Denne vejledning dækker:
Hvad er eksterne links eller referencer?
Når du opretter formler i Excel og henviser til et datapunkt i et andet regneark, opretter Excel et link til det pågældende regneark.
Sådan kan din formel se ud som vist nedenfor:
Opmærksomheden henledes på, at den del, der er fremhævet med gult, er det eksterne link (også kaldet ekstern reference). Denne del af formlen fortæller Excel, at det skal gå til denne projektmappe (Score.xlsx) og henvise til den angivne celle i projektmappen.
Fordelen ved at have et eksternt link i din formel er, at du automatisk kan opdatere den, når dataene i den linkede projektmappe ændres.
Ulempen er imidlertid, at du altid skal have den linkede projektmappe til rådighed. Hvis du sletter den linkede projektmappefil, ændrer dens navn eller ændrer dens mappeplacering, vil dataene ikke blive opdateret.
Hvis du arbejder med en projektmappe, der indeholder eksterne links, og du skal dele den med kolleger/kunder, er det bedre at fjerne disse eksterne links.
Hvis du har mange formler, kan det dog drive dig til vanvid at gøre det manuelt.
Sådan finder du eksterne links og referencer i Excel
Her er et par teknikker, du kan bruge til hurtigt at finde eksterne links i Excel:
- Hvis du bruger Find og erstat.
- Hvis du bruger Rediger links-indstillingen.
Lad os se, hvordan hver af disse teknikker fungerer.
Find eksterne links ved hjælp af Find og erstat
Celler med eksterne links indeholder navnet på den projektmappe, som den er knyttet til. Det vil sige, at referencen vil have filnavnet med udvidelsen .xlsx/.xls/.xls/.xlsm/.xlb.
Vi kan bruge dette til at finde alle de eksterne links.
Der er følgende trin til at finde eksterne links i Excel ved hjælp af Find og erstat:
- Vælg alle cellerne.
- Gå til fanen Start -> Redigering -> Find & Vælg -> Find.
- I dialogboksen Find og erstat skal du indtaste *.xl* i feltet ‘Find hvad’.
- Klik på Find alle.
Dette vil finde og vise alle de celler, der har eksterne links i den.
Nu kan du vælge alle disse celler (vælg den første post, hold Shift-tasten nede og vælg derefter den sidste post) og konvertere formlerne til værdier.
Find eksterne links ved hjælp af Rediger Links Option
Excel har dette indbyggede værktøj, der finder alle eksterne referencer.
Her er trinene til at finde eksterne links ved hjælp af Rediger Links Option:
- Gå til fanen Data.
- I gruppen Forbindelser skal du klikke på Rediger Links. Det åbner dialogboksen Rediger links vil liste alle de arbejdsbøger, der henvises til.
- Klik på Bryd links for at konvertere alle linkede celler til værdier.
Vær opmærksom på, at når du har brudt links, kan du fortryde det. Som en bedste praksis skal du oprette en sikkerhedskopi, før du gør dette.
Får du stadig prompt om eksterne links?
I nogle tilfælde kan du finde og fjerne alle de eksterne links, men får stadig en prompt som vist nedenfor:
Du skal ikke gå amok og begynde at bande på Excel.
Så hvis du får prompt til at opdatere links, skal du også kontrollere følgende for eksterne links:
- Named Ranges
- Conditional Formatting
- Data Validation
- Shapes
- Chart Titles
Hvis du bruger “Find og erstat” eller “Rediger links” som vist ovenfor, vil du ikke kunne identificere eksterne links i disse ovennævnte funktioner.
Her er trinene til at finde eksterne links på disse steder:
- Navngivne intervaller: Gå til fanen Formel, og klik på Navnehåndtering. Den viser dig alle de navngivne intervaller i regnebogen. Du kan kontrollere kolonnen ‘Refererer til’ for at finde eksterne referencer.
- Betinget formatering: Den eneste måde, hvorpå et eksternt link kan havne i betinget formatering, er gennem den brugerdefinerede formel. Gå til fanen Start -> Betinget formatering -> Administrer regler. Kontroller formlerne for eksterne links i Regelhåndtering for betinget formatering.
- Datavalidering: Det er muligt, at drop-down-listen for datavalidering henviser til et navngivet område, som igen har eksterne links. Hvis du kontrollerer navngivne områder, burde dette problem også være løst.
- Former: Hvis du bruger former, der er knyttet til celler, skal du kontrollere disse for eksterne links. Her er en hurtig måde at gå alle figurer igennem på:
- Tryk på F5-tasten. Det vil åbne dialogboksen Gå til.
- Klik på Special.
- I dialogboksen Gå til Special skal du vælge Objekter.
- Klik på OK. Dette ville vælge alle figurerne. Nu kan du bruge Tab-tasten til at cykle gennem disse.
- Diagramtitler: Vælg diagramtitlen, og tjek i formellinjen, om den henviser til et eksternt link.
Du kan lære mere om eksterne links i disse vejledninger:
- Find eksterne links i Excel – Contextures Blog.
- Find eksterne links – Microsoft Excel Support.
Der findes også en tilføjelsesprogram til at finde eksterne links i Excel. Klik her for at få mere at vide og downloade tilføjelsesprogrammet.
Du kan også lide følgende Excel-vejledninger: