Organiseringen af din vægttabsudfordring på arbejdspladsen er sjov OG arbejde. Forhåbentlig vil det sjove, du har, opveje det arbejde og de timer, du skal lægge i at organisere en fornøjelig og vellykket udfordring.
At organisere dig betyder, at du skal rekruttere hjælp. Begynd tidligt med at få deltagerne og holdlederne på plads, inden arrangementet starter. At arrangere hierarkiet og opgaveforløbsdiagrammet er din første opgave som koordinator for Office Weight Loss Challenge.
Vælg holdlederne, og hjælp dem med at vælge deres hold af frivillige deltagere.
At være vært for udfordringen betyder, at du får det sidste ord om, hvad den skal handle om. Det kan være alt fra blot et løb for at se, hvem der kan tabe sig mest, til en komplet sundhedsbegivenhed, der omfatter fitness, velvære, uddannelse, holdarrangementer, indsamling af midler samt masser af sjov og præmier.
Det kan ikke anbefales at afholde en konkurrence, der kun handler om at tabe sig, da det kan blive meget usundt og skadeligt.
Hvad er Office Weight Loss Challenge-arrangørens opgaver og ansvar?
Du (værten) og resten af holdet kan dele ansvaret op for at sikre, at udfordringen forløber gnidningsløst. Som arrangør er det op til dig at sørge for, at folk udfører de nødvendige opgaver til tiden.
Hvordan vælger man en arrangør af en vægttabsudfordring?
Der er nogle grundlæggende kvaliteter, som arrangøren bør have. Den person, der står for arrangementet, bør være en person, der er en god organisator og delegator. Da dette vil være en arbejdspladsudfordring, foreslår jeg, at det er bedst ikke at have en supervisor eller en person fra ledelsen til at lede den. At have en chef som ansvarlig for en “sjov” begivenhed kan dræbe motivationen meget hurtigt.
Hvis alt andet fejler, bør en person fra HR (Human Resources) eller OH (Occupational Health) eller lignende være i stand til at varetage dette ansvar uden at ryste fjer.
Som den ansvarlige er det op til dig at opbygge holdet, uddelegere opgaver og udarbejde en tidsplan. Det kræver planlægning og tid at afholde en sjov og (tilsyneladende) ubesværet udfordring om vægttab på kontoret.
Det er vigtigt at samle et godt team, der kan hjælpe dig. Holdet er med til at fremme en følelse af ansvarlighed og kammeratskab og giver dig en pulje af ressourcer, når det gælder brainstorming af aktiviteter, udfordringer og præmier.
Værten skal bruge følgende:
Hvor du overhovedet går i gang, skal du sikre dig, at du har chefernes velsignelse til at arrangere en udfordring på arbejdspladsen. Sørg for, at de kender og godkender alt, hvad det vil indebære. Dette omfatter, hvad du forventer, at virksomheden vil tilbyde i form af matchede præmiebidrag, tid og plads til fitness og sunde aktiviteter og virksomhedssponsorater.
Når du har ledelsens samarbejde og velsignelse, skal du få budskabet ud og opbygge din liste over interesserede deltagere, holdledere og frivillige.
Du har ikke absolut brug for andres hjælp, men der ER en masse at gøre. Prøv at finde folk, der er dygtige til de nødvendige opgaver, og hvis det er muligt, så lad folk vælge den eller de opgaver, de nyder mest og er bedst til.
Planlægning af en udfordring på arbejdspladsen kræver særlige planlægningsevner, der hjælper alle brikkerne til at passe sammen til tiden. Du (arrangøren) er den ansvarlige for planlægning af udvalgsmøderne og for at kombinere alle de ressourcer, som de bringer til bordet.
Promovering af udfordringen
Du får brug for en person, der har ansvaret for at promovere begivenheden og fungere som kontaktperson (dvs. markedsføring og PR). Denne person vil være ansvarlig for at sende og besvare holdets e-mails, give dig opdateringer, fordi du vil vedligeholde ranglisten.
Hvis du inkluderer ekstern opsøgende virksomhed for velgørende sponsorater, kan du overveje at tilføje en anden person til denne rolle, så vedkommende udelukkende kan fokusere på samfundsengagement.
Håndtering af pengene
En person bør administrere pengene. Dette vil kræve detaljerede regnskaber for penge ind og penge ud. Dette omfatter deltagergebyrer og indkøb som f.eks. hold-T-shirts og præmier. Hvis du inkluderer en fundraisingaktivitet, skal der også føres regnskab for den.
