Hvis du er professionel og ønsker at blive opfattet som professionel, skal du have en professionel e-mail-adresse. Det giver mening, ikke sandt?
Forestil dig bare at finde den tjeneste, du har brug for, og så indse, at deres forretningsmail var Hvis du var kunde, ville en sådan brugerdefineret e-mailadresse bestemt ikke være med til at vinde din tillid.
Det er så simpelt som det; alt du skal gøre er at sætte dig i kundernes sted og oprette en professionel e-mail-adresse, der ikke får din virksomhed til at virke helt uprofessionel eller endda svindel.
Amelia ved præcis, hvordan du skal opsætte og håndtere professionelle e-mails, der er beregnet til at blive sendt til dine kunder. Uanset hvad det måtte være – en aftale-e-mail eller en påmindelse, kan du få hjælp.
Sådan opretter du en professionel e-mail-adresse
Få din e-mail-adresse til at se ud som denne pæne fyr.
Lad os hurtigt gennemgå nogle ting, du bør gøre, når du opretter professionelle e-mailadresser (og nogle, du bør undgå, når det er muligt).
Brug dit varemærke
Når du opretter forretningsmails, bør du aldrig bare bruge en e-mailnavnsgenerator og være færdig med det. Du skal gøre dig nogle overvejelser.
En af de bedste ting at gøre er at bruge dit brand name for at gøre dit brand let genkendeligt. På den måde er der en større chance for, at dine kunder rent faktisk vil læse dine e-mails, når der skal sendes kampagner og lignende i stedet for at markere dem som spam.
Kundeservice
Når du lancerer din hjemmeside og giver folk alle de grundlæggende kontaktoplysninger, kan du forvente, at din kundeservice bliver kontaktet mest.
Derfor bør du faktisk bruge ordene “kundeservice” som en del af din e-mail. Hvis du gør det, vil kunderne straks forstå, hvem de taler med.
Brug dit eget brugerdefinerede domæne
At købe dit eget domæne er en god idé, hvis du ønsker, at din virksomhed skal virke mere professionel.
Brugerdefinerede domæner er billigere end nogensinde før, og de vil være med til at skabe tillid mellem dig og dine kunder. Dine kunder vil straks føle sig mere trygge ved dit arbejde, hvis de tror, at du tager det, du laver, alvorligt.
Brug navne frem for øgenavne og numre
Når det er muligt, bør du forsøge at undgå at bruge øgenavne, numre og lignende til professionelle e-mails. Det er altid bedre at bruge dit navn.
Her er nogle eksempler på, hvordan du laver en professionel e-mailadresse med dit for- og efternavn:
Fuldt navn + dit domænenavn =
Du kan også implementere specialtegn, hvis dit navn allerede er optaget, men det burde ikke være et problem, hvis du bruger dit eget domæne. Hvis det dog sker, kan du oprette en brugerdefineret e-mail som denne –
Førnavn + dit domænenavn =
Det er en god idé kun at bruge fornavnet, for selv om det er professionelt, efterlader det også en personlig forbindelse med kunden. Dette kan dog blive et problem, hvis du har flere medarbejdere med samme navn, og i så fald bør du bruge et af de følgende 2 formater:
Førnavn og efternavn + dit domænenavn =
Førnavn og efternavn + dit domænenavn =
Brug generiske navne til særlige tjenester
Selv om det er godt at bruge personlige navne til at etablere relationer på et mere personligt plan med kunderne, er der nogle tilfælde, hvor du bør vælge generiske navne.
I nogle tilfælde vil kunderne ønske at kontakte en bestemt afdeling eller filial i din virksomhed. De vil ikke vide, at det er virksomhedens e-mail, der tilhører salgschefen. I stedet skal du gøre det klart ved at vælge det generiske navn.
Her er nogle eksempler på professionelle e-mail-adresser med generiske navne:
Dette er et forretningsmæssigt e-mail-adresseformat, der skal bruges til at give generelle oplysninger og besvare generelle spørgsmål. Folk vil straks vide, hvad den betyder, eller, hvis de modtager en e-mail, vil de vide, hvem den er fra.
Vi talte om dette lidt tidligere, men det er altid en god idé at have en separat e-mailadresse til din kundeservice. Dette vil sandsynligvis være den mest anvendte e-mail-adresse i virksomheden.
Huskede du eksemplet med Liam Smith, salgschefen? Hvis Liam bruger e-mail-adresse, er det måske ikke den bedste professionelle e-mail-adresse til erhvervslivet. Kunderne ved ikke, at Liam er din salgschef, de ved ikke, at de skal kontakte ham, hvis de har salgsrelaterede spørgsmål.
Du har sikkert forstået pointen nu, så du forstår, hvornår og hvorfor du skal bruge generiske navne i stedet for personnavne.
