Sådan udarbejder du en risikostyringsplan

Hvorfor skrive en risikostyringsplan?

I sin bog Done Right påpeger Workfronts administrerende direktør Alex Shootman, at du ikke kan og vil ikke vinde hele tiden. “For at få succes må du se risikoen for fiaskoer i øjnene og være modstandsdygtig over for alt, hvad der kommer ud af venstre felt … Det, der holder mig i gang i hårde tider, er viden om, at morgendagens succes lever på den anden side af dagens fiasko. Der er altid en ny chance for at vinde.”

Den modstandsdygtighed, som Shootman beskriver, er muliggjort af projektets risikostyring. Vi møder og planlægger risici i alle dele af vores liv, lige fra at købe en katastrofeforsikring til at øve os på en evakueringsplan. Vi kan ikke forudsige præcis, hvad der vil ske, eller hvornår en risiko vil vise sig, men vi kan bruge vores erfaring, visdom, forskning og fremsynethed til at være så forberedt som muligt og holde hovedet koldt, når risikoen opstår.

Forståelse af projektrisici

For at begynde at skrive en risikostyringsplan skal vi først se på en nyttig definition af projektrisiko fra A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 2000 Edition:

“…en risiko er en usikker begivenhed eller tilstand, der, hvis den indtræffer, har en positiv eller negativ effekt på et projektmål. En risiko er således ikke en begivenhed eller hændelse, som allerede har ramt et projekt. Det er en begivenhed, der kan ske.”

En ting, der allerede er sket, er et projektproblem, som du aktivt skal reagere på. Omvendt er en projektrisiko noget, der potentielt kan ske, og som du skal forblive forberedt på.

De 3 elementer i enhver risiko

Gregory Becker skelner risikohændelsen fra to andre afgørende komponenter i enhver risiko:

1. Risikoen i sig selv er den begivenhed eller tilstand, der kan ske. Risikoen skal defineres klart, således at bekymringen gøres reel og kan imødegås.

2. Konsekvensen af en risiko skal også defineres, så dit team ved, hvad der er på spil, omfanget og graden af hastendehed af den indvirkning, de kan være nødt til at reagere på, og de projektområder, der kan blive påvirket.

3. Sandsynligheden for en risiko skal vurderes så nøjagtigt som muligt, så dit team tildeler en passende og forholdsmæssig mængde tid og energi til planlægning af, overvågning af og reaktion på en risiko.

Forudse gode og dårlige risici

Risici, som du vil være sikker på at forudse og planlægge for, er dem, der kan påvirke tidslinjen, budgettet eller kvaliteten af leverancer. Og på trods af den ofte negative konnotation kan risici faktisk have en positiv indvirkning. Der er f.eks. altid en mulighed for, at markedspriserne vil falde og pludselig bringe dit projekt langt under budgettet. Har du planlagt, hvordan du kan omfordele de sparede penge?

Skelnævn de 3 typer risici

Alle projektrisici er uplanlagte, men kun nogle af dem er uforudsigelige. Risici falder ind under en af tre kategorier af kendelighed:

1. En kendt risiko er allerede anerkendt af teammedlemmerne og er til stede tidligt i planlægningsfasen (oppositionsstemmer, budgetoverskridelser, materialemangel, ressourcebegrænsninger osv.) Disse bør dokumenteres grundigt i din risikostyringsplan i god tid i forvejen.

2. En ukendt risiko er ikke fastlagt i planlægningsfaserne og kun kendt af et begrænset antal personer. Opdagelsen af disse bør være det primære fokus i din forskning og risikostyringsplan.

3. En ukendt risiko, som ingen med rimelighed kan forventes at forudse, og som normalt er en overraskelse for de fleste personer (en systemfejl, pludselig sygdom, ulykke osv.).

Tanken bag en risikostyringsplan er at komme på forkant med eventuelle potentielle risici – både gode og dårlige. Det er en del af projektplanlægningsprocessen, der hjælper dit team med at forblive proaktivt i stedet for at være reaktivt og krampagtigt. Jo mere du forbereder dig på det uventede, jo mindre vil eventuelle overraskelser afspore dit projekt.

Whitepaper: Den komplette guide til planlægning af kreative projekter

Bog: The Complete Guide to Planning Creative Projects

Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success

Proces for risikostyringsplan

Stræk 1: Identificer potentielle risici

Samlet med hele dit team og alle projektets interessenter skal du brainstorme potentielle risici til din risikostyringsplan. Hver deltager bør grundigt overveje projektet ud fra deres rolles perspektiv og identificere alt inden for deres ansvarsområde, der kan ses som en risikohændelse eller -tilstand. Hvad kan de se fra deres vinkel, som andre måske ikke kan se?

I denne brainstorm skal du opfordre dit team til at tale om eventuelle potentielle risici og inddrage alle interessenter. På dette tidspunkt bør alle idéer være på bordet. Det er i sidste ende op til projektlederen at destillere og færdiggøre de elementer, der skal indgå i risikostyringsplanen. Projektlederen vil også trække på forskning, tidligere erfaringer, andre projektledere og lignende projekter.