Planlægning af arrangementer
Du skal have en arrangementskoordinator. Denne person skal planlægge lokalet/lokalerne til ugentlige møder, vejninger og spil. De vil også være ansvarlige for at finde særlige lokaler til yderligere lejligheder efter behov.
Disse aktiviteter kan omfatte alt fra planlægning af restaurantreservationer til “spise ude”-ugen i udfordringen til planlægning af en vandrerute til “skridtudfordringen”.
Kommunikation
Som vært vil du også være hovedkoordinator med ansvar for den løbende kommunikation, tidslinjer og leverancer.
Du skal ikke gå ud fra, at bare fordi nogen har indvilget i at have noget færdigt inden næste fredag, så gør de det også. Nogle mennesker har det ikke godt med at sige “nej” og kan have indvilget i at gøre noget, som de egentlig ikke havde lyst til at gøre. Det påhviler dig at sikre, at alle opgaver afleveres færdige og til tiden.
Tavshedspligt
Hver Weight Loss Challenge kræver en person til at føre tilsyn med den ugentlige vejning. Du skal respektere, at dette er et ømtåleligt emne for nogle mennesker. Der skal sikres diskretion og tillid til deltagerne. Personalets sygeplejerske eller sundhedskoordinator vil sandsynligvis være det mest oplagte valg til denne stilling.
Diskret
Andre ting, som du skal stå for som arrangør, er:
- Sørg for, at alle deltagere har bekræftet, at de er i stand til at deltage. Det kan være et godt tidspunkt at opfordre dem til at gå til deres læge til et årligt tjek.
- Udgiv reglerne for vægttabsudfordringen, og sørg for, at alle får et eksemplar.
- Hvis du skal have specialister til at komme ind på kontoret for at tale om kost og motion, skal de interviewes og bookes i god tid. Det er ikke alle personlige trænere, der er fortrolige med fitness på kontoret eller med overvægtige personer. Det er heller ikke alle ernæringseksperter, der kan hjælpe folk med særlige diætbehov. Alle, du indkalder til et foredrag, vil blive stillet spørgsmål og sandsynligvis få demonstrationer, så de skal være erfarne, vidende og personlige.
Opfordre dem til at promovere deres virksomhed og tilbyde særlige priser til udfordrerne. Denne krydspromovering kan være lokkende nok til, at de kommer gratis. - Når typen af pointgivning er aftalt, vil offentliggørelse og verifikation af de ugentlige totaler være dit ansvar. Du behøver ikke at foretage vejningerne, men du har brug for de ugentlige tal (pund eller procenter). Hvis du tilføjer point for aktiviteter, skal du indsamle disse fra holdlederne.
- Du vil være ansvarlig for at udsende gruppens e-mails, ugentlige nyhedsbreve og sende opdateringer til ranglisterne. Du vil være den FØRSTE til at vide, hvem finalisterne og vinderne er. Du må ikke uddelegere eller dele disse oplysninger før den ceremonielle afsløring.
- Opret en arbejdspladsudfordrings-e-mailliste, der er specifikt beregnet til denne kommunikation. Du bør have holdene og holdlederne på forskellige lister. Send opdateringer og påmindelser ud. Du behøver ikke at minde alle om en begivenhed, men mind holdlederne om at minde deres hold.
At være ansvarlig kræver, at du er lidt væk fra grupperne, hvis der opstår en tvist, der kræver en afgørelse. Du kan vælge en upartisk person til at være den endelige dommer. Sandsynligvis ikke en person fra ledelsen.
For at holde tingene sjove og retfærdige kan ledelse og tilsynsførende bare slappe af fra deres lederroller og være en del af et Weight Loss Challenge Team.
Din mission, hvis du vælger at acceptere den.
Jeg har knap nok skrabet på overfladen af, hvad det indebærer at være vært for og organisere en sjov og vellykket Weight Loss Challenge for arbejdspladsen. Det lyder helt sikkert meget som arbejde, ikke sandt? Som arrangør er det dit job at sætte dig ned og sørge for, at det bliver en sjov og vellykket begivenhed for alle andre!
Når du gør det, vil folk tale om dig og den sjove tid, de havde, i mange år fremover!
Hvis du gerne vil have lidt vejledning, har vi en Organizers ToolKit med alt, hvad du har brug for. Du skal bare tilmelde dig her