Produktivitet. Hvor meget du gør, hvornår du gør det, hvordan du måler det. Sæt en flok skribenter sammen, og du kan garantere, at det vil komme på tale på et tidspunkt.
Så mange virksomheder spørger også, hvordan de kan overvåge produktiviteten, når medarbejderne arbejder hjemmefra, da det kan være meget vanskeligt at vide, hvad de laver. Det er dog nemt den bedste løsning, som vi har fundet, så tjek den ud.
Skriver du om morgenen? Er du mere produktiv om aftenen? Har du et dagligt antal ord? Tæller du sider, når du redigerer? Hvordan balancerer du kravene fra e-mail, sociale medier, skrivning og (forhåbentlig) resten af dit liv?
For et par uger siden spurgte forfatter Nova Ren Suma om dette:
Fellow writers & freelancere: Hvordan holder du dig selv organiseret og får det bedste ud af dine timer og jonglerer et dusin ting på en gang? Tips?
– Nova Ren Suma (@novaren) April 16, 2014
Hun fik en masse svar, og forfatteren R. J. Anderson gav et episk svar, som er fortalt her – jeg anbefaler at læse det.
Jeg begyndte at skrive mit svar, men det blev så enormt, at jeg vil dele det op over tre indlæg. I dag vil jeg tale om tidsstyring. Nærmere bestemt om to-do-lister og Pomodoro-teknikken. Det lyder måske ikke så sexet, men tro mig, det kan være en afgørende faktor. I det andet indlæg vil jeg tale om opgavetyper, sociale medier og din arbejdsdag. Det tredje vil handle om holdninger og tilgange til arbejdet.
Jeg synes, at råd om produktivitet er et virkelig interessant område, fordi mange af dem er for folk, der arbejder på kontor, med job, hvor man faktisk ved, hvornår man har udført en opgave. Det er ikke altid tilfældet for forfattere. Så nedenstående råd er specifikt til forfattere (og andre kreative) og er baseret på år på en nonprofitorganisation, hvor jeg ledede et meget produktivt team, samt min egen erfaring med at studere, arbejde på fuld tid og skrive to trilogier på en gang.
LISTER
Jeg taler ikke bare om en almindelig to-do-liste her. At sætte alt på én gigantisk liste er en garanteret måde at se på det hele, blive overvældet og derefter frivilligt kaste sig ned i et Lizzie Bennet Diaries kaninhul i stedet for at gøre noget arbejde. Det er for store mængder information til at blive absorberet på én gang, og det ser ud til at være mere, end du nogensinde kan klare. Men en god to-do-liste kan ændre dit liv, helt ærligt. Den kan være med til at sikre, at intet bliver glemt, undgå hastesituationer i sidste øjeblik og faktisk reducere din stress. Det lover jeg!
Der findes masser af forskellige teknikker, og du bør vælge den, der virker for dig, men jeg vil vise dig, hvordan min ser ud. Nøglerne er:
- Klar skitsering af hver opgave
- Allokér et opnåeligt beløb til hver dag
- Lad plads til det uventede
- Planlæg fremadrettet
Jeg opbevarer min liste i en udkast til en e-mail, så jeg kan få adgang til den fra min telefon eller bærbare computer når som helst for at tilføje et punkt. Når jeg får en ny to-do-opgave, kaster jeg mig ikke over den samme dag, medmindre det er vigtigt. Jeg tildeler den til en senere dag og glemmer den, indtil det er tid til at gøre det. Jeg kan ikke sige nok, hvor meget dette reducerer stress.
Jeg laver en liste over hver dag i den kommende uge og tildeler opgaver under den. Derefter har jeg en overskrift for “Kommende datoer”, en overskrift for “Næste uge” og en overskrift for “Fremtidige handlinger”. Og så skriver jeg hver dag i hånden en liste over, hvad jeg skal nå at få gjort, og lægger resten af listen væk. På den måde behøver jeg kun at se på mine små opgaver og ikke på den vej, der strækker sig forude. Min regel: Hvis jeg ikke kan få plads til min daglige liste på en post-it, er der for meget på den til at gøre det hele.
Her er, hvad der kommer under hver enkelt rubrik, jeg bruger:
Daglig rubrik: Kun de opgaver, jeg vil udføre den pågældende dag. Disse skal være klart skitseret, og der skal ikke være for mange.
Kommende datoer: Aftaler eller forpligtelser, som jeg ikke må glemme, og som jeg vil skrive på listen for næste uge.
