Spørgsmål om længde og form

Længden af en personlig erklæring vil normalt være dikteret af ansøgningen – 500 ord eller 800 ord er typiske grænser, og det samme gælder grænserne på en eller to sider. Hvis du f.eks. får et antal på 1.500 ord, behøver du ikke at skrive i den maksimale længde, men hvis du kun skriver halvdelen af det angivne antal ord, kan det være en forspildt mulighed. Under alle omstændigheder er det vigtigste, at det materiale, du fremlægger, er så tæt på disse ord- eller pladsbegrænsninger som muligt – dele af din ansøgning vil måske bogstaveligt talt ikke blive læst, hvis du overtræder reglerne – og at din præsentation er æstetisk tiltalende og letlæselig. For at nå disse mål fremmer jeg følgende tips:

• Hvis din personlige redegørelse er et selvstændigt dokument i din ansøgning, skal du åbne det med en enkel overskrift som “Personlig redegørelse for Janet Lerner”. Hvis dine dokumenter skulle blive adskilt på en eller anden måde, kan de således lettere samles igen.
• Hvis der er flere sider til dit essay ud over én, skal du nummerere dem og måske også angive dit navn på disse sider.
• Vælg en udgivelsesskrifttype, der er meget læsbar, f.eks. Times eller Bookman. Nogle skrifttyper giver mulighed for mere stramhed i teksten, hvilket er fint, så længe essayet forbliver læsbart. Ideelt set skal du ikke bruge mere end en 12-punkts størrelse og ikke mindre end en 10-punkts størrelse, idet du foretrækker den større, og du skal bruge den samme skriftstørrelse i hele dokumentet.
• Giv plads til rigeligt med margener, så læseren ikke bliver distraheret af en tekst, der ser trangt ud. Margener på mindst en tomme er standard.
• Single space din tekst og springe en linje over mellem afsnit. Du kan indrykke afsnit i begyndelsen eller ej, så længe du er konsekvent.

I nogle tilfælde, især når du udfylder en ansøgning elektronisk eller er nødt til at klippe og indsætte, vil ordgrænserne være defineret af fysisk plads. I sådanne tilfælde skal du sørge for at holde nok hvidt mellemrum mellem din tekst og ansøgningsteksten, så materialet ikke bliver overfyldt, og vælg om muligt en anden skrifttype end den, der bruges i ansøgningen. Hvis din ansøgning er elektronisk og kræver, at du klipper og indsætter tekst eller overholder et ord- eller tegnantal, skal du også kontrollere det materiale, du indtaster, omhyggeligt for at sikre dig, at det er fuldstændigt og læses, som du ønsker det. I nogle tilfælde kan du miste specialtegn eller afbrydelser, og ord, der overstiger det maksimalt tilladte antal, kan blive klippet væk. Den sikreste praksis er at korrekturlæse alt, hvad du sender elektronisk, i selve den form, som det sendes i.