Strin 2: Vurder og vurder potentielle risici

Næst skal du organisere din omfattende liste over potentielle risici efter sandsynlighed (lav, moderat og høj risiko) og konsekvens (lav, moderat og alvorlig). Disse oplysninger kan samles i det, der kaldes et risikoregister. Selv om det ikke er en del af projektplanlægningsfasen, skal du tænke på risikoregistret som et levende dokument, som du vil vende tilbage til og eventuelt ændre i løbet af projektet.

Pro tip: En proaktiv risikostyringsteknik er kommunikation. I Done Right skriver Alex Shootman, administrerende direktør for Workfront, at det er hans erfaring:

“…alle projekter vil have mindst tre katastrofer, og de vil ikke være relateret til de tekniske opgaver. De vil være rodfæstet i kommunikationen. Og det er som regel ikke, hvordan du undgår katastrofen, der betyder noget. Det er, hvordan man håndterer dem, idet man er klar over, at katastroferne sandsynligvis skyldes fejlkommunikation, uklarhed eller manglende deling af vigtige detaljer og beslutninger på det rigtige tidspunkt.”

Stræk 3: Tildel ejerskab for hver potentiel risiko

I forbindelse med tildeling af teammedlemmer til at overvåge risici skal du have din liste prioriteret og vide, hvor mange ressourcer du har brug for til hver enkelt risiko. De udpegede teammedlemmer vil være ansvarlige for at skride til handling, hvis den potentielle risiko bliver til et reelt problem. Ved at tildele ejerskab til risici i din risikostyringsplan sikrer du, at der altid er nogen, der holder øje med hvert enkelt problem, og det hjælper med at løse problemerne hurtigt og effektivt.

Strin 4: Skab forebyggende reaktioner

Projektlederen og ejeren af hver enkelt risiko bør arbejde sammen og bruge risikoregistret til at fastlægge de passende reaktioner, hvis og når en risiko bliver et problem. Du skal beslutte, hvilken af de følgende fire reaktioner der er passende:

Undgå: Ændr dine planer eller din tilgang for at eliminere risikoen.

Overfør: Overdrag risikoen til en anden person i teamet, i virksomheden eller udenfor (f.eks, et forsikringsselskab eller en leverandør).

Begrænse: Reducer sandsynligheden for og/eller virkningen af truslen på projektet.

Accepter: Tillad risikoen og håndter dens konsekvenser.

Din risikostyringsplan bør være synlig for alle teammedlemmer, så alle ved, hvilke risici de skal holde øje med, og hvem de skal kontakte, hvis en af dem opstår. I denne digitale tidsalder kan du nemt forbinde din virksomhed med en enkelt arbejdsstyringsløsning for virksomheder.

Stræk 5: Overvåg risici løbende

Ud over den risiko, du allerede har identificeret i din risikostyringsplan, vil nye risici helt sikkert dukke op. Det er her, at et risikostyringssystem kommer i spil, og det er også her, at du løbende overvåger og kontrollerer risici. Risikostyring kræver sporing og rapportering af udløsende begivenheder, som kræver, at du iværksætter din(e) reaktionsplan(er). Og det vil betyde analyse af risikoen i forhold til din oprindelige vurdering med henblik på læring og fremtidig planlægning.

Risikoplanlægning er en kompleks og løbende del af en solid projektledelse. Det er umuligt at forudsige alt, hvad der vil gå galt, men hvis du har et system på plads, når der opstår problemer, vil det helt sikkert forbedre dine chancer for succes og forbedre fremtidige projekter. Desuden vil praksis med at forudse risici kun tilskynde dit team til at forblive fleksibelt og ikke bange for at prøve nye ting.

Whitepaper: De høje omkostninger ved kaos

Whitepaper: Få gang i risikoplanlægningen

>Med tiden kan effektiv projektrisikostyring reducere overheadomkostningerne og få dine teams til at arbejde smartere. Projektledere vil få den nødvendige hjælp til at slukke brande, og problemer, der kunne have været større, vil blive reduceret til mindre bump på vejen. Som Shootman anbefaler i Done Right: “Accepter, at hvis du stræber efter det ekstraordinære, vil det ikke altid lykkes for dig. Men accepter også, at du ikke bliver god til at få udført ekstraordinært arbejde ved at undgå risici, overraskelser eller fejltagelser.”

Workfront forenkler processen med at oprette en plan for risikostyring af et projekt. Samarbejd med dit team på ét sted, hvilket øger kommunikationen og gennemsigtigheden i hele projektet. Alle vil kunne give input og holde øje med potentielle problemer sammen, hvilket minimerer antallet af risici, der bliver til katastrofer. Hvis du er klar til at begynde at planlægge risici for dit næste projekt, kan du tage på en produkttur i dag.