Der Google-Kalender ist ein zentraler Bestandteil des Android-Produktivitätspakets – aber wenn Sie nur das verwenden, was Sie auf der Oberfläche der App sehen, entgehen Ihnen einige ziemlich leistungsstarke Möglichkeiten.
Ja, oh ja: Wie bei so vielen unserer modernen digitalen Tools gibt es auch beim Google-Kalender mehr, als man sieht. Und während sich die meisten erweiterten Optionen des Dienstes um die Kalender-Website drehen, bietet die Kalender-Android-App eine Reihe praktischer Optionen, die speziell für die mobile Nutzung gedacht sind. Von zeitsparenden Verknüpfungen bis hin zu effizienzsteigernden Optionen – sie alle haben das Potenzial, Ihr Leben auf kleine, aber bedeutsame Weise zu erleichtern.
Finden Sie Zeit in Ihrem Terminkalender, um diese acht versteckten Google Kalender-Funktionen auf Android auszuprobieren. Vertrauen Sie mir: Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben.
Ereignisabhängige Stummschaltung Ihres Telefons
Dies ist technisch gesehen eine Android-Funktion, aber sie arbeitet Hand in Hand mit dem Kalender und ist eine der praktischsten Optionen, die es gibt: die Möglichkeit, dass sich Ihr Telefon automatisch stummschaltet, wenn ein Ereignis aus Ihrem Google-Kalender läuft.
Sie müssen es nur aktivieren: Gehen Sie in die Einstellungen Ihres Telefons und suchen Sie den Abschnitt „Nicht stören“ (indem Sie entweder im Abschnitt „Ton“ suchen oder einfach nach „Nicht stören“ im Feld am oberen Bildschirmrand). Tippen Sie auf „Zeitpläne“, bewegen Sie Ihren hübschen kleinen Finger auf die Zeile „Ereignis“ und tippen Sie auf das Zahnradsymbol daneben.
Damit wird ein Bildschirm angezeigt, der in etwa so aussieht:
Mit der ersten Option auf dem Bildschirm, „Bei Ereignissen für“, können Sie auswählen, welcher der mit Ihrem Gerät verbundenen Kalender die Stummschaltung des Telefons auslösen soll. Sie können diese Option auf die Standardeinstellung „Jeder Kalender“ setzen, damit jedes Ereignis in einem beliebigen Kalender die Stummschaltung Ihres Telefons auslöst, oder Sie können die Option auf einen bestimmten Kalender beschränken – z. B. Ihren Arbeitskalender – und alle anderen auslassen.
In der zweiten Zeile können Sie angeben, welche Arten von Ereignissen die Stummschaltung Ihres Telefons auslösen. Sie können festlegen, dass Ihr Telefon nur dann stumm geschaltet wird, wenn Sie auf ein Ereignis mit „Ja“ geantwortet haben, wenn Sie mit „Ja“ oder „Vielleicht“ geantwortet haben, wenn Sie mit „Ja“ oder „Vielleicht“ geantwortet haben oder wenn Sie überhaupt nicht geantwortet haben. (Diese Auswahlmöglichkeiten beziehen sich auf Ereignisse, die von anderen Personen erstellt wurden und zu denen Sie eingeladen wurden. Alle Ereignisse, die Sie selbst erstellt haben, werden immer automatisch als „Ja“ gewertet.)
Und schließlich können Sie in der dritten Zeile entscheiden, ob Ihr Telefon die Standardeinstellung „Nicht stören“ verwenden soll oder ob Sie lieber Ihre eigenen Einstellungen für das Verhalten des Telefons in dieser speziellen Situation vornehmen möchten. Mit der Option „Benutzerdefinierte Einstellungen“ können Sie sehr flexibel festlegen, wie sich Ihr Telefon während eines Kalenderereignisses verhalten soll: Sie können z. B. festlegen, dass Anrufe oder Textnachrichten von markierten Kontakten durchgelassen werden, oder dass Sie bei Ereignissen und Erinnerungen benachrichtigt werden, auch wenn keine anderen Töne erlaubt sind. Sie können sogar festlegen, wie verschiedene Arten von Benachrichtigungen während eines Termins visuell angezeigt werden.
Bonustipp: Wenn Sie ein Telefon mit einer älteren Android-Version verwenden oder eines, dessen Hersteller an diesem Teil des Betriebssystems herumgepfuscht hat, können Sie Ihre eigene vereinfachte Version der gleichen Funktion einrichten, indem Sie dieses IFTTT-Applet verwenden.
Schnellantworten für Gruppenereignisse
Genauso wie Android es Ihnen ermöglicht, eine vorformulierte Schnellantwort zu senden, wenn Sie einen Anruf ablehnen, können Sie mit Google Calendar eine Schnellnotiz an alle Beteiligten eines bevorstehenden Meetings senden – und das alles mit ein paar kurzen Fingertipps auf Ihrem Telefon.
