Det er vigtigt at vide, hvordan du beregner lønomkostningerne, hvis du ønsker at drive en rentabel virksomhed, da arbejdskraft er langt den største udgift, de fleste virksomheder står over for. De specifikke omkostninger varierer fra branche til branche, men på de fleste områder tegner de sig for omkring 60 % af de samlede udgifter. I marts 2020 kostede den gennemsnitlige ikke-statslige arbejdstager arbejdsgiverne 37,73 USD pr. arbejdstime. For offentligt ansatte stiger dette tal til 52,45 USD pr. time.
Hvis du ikke har en pålidelig formel for lønomkostninger, er der ingen mulighed for at vide, hvor meget hver ekstra medarbejder faktisk koster din organisation. Uden denne oplysning er det umuligt at foretage en nøjagtig fremskrivning af din nuværende og fremtidige ansættelseskapacitet. Du kan ikke prissætte dine varer eller tjenester korrekt, hvis du ikke kender omkostningerne ved den arbejdskraft, der er forbundet med at producere dem.
Selv om beregning af lønomkostninger kan synes ligetil, vælger mange virksomheder en for snæver tilgang, idet de blot tager højde for omkostningerne ved medarbejdernes lønninger. Dette er en del af lønomkostningsformlen, men dine sande lønomkostninger omfatter alle de udgifter, der er forbundet med at tiltrække, ansætte, uddanne og fastholde dine medarbejdere. Dette omfatter også lønsumsafgifter, tillægspakker og andre udgifter i forbindelse med medarbejdere som f.eks. lokaler og udstyr.
Her vil vi tale mere om vigtigheden af at vide, hvordan man beregner lønomkostninger grundigt og præcist, og give dig en pålidelig opdeling af alle de udgifter, du bør tage højde for.
Hvorfor beregne lønomkostninger?
Du ville ikke underskrive en kontrakt om et nyt kontorlokale uden at regne på, om du havde råd til den månedlige leje, ikke? På samme måde bør du heller ikke ansætte en ny medarbejder, før du fuldt ud har vurderet, om fordelene ved at ansætte vedkommende vil opveje de økonomiske omkostninger.
Når virksomheder vokser, løber mange ind i problemer, når de overvurderer deres personalebehov og undervurderer de reelle omkostninger til arbejdskraft. I bedste fald ender det med at skade overskuddet, og i værste fald resulterer det i, at de bliver nødt til at afskedige folk.
Med en lønomkostningsformel får du et præcist beløb for, hvad hver arbejdstime koster din organisation direkte. Med dette tal i baghovedet er det meget nemmere at regne ud, hvor mange fuldtids- og deltidsansatte du har råd til at ansætte, i stedet for at gætte.
Ved at kende dine lønomkostninger hjælper dig med at fastsætte optimale priser, hvilket maksimerer din indtjening. Hvis du undervurderer dine lønomkostninger, vil du fastsætte for lave priser og ende med at få margener, der ikke er til at holde ud at drive forretning. Hvis du overvurderer lønomkostningerne, vil du fastsætte for høje priser og vil ikke være i stand til at konkurrere effektivt på markedet. Arbejdskraftomkostningerne bør tages i betragtning sammen med omkostningerne ved de solgte varer, når du beslutter, hvor meget du skal opkræve.
Endelig hjælper beregningen af dine arbejdskraftomkostninger dig med at finde frem til de indtægtstab, der går ud over din indtjening. Nogle eksempler er medarbejdernes brug af mobiltelefoner, kilometerudgifter til firmabiler og ansættelsesomkostninger. Overvågning af udgiftstendenser inden for disse områder kan også hjælpe dig med at afsløre potentiel svindel.
Sådan beregner du lønomkostninger
Nu da vi har fastslået, hvorfor det er vigtigt at få et præcist billede af dine lønomkostninger, er her seks kategorier af udgifter, som du skal tage højde for i din lønomkostningsformel.
Rekruttering
Du begynder at påløbe lønomkostninger, før du overhovedet ansætter din første medarbejder. Det koster trods alt penge at vedligeholde et websted, promovere jobannoncer, deltage i jobmesser og gennemføre andre rekrutteringsaktiviteter. Nogle nichefunktioner kan koste dig mere at besætte, mens andre funktioner, f.eks. stillinger på begynderniveau, kan koste mindre. Det gennemsnitlige beløb, som det koster at tiltrække en medarbejder til en hvilken som helst stilling, er kendt som omkostninger pr. ansættelse.
Rekrutteringsomkostningerne beregnes ved at lægge alle dine interne og eksterne rekrutteringsudgifter sammen. Nogle almindelige rekrutteringsudgifter, der skal indgå i din beregning, er gebyrer til jobportaler, baggrundstjek, narkotikatest, karrieremesser, opsætning og vedligeholdelse af din karriereside og gebyrer til rekrutteringsfolk.
Lønninger
Dette er den mest indlysende medarbejderudgift, og den er ret ligetil. Det er de samlede omkostninger til lønninger eller timelønninger, som du betaler til alle dine medarbejdere.
Sørg for, at uanset hvilken tidsenhed du bruger til at måle lønomkostningerne – normalt er det enkleste at se på omkostningerne til beskæftigelse for et helt år – så bruger du den samme tidsramme for alle de andre kategorier, der er beskrevet her.
Belønninger og sundhedsforsikring
Medarbejdernes ydelser er en anden stor arbejdsrelateret udgift. Af de 37,73 dollars pr. medarbejder pr. time, som vi fortalte om tidligere, bestod 11,82 dollars heraf af ydelser. Det er ca. 30 %.