Ting du skal undgå
Nu har vi talt om de ting, du bør gøre, når du vælger gode e-mail-navne, så lad os også nævne de ting, du bør undgå.
Numre og kælenavne
Nej, at numre og kælenavne på nogen måde er stødende eller dårlige, men en simpel e-mail-konto vil altid være mere professionel.
Du kan igen tjekke de ovenfor anførte idéer til e-mail-adresser for at se de forskellige variationer af en erhvervs-e-mailadresse, som du kan bruge, hvis flere personer i din virksomhed har det samme navn.
Titler, stillinger og diverse regalier
Så du har arbejdet hårdt på at få din eksamen som ingeniør, og nu vil du gerne have, at alle skal vide, at du faktisk er kvalificeret til at udføre det job, du laver.
Så vil folk, hvis de ser e-mail-navne som , vide, at du er professionel. Eller vil de?
Det viser sig, at – NEJ. Kunderne er faktisk helt ligeglade med det overhovedet. Med det in mente bør du altid undgå at bruge titler, stillinger og diverse regalier.
Kønskarakter- eller kønsmærker
Der er navne, der er almindeligt anvendt af både mænd og kvinder. Hvis du f.eks. modtager en e-mail fra , kan du ikke være 100 % sikker på, at Avery er en mand.
Det betyder dog ikke, at du bør bruge kønsmærker, når du beslutter dig for at få en professionel e-mailadresse. I stedet kan du sagtens forklare det i e-mail-signaturen.
Personlige overbevisninger, race, religion osv.
Din race, religion, personlige overbevisninger og lignende har intet at gøre med din evne til at udføre jobbet. At reflektere over dem i e-mailadresser er slet ikke professionelt.
Nu da vi ved, hvordan man opretter en professionel e-mailadresse, skal vi fokusere på, hvordan man skriver professionelle e-mails.
Sådan sender du en professionel e-mail
Nu hvor vi har set ideer til professionelle e-mailadresser, så lad os tale om nogle andre vigtige elementer i den bedste forretningsmail.
Professionelt svar
Du kan have det bedste e-mail-domænenavn i verden, men det vil ikke hjælpe dig meget eller intet, hvis dit svar ikke også er professionelt. Svar på kundeforespørgsler rettidigt, og hold altid kommunikationen professionel.
Sikkerhed
Hvis du driver en virksomhed, skal du sørge for, at din e-mail-konto er så sikker som de kan blive. Overvej at bruge yderligere sikkerhedsmuligheder som f.eks. dem, der leveres af din hosting-tjeneste … eller brug bare G-Suite. Når det kommer til at blokere for hackerforsøg og lignende, kan man aldrig være for forsigtig.
Spam
Hvis du ønsker, at dine e-mails rent faktisk bliver læst i stedet for automatisk at blive markeret som spam, skal du tænke over det, allerede inden du opretter en e-mailadresse.
Du skal sørge for, at kunderne kan genkende dit varemærke, og at de ved, hvem e-mailene kommer fra. Derfor skal du bruge dit brandnavn som en del af din e-mail-adresse. Brug det helst til dit brugerdefinerede domænenavn.
At have seje e-mail-navne er… Ja, sejt, men det er ikke altid den bedste måde at gå til værks på. Du har brug for, at dit e-mail-navn afspejler en vis grad af professionalisme, og du har brug for, at det passer til dit websted, dine produkter, sociale profiler osv. Hvis det ikke gør det, vil du bare fylde folks spam-mapper, når du begynder at sende kampagner ud.
Sluttanker om at skabe en professionel e-mailadresse
I artiklen ovenfor forklarede vi, hvordan du opretter en forretningsmail og professionelle e-mailnavne. De tips, vi nævnte, skal ikke begrænse din kreativitet på nogen måde. Men hvis du ønsker kreative e-mail-navne, bør du altid holde dem professionelle og undgå at gå over stregen.
Det afhænger fra virksomhed til virksomhed, og ikke alle virksomheder behøver at gå efter den samme fremgangsmåde, når de opretter en professionel e-mail. Med det in mente skal du overveje de råd, vi har givet dig, og derefter selv se, hvilken vej der er den rigtige for dig og din virksomhed.
Her er også nogle tips til at oprette gratis forretningsmails med dit eksisterende domæne.
Hvis du nød at læse denne artikel om, hvordan du opretter en professionel e-mailadresse, bør du også læse disse:
- Forretningsmæssige udfordringer, som konsulenter skal vide, hvordan man løser
-
Sådan bliver du konsulent og tilbyder forretningsrådgivning
-
Sådan reducerer du antallet af opgivne indkøbskurve på dit bookingwebsted