Næste uge: En liste over ting, der skal gøres i næste uge, men endnu ikke sorteret efter dag – jeg vil ikke gøre dette, før jeg ved, hvordan ugen ser ud, med eventuelle anmodninger fra mine redaktører eller personlige forpligtelser.
Fremtidige handlinger: Ting, der sker om et stykke tid, og som jeg ikke ønsker at glemme.
Og her er et uddrag af mine seneste to-do-lister. Jeg har blot listet to enkelte dage for ugen, da dette allerede er ved at blive et episk langt blogindlæg.
MANDAG
- Skriv Pub Crawl-blogindlæg
- Send e-mail til (forfatterven)
- Udfyld forfatterspørgeskema
- Kritisk læsning af (CP’s roman) – 100 sider
- Krit Megs kapitel
- E-mail til Jay
TUESDAG
- Skriv kapitel
- Postkontor
- Yoga
- Send faktura
- E-mail agent
- E-mail redaktør
- E-mail (ven)
KOMMENDE DATOER
- 13. maj – This Shattered World cover reveal
- 15. maj – brainstorming med Jay
- 31. maj – 1. juni – Emerging Writers Festival (panel på søndag)
NÆSTE UGE
- Tweet til udgivelsen af (bog, der udkommer)
- E-mail (navn), (navn) og (navn)
- Færdiggør crit read for (forfatter)
- Giv bio/headshot/interviewsvar til (konferencens navn)
- E-mail til revisor
FUTURE ACTIONS
Sådan fungerer min to-do-liste! Selv om det ser kompliceret ud, tager det ca. tres sekunder at oprette det. For mig er dens vigtigste styrker, at den er let tilgængelig, nem at vedligeholde, at den giver mig mulighed for at tildele en opgave til det tidspunkt, hvor jeg skal gøre den og derefter glemme den, og at den betyder, at jeg hver dag vågner op og ved, hvad jeg skal nå at få gjort den dag! Uanset om du beslutter dig for dette format, en app eller et mere teknisk system, er det vigtigt at have en måde at holde styr på alle de bolde, du har i luften. Dit system skal være fleksibelt, samtidig med at det skal sikre, at du ved, hvad du skal gøre hver dag, og give dig mulighed for at fokusere på en dag ad gangen samt se det store billede.
POMODORO
Når det er tid til at tackle ovenstående liste, sværger jeg til Pomodoro-teknikken. Der er variationer i den måde, som forskellige mennesker bruger den på, men jeg vil give dig en kort beskrivelse af min – jeg har delt den med andre forfattere, og mange af dem har rapporteret, at den også virkelig hjælper dem. Du kan få fat i en gratis Pomodoro app til din telefon, eller du kan gøre det med et almindeligt køkkenur.
Teknikken kræver, at du arbejder i 25 minutter, efterfulgt af en pause på fem minutter. Du gør dette fire gange i træk, hvorefter du holder en pause på en halv time. Nøglen for mig er, at jeg starter min arbejdstid med en liste over ting, jeg skal lave, uanset om det er skrivning eller administration eller markedsføring. Jeg kaster mig over den første, arbejder, indtil den er færdig, og tager så fat på den anden. Under INGEN omstændigheder, mens jeg er i min 25 minutters periode, laver jeg aaaaaaaaalt andet end de opgaver, jeg har sat. Absolut ingen sociale medier, lave kopper te, dagdrømme osv. Det, jeg finder ud af, er, at de 25 minutter aldrig virker uovervindelige, så jeg hopper på, og forbuddet mod andre aktiviteter betyder, at jeg skøjter forbi det farlige tidspunkt fem minutter inde, hvor mine fingre begynder at krybe i retning af at åbne en ny fane til Twitter. Ved at presse mig forbi dette “distraktionspunkt” får jeg en masse gjort.
Det er lige så vigtigt at holde de fem minutters pauser – idéen her er at hvile sig, før man bliver træt, så man er klar til at fortsætte til den næste 25 minutters tur. I mine fem minutters pauser plejer jeg at strække mig, tage en drink, gå på toilettet eller lave en tre minutters dansefest med hunden, hvilket har den ekstra fordel at løsne op for min ryg, før jeg bliver øm af at sidde for længe ved tastaturet. Når jeg når min 30 minutters pause, går jeg som regel en tur – det er vigtigt at forlade tastaturet i den pause.
Jeg får en masse gjort, når jeg bruger denne fremgangsmåde – hvis du er interesseret, så prøv det!