In der Privatwirtschaft haben 73 % der Arbeitnehmer Zugang zu bezahltem Krankenurlaub und 79 % zu bezahltem Urlaub. Aber was passiert, wenn Sie es sich nicht leisten können, Ihren Mitarbeitern bezahlte Urlaubstage zu gewähren? Oder was ist, wenn Ihre Mitarbeiter alle ihre PTO verbrauchen und eine Auszeit von der Arbeit nehmen müssen? In beiden Fällen können Sie eine unbezahlte Freistellung in Betracht ziehen.
Bevor Sie Ihren Mitarbeitern unbezahlte Freistellung anbieten, müssen Sie wissen, ob dies rechtlich möglich ist. In einigen Bundesländern sind Sie gesetzlich verpflichtet, bezahlte Freistellungen anzubieten. Und wenn Sie unbezahlte Freistellungen anbieten, müssen Sie eine Richtlinie für unbezahlte Freistellungen für kleine Unternehmen erstellen.
Lesen Sie weiter, um mehr über unbezahlte Freistellungen zu erfahren, einschließlich der zugehörigen Gesetze, was in Ihre Richtlinie aufgenommen werden sollte und wie sie sich auf die Gehaltsabrechnung auswirkt.
Was sind unbezahlte Freistellungen?
Unbezahlte Freistellungen (UTO) sind Zeiten, die ein Mitarbeiter ohne Bezahlung von der Arbeit nehmen kann. Arbeitnehmer können unbezahlte Freistellung in Anspruch nehmen, wenn sie krank sind, Urlaub machen wollen oder andere persönliche Verpflichtungen haben. Arbeitnehmer können auch unbezahlten Urlaub nehmen, d. h. eine längere Abwesenheit von der Arbeit.
Arbeitgeber können unbezahlte Freistellungen zusätzlich zu oder anstelle von bezahlten Freistellungen anbieten.
Bezahlte Freistellungen sind Freistellungen, bei denen Arbeitnehmer ihr reguläres Gehalt erhalten, wenn sie von der Arbeit freinehmen. In der Regel geben die Arbeitgeber den Arbeitnehmern eine bestimmte Anzahl von bezahlten Freistellungsstunden, die sie in einem Kalenderjahr in Anspruch nehmen können. Wenn ein Arbeitnehmer seine bezahlte Freizeit aufgebraucht hat und von der Arbeit freigestellt werden muss, kann er unbezahlte Zeit in Anspruch nehmen.
Es gibt Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern keine bezahlte Freizeit gewähren. Arbeitgeber können stundenweise Beschäftigten, Teilzeitbeschäftigten oder der gesamten Belegschaft unbezahlte Freistellung gewähren.
Gesetze zur unbezahlten Freistellung
Bevor Sie sich entscheiden, Ihren Mitarbeitern unbezahlte Freistellung zu gewähren, sollten Sie sich mit den Gesetzen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in den einzelnen Bundesstaaten vertraut machen.
Es gibt 12 Bundesstaaten und Washington D.C., die von Arbeitgebern verlangen, dass sie ihren Mitarbeitern eine bestimmte Anzahl von bezahlten Krankheitstagen anbieten.
Die Staaten, die von Arbeitgebern verlangen, bezahlte Krankheitstage anzubieten, sind:
- Arizona
- Kalifornien
- Connecticut
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- New Jersey
- Oregon
- Rhode Island
- Vermont
- Washington
Außerdem, gibt es eine Reihe von Städten und Bezirken, in denen Gesetze zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gelten. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Kommune nach weiteren Informationen.
Im Mai 2019 hat Maine ein Gesetz verabschiedet, das Arbeitgeber mit 10 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, bezahlte Freistellungen aus beliebigen Gründen zu gewähren. Das Gesetz über bezahlten Krankenurlaub und andere persönliche Freistellungen in Maine tritt am 1. Januar 2021 in Kraft. Wenn Sie ein Arbeitgeber in Maine sind, können Sie ab 2021 möglicherweise keine unbezahlte Freistellung anstelle von bezahlter Freistellung anbieten.
Erstellung einer Richtlinie für unbezahlte Freistellung
Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihren Mitarbeitern unbezahlte Freistellung anzubieten, müssen Sie eine Richtlinie aufstellen. Ihre Richtlinie zur unbezahlten Freistellung sollte Informationen enthalten wie:
- Ob Sie auch bezahlte Freizeit anbieten
- Welche Mitarbeiter Zugang zu bezahlter (falls zutreffend) und unbezahlter Freizeit haben
- Die Anzahl der unbezahlten Tage, die Mitarbeiter nehmen können
- Wie Mitarbeiter eine Freistellung beantragen können
Ob Sie auch bezahlte Freistellungen anbieten
Ihre Richtlinie sollte darauf eingehen, ob Sie unbezahlte Freistellungen anbieten, nachdem ein Mitarbeiter seine bezahlte Zeit in Anspruch genommen hat, oder anstelle von bezahlter Zeit. Wenn Sie bezahlte Freistellungen anbieten, sollten Sie auch eine separate Richtlinie für bezahlte Freistellungen aufstellen.