Um die Funktion zu konfigurieren, öffnen Sie die Kalender-App, tippen Sie auf das dreizeilige Menüsymbol in der oberen linken Ecke und wählen Sie „Einstellungen“ aus dem angezeigten Menü. (Möglicherweise müssen Sie ein wenig nach unten scrollen, um es zu finden.)
Wählen Sie als Nächstes „Allgemein“ und scrollen Sie dann nach unten, bis Sie „Schnellantworten“ sehen. Tippen Sie darauf – und schon sehen Sie vier Optionen für vorformulierte Nachrichten, die Sie auf dem Weg zu einem Termin mit mehreren Personen abfeuern können.
Dummerweise können Sie im Kalender keine zusätzlichen Antworten erstellen, aber Sie können jede der Standardantworten bearbeiten, damit sie das sagt, was Sie wollen. Tippen Sie einfach auf eine beliebige Antwort und ersetzen Sie sie durch den Text, den Ihr albernes Herz begehrt.
Um Ihre benutzerdefinierten Kurzantworten zu verwenden, öffnen Sie ein bevorstehendes Ereignis, zu dem mindestens eine weitere Person eingeladen ist. Tippen Sie auf das dreizeilige Menüsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „E-Mail an Gäste“. Tippen Sie dann auf die gewünschte Antwort aus der Liste.
So gelangen Sie direkt zu einer einsatzbereiten E-Mail mit Ihrer Nachricht und den hinzugefügten Empfängern. Jetzt müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche „Senden“ klicken – und vielleicht ein Lachen ausstoßen, wenn Ihnen eine Idee kommt.
Ein bestehendes Ereignis duplizieren
Haben Sie schon einmal ein neues Ereignis erstellt, das einem bereits auf Ihrer Agenda stehenden sehr ähnlich ist? Die Kalender-App für Android bietet eine einfache Möglichkeit, einen Termin zu duplizieren und ihn als Vorlage für einen neuen Termin zu verwenden: Tippen Sie einfach auf den Termin, den Sie nachbilden möchten, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie – Sie haben es erraten – „Duplizieren“.
Und das war’s: Ihr neues Ereignis wird mit den Informationen des ursprünglichen Ereignisses angezeigt und kann bei Bedarf angepasst werden.
Sehr viel einfacher geht es nicht.
Nützlichere Benachrichtigungszeiten
Die Standard-Benachrichtigungszeiten von Google Kalender für neue Ereignisse sind nicht für jeden geeignet. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie die Einstellung, wann ein Ereignis Sie benachrichtigt, öfter ändern (und/oder jedes Mal leise kreative Flüche murmeln, wenn ein Ereignis Sie früher oder später benachrichtigt, als Sie möchten), tun Sie sich selbst einen Gefallen und passen Sie die Standard-Benachrichtigungszeiten Ihres Kalenders so an, dass sie besser für Sie funktionieren.
Gehen Sie einfach zurück in den Einstellungsbereich der Kalender-App – und suchen Sie dieses Mal den Bereich für das Google-Konto, das Sie ändern möchten, und tippen Sie auf die Zeile „Ereignisse“ darunter. Daraufhin wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Standardbenachrichtigungszeiten für neue Standardereignisse sowie für ganztägige Ereignisse ändern können. Wenn Sie möchten, können Sie sogar mehrere Benachrichtigungen hinzufügen und gleichzeitig die Standardfarbe für Ereignisse in diesem Kalender ändern (ooh, ahh usw.).
Wenn Sie die Standard-Benachrichtigungszeit für Erinnerungen oder für sekundäre Kalender, die Sie in einem bestimmten Google-Konto erstellt haben, ändern möchten, suchen Sie einfach die entsprechende Zeile unter der Kopfzeile des Kontos und wählen Sie diese anstelle von „Ereignisse“ aus – und nehmen Sie dann dort die gleichen Änderungen vor.
Benutzerdefinierte Kalenderziele
Zusätzlich zu den normalen Ereignissen und Erinnerungen kann die Android-Kalender-App Ihnen helfen, wiederkehrende Ziele zu erstellen. Und trotz des kitschig klingenden Namens dieser Funktion kann sie tatsächlich einen echten Produktivitätsvorteil bieten.
Um die Funktion auszuprobieren, tippen Sie auf das kreisförmige Plus-Symbol in der rechten unteren Ecke der Kalender-App, wählen Sie „Ziel“ und sehen Sie sich dann die angezeigten Abschnitte an. Die meisten Kategorien sind ziemlich albern – Sport treiben, Zeit mit der Familie verbringen, lesen und andere Aufgaben, bei denen es mir schwerfällt zu glauben, dass jemand sie tatsächlich in seinen Kalender einträgt und dann auch befolgt -, aber der letzte Punkt in der Liste heißt „Mein Leben organisieren“, und es lohnt sich, zumindest einen Blick darauf zu werfen.