Generelt set er det sådan, at jo flere medarbejdere du har, jo mindre koster dine ydelser pr. medarbejder. Sundhedsforsikringspræmier, arbejdsgiverbidrag til pensionsordninger, administrationsgebyrer for pensionsprogrammer, betalt fritid og supplerende løn som f.eks. overarbejde bør alle indgå i beregningen af dine ydelser.
Arbejdsskatter
For hver person, du beskæftiger, bærer din virksomhed en skattebyrde. Dette består af føderal indkomstskat, socialsikringsskat og Medicare-skat samt arbejdsløshedsskat. De føderale indkomstskatter tilbageholdes fra den ansattes løn, så vi medtager dem ikke her (da de allerede er dækket som en del af lønkategorien ovenfor).
Socialsikringsskatter og Medicare-skatter tilbageholdes også fra medarbejdernes løn, men arbejdsgiveren er ansvarlig for at betale et tilsvarende beløb oven i det. De føderale arbejdsløshedsskatter betales udelukkende af arbejdsgiveren. For at beregne din andel af udgiften til hver af disse skatter skal du bruge den vejledning fra IRS, der er skitseret her.
Træning
Nye medarbejdere er typisk ikke produktive lige fra starten. Du kommer snarere til at bruge tid og penge på at oplære dem, og disse omkostninger skal indregnes i dine arbejdsomkostninger. Ifølge en rapport fra Training Magazine bruger amerikanske virksomheder i gennemsnit 1.075 dollars pr. medarbejder på uddannelse.
Når du lægger dine uddannelsesomkostninger sammen, skal du overveje rejser, uddannelsesmaterialer, udstyr, software og andre digitale programmer samt betaling for ekstern hjælp. Hvis du vil være superpræcis, kan du også medregne tab af produktivitet, dvs. det beløb, du ikke tjener, fordi medarbejderen ikke er fuldt produktiv endnu. Disse tal er måske lettere tilgængelige inden for nogle områder, f.eks. salg, mens de ikke er så kvantificerbare inden for andre, f.eks. servicevirksomheder.
Overhead
Du er sikkert bekendt med overheadomkostninger som husleje og forsyningsselskaber, og du tænker måske, at disse er en separat udgift fra lønomkostningerne. Faktisk er dine generalomkostninger dog direkte forbundet med det antal medarbejdere, du har. Jo flere medarbejdere du ansætter, jo flere skriveborde har du f.eks. brug for, og jo flere kvadratmeter plads har du brug for, så det giver mest mening at medregne overheadomkostninger som en del af lønomkostningerne.
Nogle elementer, der skal medregnes i dine overheadomkostninger, omfatter omkostningerne til dit fysiske arbejdsområde (pant eller husleje), ejendomsskatter, forsyningsselskaber, kontorartikler, udstyr og vedligeholdelse. Hvis du stiller firmabiler, mobiltelefoner, bærbare computere eller andre enheder til rådighed for medarbejderne, skal disse også medregnes.
Der skal tages højde for yderligere omkostninger
Ud over de regelmæssige, tilbagevendende omkostninger, der er dækket ovenfor, må du ikke glemme at indregne fleksible omkostninger som f.eks. sæsonbestemt eller midlertidig arbejdskraft og engangsomkostninger, der kun opstår lejlighedsvis, f.eks. feriepenge.
Overvej også omkostningerne til entreprenører som f.eks. freelancegrafikere eller konsulenter, idet du skal huske, at disse udgifter faktisk kan falde, efterhånden som du får flere ansatte (f.eks. hvis du ansætter en intern grafiker for at fjerne behovet for outsourcing).
Labor Cost Formula
Når du har behandlet alle de ovenstående kategorier, er det tid til at lægge dem sammen.
- For at beregne dine sande lønomkostninger skal du lægge udgifterne i kategorierne ovenfor sammen og dividere summen med det antal medarbejdere, du har. Dette vil give dig omkostningerne pr. medarbejder pr. år (eller hvilken tidsenhed du har besluttet dig for).
- Dernæst skal du opdele disse omkostninger pr. time. Det gør du ved at dividere omkostningerne pr. medarbejder fra trin 1 med antallet af arbejdstimer pr. år. Hvis man går ud fra en 40-timers arbejdsuge med to ugers betalt ferie, arbejder de fleste medarbejdere ca. 2 000 timer om året.
- Dette er dine sande lønomkostninger pr. time.
Med dette tal kan du nemt regne dig frem til, hvor meget hver ekstra fuldtids- eller deltidsansat vil tilføje til din udgiftsoversigt hvert år, og dermed se, om det er en realistisk udgift.
Quickbooks tilbyder et fantastisk gratis værktøj til at hjælpe dig med at udføre denne beregning digitalt. Du kan finde det her.
Få eksperthjælp til at kortlægge din fremtidige personaleplan
Som du kan se, er der meget at tage hensyn til, når du skal beslutte, hvor mange personer du skal ansætte, og hvilke roller du skal prioritere. Hvis du undlader at forudsige dit personalebehov korrekt, kan det resultere i tabt overskud og faldende produktivitet. 4 Corner Resources kan hjælpe dig med at kortlægge en personaleplan, der opfylder din organisations behov og giver mening i forhold til dit budget.
Vi hjælper dig med at afveje fordelene ved fuldtidsansatte medarbejdere mod alternative muligheder som deltidsansatte, midlertidigt ansatte og kontraktansatte for at fastlægge den bedste personalestrategi for din nuværende situation og fremtidige vækst. Vi tilbyder også en komplet pakke af løntjenester for at hjælpe dig med at håndtere kedelige, men nødvendige opgaver som forsikring og tilbud om fordele.
Kontakt os i dag, og lad os komme i gang med at opbygge en ansættelsesstrategi, der er skræddersyet til din virksomhed.