To måder at opbygge dynamiske diagrammer i Excel på

Redaktørens note: I videoen bruger Brandon Vigliarolo Microsoft Office 365 og gennemgår trinene for opbygning af dynamiske diagrammer i Excel. Trinene ligner meget den følgende vejledning af Susan Harkins.

Hvis du ønsker at komme videre end dine almindelige regnearkskompetencer, er det at skabe dynamiske diagrammer et godt sted at begynde denne rejse. Nøglen er at definere diagrammets kildedata som et dynamisk område. Ved at gøre dette vil diagrammet automatisk afspejle ændringer og tilføjelser til kildedataene. Heldigvis er processen let at implementere i Excel 2007 og 2010, hvis du er villig til at bruge tabelfunktionen. Hvis ikke, er der en mere kompleks metode. Vi vil undersøge begge dele.

LÆR MERE: Office 365 Consumer priser og funktioner

Tabelmetoden

Først vil vi bruge tabelfunktionen, som er tilgængelig i Excel 2007 og 2010 – du vil blive forbløffet over, hvor enkel den er. Det første skridt er at oprette tabellen. For at gøre det skal du blot vælge dataområdet og gøre følgende:

1. Klik på fanen Indsæt.
2. I gruppen Tabeller skal du klikke på Tabel.
3. Excel viser det valgte område, som du kan ændre. Hvis tabellen ikke har overskrifter, skal du sørge for at fjerne markeringen af indstillingen Min tabel har overskrifter.
4. Klik på OK, og Excel formaterer dataområdet som en tabel.

Et diagram, du opretter på tabellen, vil være dynamisk. For at illustrere det kan du oprette et hurtigt kolonnediagram som følger:

1. Vælg tabellen.
2. Klik på fanen Indsæt.
3. I gruppen Diagrammer skal du vælge det første 2-D-søjlediagram i rullelisten Diagram.

Aktualiser nu diagrammet ved at tilføje værdier for marts, og se diagrammet blive opdateret automatisk.

Den dynamiske formelmetode

Du vil ikke altid ønske at omdanne dit dataramme til en tabel. Desuden er denne funktion ikke tilgængelig i Office-versioner fra før båndversionen. Når et af de to tilfælde er tilfældet, er der en mere kompleks formelmetode. Den er baseret på dynamiske intervaller, der opdateres automatisk, på samme måde som tabellen gør det, men kun med lidt hjælp fra dig.

Hvis du bruger vores tidligere ark, skal du bruge fem dynamiske intervaller: et for hver serie og et for etiketterne. Der følger en vejledning til oprettelse af det dynamiske område for etiketterne i kolonne A. Brug derefter disse instruktioner til at oprette en dynamisk etiket for kolonne B til E. For at oprette det dynamiske område for kolonne A skal du gøre følgende:

1. Klik på fanen Formler.
2. Klik på indstillingen Definer navne i gruppen Definerede navne.
3. Indtast et navn til det dynamiske område, MonthLabels.
4. Vælg det aktuelle ark. I dette tilfælde er det DynamicChart1. Du kan bruge regnearket, hvis du vil. Generelt er det bedst at begrænse intervaller til arket, medmindre du har til hensigt at bruge dem på regnebogsniveau.
5. Indtast følgende formel: =OFFSET(DynamicChart1!$A$2,0,0,0,COUNTA(DynamicChart1!$A:$A))
6. Klik på OK.

Gentag nu ovenstående instruktioner og opret et dynamisk interval for hver serie ved hjælp af følgende intervalnavne og formler:

Det er vigtigt at huske, at du skal indtaste nye data på en sammenhængende måde. Hvis du springer rækker eller kolonner over, vil denne teknik ikke fungere som forventet.

Du undrer dig måske over, hvorfor jeg har tilføjet seriebetegnelsen til hvert intervalnavn. Hvis jeg bruger navnet alene, vil det forvirre Excel. Serieoverskrifterne i række 1 er også navne. Fordi diagrammet som standard vil bruge etiketoverskrifterne i hver kolonne til hvert serienavn, kan du ikke bruge disse etiketter til at navngive de dynamiske intervaller. Du må ikke bruge de samme etiketter til både dine serieoverskrifter og dine navne på dynamiske intervaller.

Næst skal du indsætte et kolonnediagram, som du gjorde før. Hvis du indtaster nye data, vil diagrammet endnu ikke afspejle dem. Det skyldes, at diagrammet som standard refererer til et bestemt dataområde, DynamicChart1:A1:E3. Vi skal ændre denne reference til de dynamiske intervaller, som vi lige har oprettet, som følger:

1. Højreklik på en kolonne i diagrammet.
2. I den resulterende undermenu skal du vælge Select Data.
3. I listen til venstre skal du vælge Smith og derefter klikke på Edit. (Kan du huske den navngivningskonflikt, jeg nævnte? Excel bruger kolonneoverskriften (celle B1) til at navngive serien.)
4. I den resulterende dialogboks skal du indtaste en henvisning til Smiths dynamiske område i kontrolelementet Serieværdier. I dette tilfælde er det =DynamicChart1!SmithSeries.
5. Klik på OK.

Gentag ovenstående proces for at opdatere de resterende serier, så de afspejler deres dynamiske intervaller: DynamicChart1!JonesSeries; DynamicChart1!MichaelsSeries; og DynamicChart1!HancockSeries.

Næst skal du opdatere diagrammets akseetiketter (kolonne A) som følger:

1. I dialogboksen Vælg datakilde skal du klikke på januar (på listen til højre).
2. Klik derefter på Rediger.
3. I den resulterende dialogboks skal du henvise til akseetikettens dynamiske område, DynamicChart1!MonthLabels.
4. Klik på OK.

Du behøver ikke at opdatere februar; Excel gør det for dig. Begynd nu at indtaste data for marts, og se hvordan diagrammet automatisk opdateres! Husk blot, at du skal indtaste data sammenhængende; du kan ikke springe rækker eller kolonner over.

Denne formelmetode er mere kompleks end tabelmetoden. Vær omhyggelig med at navngive de dynamiske intervaller og opdatere seriereferencerne. Det er let at indtaste tastefejl. Hvis diagrammet ikke opdateres, skal du kontrollere seriehenvisningerne.

For en dynamisk diagramteknik, der går en anden vej, kan du læse Opret et dynamisk Excel-diagram, og lav dit eget dashboard. Excel-arbejdsark, der demonstrerer disse versioner af dynamiske diagrammer, kan downloades gratis.

Se også

• Sådan tilføjer du en drop-down-liste til en Excel-celle (TechRepublic)
• Sådan bliver du cloud-ingeniør: Et snydeark (TechRepublic)
• 50 tidsbesparende tips til at fremskynde dit arbejde i Microsoft Office (gratis PDF) (TechRepublic download)
• Udgiftssammenligningsberegner: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
• Microsoft Office har ændret sig, og det bør den måde, du bruger det på, også gøre det (ZDNet)
• De bedste cloud-tjenester til små virksomheder (CNET)
• De bedste to-do-liste-apps til håndtering af opgaver på alle platforme (Download.com)
• Mere must-read Microsoft-relateret dækning (TechRepublic på Flipboard)