Wenn Sie auf diesen Abschnitt tippen, zeigt Ihnen der Kalender einige vorgeschlagene Ziele an, die Sie planen können. Ignorieren Sie diese und tippen Sie auf „Benutzerdefiniert“. Die App zeigt Ihnen dann eine Liste von Dingen an, die Sie vielleicht regelmäßig planen möchten:
Sie können diese jedoch auch ignorieren und Ihre eigene Aktivität eingeben – sei es die Bearbeitung von Rechnungen, die Planung von Besprechungen oder etwas wirklich Wichtiges wie die Entscheidung, welche Art von Sandwiches zum Mittagessen bestellt werden soll (ich empfehle Pastrami). Sobald Sie etwas ausgewählt oder ein eigenes Element eingegeben haben, fragt der Kalender, wie oft, wie lange und zu welcher Tageszeit Sie das tun möchten. Der Kalender sucht dann nach freien Zeiten in Ihrem Terminkalender und arbeitet Ihr Element so oft wie nötig ein.
Sie können verfolgen, wie oft Sie Ihr Ziel im Laufe der Zeit erreichen, indem Sie dem Kalender mitteilen, wann Sie es erledigen. Sie können sich sogar für so genannte „intelligente Benachrichtigungen“ entscheiden, die Sie sowohl vor als auch nach der geplanten Sitzung benachrichtigen, damit Sie sich „vorbereiten und den Fortschritt verfolgen“ können (und/oder sich über die lästige Natur der „intelligenten Benachrichtigungen“ beschweren).
Das ist keineswegs revolutionär – aber wenn Sie eine regelmäßige, wiederkehrende Aufgabe haben, die irgendwie zielorientiert zu sein scheint, kann das eine interessante und visuell auffällige Art sein, sie in Ihrem Kalender zu verwalten.
Schnelles Löschen von Ereignissen
Hier ist eine leicht zu übersehende und unglaublich praktische Geste in der Kalender Android App: In der Agenda-Ansicht können Sie jedes Ereignis oder jede Erinnerung nach rechts wischen, um es mit einer einzigen, schnellen Aktion zu löschen. Bam.
Schnelle Monatsansicht des Kalenders
Wenn Sie beim Durchsehen Ihrer Termine einen Blick auf die Monatsansicht werfen möchten, sollten Sie sich die folgende Kalender-Verknüpfung merken: Sie können auf die obere Leiste der App tippen oder nach unten wischen – dort, wo der Name des aktuellen Monats steht -, um eine Monatsansicht in den Fokus zu bringen. Tippen Sie ein zweites Mal auf die Leiste (oder wischen Sie mit dem Finger von unten nach oben), um sie auszublenden, wenn Sie fertig sind.
Apropos Abkürzungen…
Ein praktischer Weg, um zum heutigen Tag zu springen
Wenn du in der Kalender-App durch deine Agenda blätterst und zum aktuellen Tag zurückspringen möchtest, tippe auf das kleine Kalendersymbol (das Kästchen mit dem blauen Punkt, direkt links neben dem Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms). Es zippt Sie zurück zum heutigen Tag, egal wie weit Sie in die Zukunft gereist sind.
Bonus: Ein besseres Kalender-Widget
Zu guter Letzt noch ein Tipp, der technisch gesehen keine Funktion der Kalender-Android-App selbst ist, aber sicherlich mit ihr zusammenhängt. Die Kalender-App von Google hat eine eigene Reihe von Widgets für den Startbildschirm – eine Monatsansicht und eine Agenda. Und die sind… okay. Gut, wirklich. Sie erfüllen ihren Zweck.
Aber, na ja, man kann es besser machen. Die Widgets der offiziellen Kalender-App bieten zum Beispiel wenig Flexibilität oder Anpassungsmöglichkeiten. Das Monatsansicht-Widget ist unübersichtlich und in seiner Funktion eingeschränkt. Und mit dem Kalender-Widget können Sie nicht sehr weit in die Zukunft blicken, was seine Nützlichkeit wirklich einschränkt.
Mit meinen Android-Widget-Empfehlungen für das Kalender-Widget erhalten Sie eine überlegene Kalender-Einrichtung auf dem Startbildschirm: Month, für eine Monatsansicht, und dem Kalender-Widget von Home Agenda mit dem umständlichen Namen, für eine scrollende Agenda-Anordnung. Beide sind den Standard-Widgets der Kalender-App überlegen und werten Ihren Startbildschirm deutlich auf.
Kalender-Widget: Month (oben links abgebildet) ist kostenlos und bietet ein optionales In-App-Upgrade für zusätzliche Designoptionen, während Calendar Widget by Home Agenda (oben rechts abgebildet) zwei Dollar für den Download und die Nutzung kostet.
Und damit ist Ihr Android-Kalendererlebnis offiziell aufgerüstet. Jetzt müssen Sie nur noch alles erledigen, was auf Ihrer Agenda steht – und das, lieber Amigo, liegt ganz bei Ihnen.
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