Welche Mitarbeiter haben Zugang zu UTO
Ihre Richtlinie für unbezahlte Freistellungen sollte auch angeben, welchen Mitarbeitern Sie unbezahlte Freistellungen anbieten.
Wenn Sie einigen Mitarbeitern bezahlte Freistellungen und anderen UTO anbieten (z. B.,
Anzahl der Tage, die Mitarbeiter frei nehmen können
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern unbezahlte Freizeit anbieten, können Sie die Anzahl der Tage, die Mitarbeiter pro Kalenderjahr frei nehmen können, begrenzen. Oder Sie lassen Ihre Mitarbeiter so viele Tage frei nehmen, wie sie möchten.
Geben Sie an, ob Sie eine Obergrenze haben (z. B.,
Wie Mitarbeiter Freizeit beantragen können
Auch wenn Sie Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit erscheinen, nicht bezahlen müssen, sollten Sie ein System für die Inanspruchnahme von Freizeit einrichten.
Ihre Richtlinien sollten regeln, wie Mitarbeiter ihre Freistellung beantragen können, wie viel Vorlauf sie Ihnen geben müssen und was passiert, wenn mehr als eine Person abruft.
Sie könnten zum Beispiel verlangen, dass die Mitarbeiter ihren Antrag schriftlich stellen, mehr als zwei freie Tage am Stück einen Monat im Voraus ankündigen und Anträge nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ priorisieren.
Unbezahlte Freistellung und Gehaltsabrechnung
Wie erfolgt also die Gehaltsabrechnung, wenn ein Mitarbeiter UTO nutzt?
Es gibt drei Dinge, die Sie aktualisieren müssen:
- Löhne für den Abrechnungszeitraum
- Steuern auf die gesamten Arbeitsstunden des Mitarbeiters
- die verfügbare UTO des Mitarbeiters (wenn Sie eine Obergrenze haben)
Löhne für den Abrechnungszeitraum
Der Sinn, Mitarbeitern UTO anzubieten, besteht darin, dass sie eine Auszeit von der Arbeit nehmen können, ohne bezahlt zu werden. Ihre Gehaltsabrechnung sollte den Lohn für weniger geleistete Stunden ausweisen.
Multiplizieren Sie die geleisteten Stunden des Mitarbeiters mit seinem Stundensatz. Berücksichtigen Sie nicht die Stunden, die der Arbeitnehmer als unbezahlte Freizeit genutzt hat.
Wenn der Arbeitnehmer angestellt ist, müssen Sie möglicherweise seinen Stundensatz berechnen. Dazu dividieren Sie den Bruttolohn des Mitarbeiters in einem Lohnzeitraum durch die Anzahl der Stunden, die er normalerweise arbeitet. Anschließend können Sie den Stundensatz mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren.
Angenommen, Sie haben einen Angestellten, der bei einer Arbeitszeit von 40 Stunden normalerweise 1.000 Dollar pro Woche verdient. Er hat acht Stunden unbezahlten Urlaub genommen und 32 Stunden in der Woche gearbeitet.
Ermitteln Sie zunächst den Stundensatz des Arbeitnehmers, indem Sie seinen wöchentlichen Bruttolohn durch 40 teilen (1.000 $ / 40). Der Bruttostundensatz des Arbeitnehmers beträgt 25 $.
Multiplizieren Sie nun den Stundensatz des Arbeitnehmers von 25 $ mit der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die 32 beträgt (25 $ x 32). Der Bruttolohn des Mitarbeiters für die Woche beträgt 800 $ statt der normalen 1.000 $.
Steuern
Wenn Sie es gewohnt sind, von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter den gleichen Betrag für Steuern einzubehalten, müssen Sie einige Änderungen vornehmen, wenn sie unbezahlten Urlaub nehmen.
Wenn ein Mitarbeiter weniger Stunden arbeitet und weniger verdient, verringert sich seine Steuerpflicht. Stellen Sie sicher, dass Sie die einbehaltenen Lohnsteuern auf der Grundlage des neuen Lohns neu berechnen.
Verfügbare unbezahlte Freistellungsstunden
Haben Sie beschlossen, die Anzahl der unbezahlten Freistellungsstunden eines Mitarbeiters zu begrenzen?
Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie die Anzahl der verbrauchten Stunden von den verbleibenden verfügbaren UTO-Stunden des Mitarbeiters abziehen.
Machen Sie es sich leicht. Wenn ein Mitarbeiter unbezahlten Urlaub nimmt, geben Sie einfach die geleisteten Stunden in die Gehaltsabrechnungssoftware von Patriot ein, und unsere Software berechnet den Lohn und die Steuern. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion?
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