Det kan være en hektisk oplevelse at byde en ny lejer velkommen i din ejendom, men det kan gøre det mindre stressende at udarbejde en tjekliste over de ting, som du skal sørge for, før din lejer kan flytte ind.
Alle udlejere har forskellige behov og forskellige regler for deres udlejningsejendomme, og udlejere skal ofte opfylde forskellige krav i henhold til deres respektive stats udlejer/lejerlove. Det kan være nyttigt at tilpasse din liste til din stat, men gør dit hjemmearbejde først, så du er sikker på, at du forstår din stats love.
Hvad er en tjekliste for nye lejere?
En tjekliste for en ny lejer er i virkeligheden ikke andet end en række punkter med en liste over opgaver og problemer, der skal løses, før en lejer kan overtage ejendommen. Listen kan bruges i flere situationer.
For eksempel skal du finde nye lejere til alle de ledige lejemålsenheder, når du køber en ny udlejningsejendom. Hvis en lejers lejekontrakt er ved at udløbe, og hun har givet meddelelse om, at hun vil opsige lejekontrakten, skal du finde en ny lejer til at udfylde den ledige lejlighed. Du skal søge efter en ny lejer, hvis du skal smide en person ud, fordi han har overtrådt vilkårene i sin lejekontrakt … og du skal tage juridiske skridt for at opnå denne udsmidning.
Hvad skal du medtage
Det nøjagtige indhold af din tjekliste for nye lejere vil afhænge af dine specifikke procedurer for screening af lejere, hvor dybtgående din lejekontrakt er, og de skridt, der er nødvendige for at få dem til at flytte ind. Du kan og bør oprette en liste, der er unik for din udlejningsejendom.
For eksempel kan din stat kræve, at du giver en lejer en skriftlig meddelelse om, at du har modtaget og deponeret hendes depositum. Dette bør indgå i din tjekliste, hvis din stat har et sådant krav. Du er ikke forpligtet til at give din nye lejer oplysning om blymaling, hvis din ejendom er bygget efter 1978, så du kan udelade dette punkt fra din liste, hvis din bygning opfylder betingelserne.
En generel tjekliste kan opdeles i fem grundlæggende kategorier:
- Trin 1-8: Screening af lejer
- Trin 9-16: Lejeprocedurer
- Trin 17- 19: Finansielle overvejelser
- Trin 20- 24: Klargøring af ejendommen
- Hvis det er relevant: Eventuelle ekstra krav i din lejekontrakt eller til en bestemt lejer
Eksempel på tjekliste for ny lejer
Lejerens navn(e):________________________________________
Ejendommens adresse:_____________________________________
Enhedsnummer:_________________________________________
Inflytningsdato:________________________________________
1._____ Modtaget lejeansøgning
2._____ Startet en ny fysisk mappe for lejer
3._____ Startet en ny digital mappe for lejer
4._____ Background Check Completed
5._____ Credit Check Completed
6._____ Received Employment Verification Form
7._____ Received Previous Landlord Verification Form
8._____ Modtaget formular til bekræftelse af tidligere udlejer
8._____ Lavede kopier af bagsiden og forsiden af lejers ID(er)
9._____ Forklarede alle regler og procedurer til lejeren
10.____ Forklarede nødprocedurer til lejeren
11.____ Lejer underskrev lejekontrakt
12.____ Lejer underskrev tillæg til lejekontrakt
__________________________Hvilke tillæg?
13.____ Dato for underskrivelse af lejekontrakt
14.____ Dato for underskrivelse af lejekontrakt
14.____ Dato for lejemålets begyndelse
15.____ Dato for lejemålets ophør
16._____ Har givet lejer dine kontaktoplysninger
17.____ Modtog hele depositummet via certificeret metode
__________Dato Security Deposit Received
18.____ Modtog hele den første måneds husleje via certificeret metode
__________Date First Month’s Rent Received
19. ____Lejer har købt lejerforsikring
20.____ Repareret eventuelle skader på ejendommen
21.____ Rengjort ejendommen
22.____ Lejer har underskrevet tjekliste for lejemålsenhedens tilstand
23.____ Udskiftet dørlåse (hvis relevant)
24.____ Overført alle forsyningsselskaber til lejers navn (hvis relevant)
Forsyningsselskab:________ Dato for overførsel:____________
Forsyningsselskab:________ Dato for overførsel:____________
Forsyningsselskab:________ Dato for overførsel:____________
Hvis relevant
1._______ Ejendom inspiceret med henblik på beboelsescertifikat
________Inspektionsdato
2._______ Modtaget depositum til fastholdelse af aftalen og nødvendige midler
3. _______ Pet Addendum underskrevet
4.________ Pet Deposit modtaget
5.________ Lead Disclosure Warning underskrevet (For Property Built Before 1978)
6.________ Gav lejer pjece “Protect Your Family from Lead Paint” Pamphlet
7.________ Section 8 Paperwork Received
_________Speake With Section 8 Case Worker
____Y/N__ Section 8 Inspection Occurred ________Date of Inspection
__________Security Deposit Received From Section 8 Tenant
Date All Items Completed:___________________________
Signatur af udlejer/ejendomsadministrator:_______________________
Velkommen til dine nye lejere
Du er ikke færdig endnu. Nu er det tid til at tage det vigtige sidste skridt og officielt byde dine lejere velkommen. Det er naturligvis ikke påkrævet, men det er en meget fin detalje.
Overvej at gøre det i et brev, der indeholder alle relevante oplysninger, som du sikkert allerede har behandlet, men som en ny lejer virkelig gerne vil have lige ved hånden. Hvad er et godt tidspunkt for ham at flytte ind på? Hvis du ikke allerede har gjort det, hvordan kan han så flytte forsyningstjenesterne over i sit eget navn? Kontaktoplysninger til alle tjenesteudbydere vil også være meget velkomne.
Fortæl ham, hvordan og hvor han skal betale husleje, og hvordan han kan få fat i dig i tilfælde af et vedligeholdelsesproblem eller en nødsituation. Et sprunget rør kan ikke vente til i morgen. Hvornår er det affaldsafhentningsdag? Hvor er den nærmeste tankstation eller nærbutik?
Med andre ord: Kondenser din egen tjekliste i oversigtsform med højdepunkter, som din lejer vil få brug for, når han indretter sig. Og for din egen skyld bør du tage et sidste billede af lokalerne, inden du overdrager dem til din lejer, så du har bevis for den stand, som du afleverede dem i.