bizottságra van szükség.
Találkozói munkakörök
- Pénzügyi vezető: kezeli a találkozó folyószámláját, karbantartja a költségvetést, beszerzéseket végez
- Szállásügyi összekötő: szállást keres és tárgyal a csoportos kedvezményekről
- Élelmezési vezető: együttműködik az ételszállítóval vagy kezeli a potluckot
- Levelezési felelős: Kommunikál a családtagokkal
- Szórakoztatási igazgató: különböző korosztályok számára szervez tevékenységeket
- Foglalási felelős: nyomon követi, ki jön
- Emlékek beszerzése: összegyűjti az emléktárgyakat a kiállításra
- Üdvözlőbizottság: névtáblákat, napirendeket és feliratokat készít; vezeti a regisztrációt; segít az embereknek elvegyülni
Készítsen egy parancsnoki központot.
Egy osztálytalálkozó papírmunkát generál: Még az albizottságok esetében is szüksége van az osztálytalálkozó elnökének a vonatkozó információk másolataira, például az ételszállítókkal kötött szerződésekre, a frissített regisztrációs adatokra és a szállás részleteire.
Megtehet mindent egy egyszerű irattartóban, vagy külön mappákat tarthat minden egyes bizottságnak egy irattartó dobozban. Tartsa rendszerezve a feljegyzéseit – gyakran fog rájuk hivatkozni
Készítsen költségvetést.
A költségek nagy szerepet játszhatnak a részvételben, mondja Katy Anderson, a San Jose-i Reunion Masters tulajdonosa. “Tartsd alacsonyan a költségeket, vagy próbálj a családnak elég időt adni a költségvetés elkészítéséhez”. Ő 12-18 hónapot javasol.
Az osztálytalálkozóról szóló első kommunikációban adjon egy elképzelést az árról. A drágább összejövetelek, például hajókirándulások esetében Anderson azt javasolja, hogy ajánljon fel havi fizetési lehetőségeket.
A későbbi frissítés során minden családtól kérjen egy meghatározott összegű kezdőtőkét, ami jó módja a kezdeti költségek ellensúlyozásának. Szerezzen több tésztát az adománygyűjtési projektekkel, és a levelezésekbe foglaljon pénzügyi frissítéseket.
Készítsen tartaléktervet.
Ha az osztálytalálkozó a szabadban lesz, foglaljon egy pavilont, amely váratlan időjárás esetén minden résztvevőt el tud fogadni. Csomagoljon be néhány társasjátékot vagy kézműves foglalkozást, amit a gyerekek bent is el tudnak végezni.
Hirdesse meg az eseményt.
A meghívókat a lehető legkorábban küldje el. Ha postai úton szeretné elküldeni őket, választhat egy egyszerű szórólapot, egy kártyát vagy képeslapot, vagy egy kidolgozott családi hírlevelet. Környezetbarát megoldás az Evite vagy a Punchbowl e-mailben kézbesített meghívó.
Eközben menjen az internetre, hogy továbbítsa az információkat és felkeltse az érdeklődést. Létrehozhat egy privát eseményoldalt a Facebookon, és meghívhatja az embereket, hogy csatlakozzanak, vagy megbízhat valakit azzal, hogy időről időre egyszerű e-mailes frissítéseket küldjön. Egy másik ötlet, hogy egy családközpontú webhelyet, például a Genit használja üzenetközvetítő központként.
Vegyél be a kommunikációba családi apróságokat! Bátorítsa a rokonokat, hogy küldjenek történeteket, ötleteket és frissítéseket a levelezésekhez. Ez a részvétel gyakran jobb részvételt eredményez.
Kínáljon mindenkinek valamit.
Kínáljon olyan tevékenységeket, amelyek megfelelnek a különböző korosztályoknak és érdeklődési köröknek. Lehetnek fakultatív kirándulások is, mint például golfozás, kirándulás a bevásárlóközpontba vagy kirándulás történelmi helyszínekre.
A gyerekek esetében törekedjen a szabadtéri és beltéri tevékenységek keverékére. A tinédzserek szervezhetik a kisebbek játékait.
Kezdjünk egy nagy durranással.
Linda Johnson Hoffman, a The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing) című könyv szerzője jégtörőket javasol az osztálytalálkozó elindítására. “A megfelelő hangnem megteremtéséhez elengedhetetlen, hogy mindenkit bevonjunk, amint megérkeznek” – mondja.
Jégtörő tevékenységek
- Küldjön egy üdvözlőbizottságot az érkező vendégek üdvözlésére.
- Készítsen egy üres családfát, és minden tag töltse ki az adatait.
- Készítsen egy napirendet a tevékenységekről, hogy senki se maradjon ki.
- Készítsen üdvözlő transzparenseket
- A regisztrációnál ajándéktárgyakat, például nyomtatott tollakat vagy jegyzettömböket osztogasson
Ossza meg családja történetét.
Nem számít, mennyire különbözőek a rokonai, a családi örökség egy közös dolog. Ünnepeljétek meg ezt a régi fényképek és emléktárgyak kihelyezésével. Vegyetek bele ételeket, zenét és dekorációkat a családotok őshazájából.
Kihasználva a lehetőséget, készítsetek családi fotóalbumot (mindenki hoz képeket, és készítsetek egy oldalt), családi történeteket tartalmazó könyvet, videót az osztálytalálkozó felvételeiből, vagy családi receptkönyvet.
Megtartsátok a lendületet.
Az osztálytalálkozó után tervezze meg, hogy a következő találkozóig tartja a kapcsolatot. A családi hírlevelek és a weboldalak nagyszerűek erre. Toborozzon önkénteseket hírlevél küldésére, hozzon létre és felügyeljen egy oldalt a Geni-n vagy a Facebookon, vagy készítsen egy gyönyörű családtörténeti honlapot (megmutatjuk, hogyan)!
Related Reads
A cikk egy változata a Family Tree Magazine 2001. áprilisi számában jelent meg.
A legjobb családtörténeti projektek e-könyvünkkel az egész családot lelkesítse az ősökért!
Ezek a családtörténeti projektek segítenek új és izgalmas módokon felhasználni a kutatásait, tippekkel és stratégiákkal a genealógia riportban vagy blogban való közzétételéhez, a dekoratív családfák nyomtatásához, a kutatások felhőben való mentéséhez és még sok máshoz.
VÁSÁRLJ MOST