Privat wiki: Hvordan man opretter en visuelt tiltalende en?

Opret en wiki, og oplev styrken ved samarbejde på afstand.

Vi har alle hørt om Wikipedia, folks go-to-side, når de vil lære om noget nyt eller læse et ukendt emne. Wikipedias mission er at skabe en omfattende ressource af viden og er oprettet ved hjælp af wikier. ‘Wikier’ kan bruges på mange forskellige måder og er hurtigt ved at blive den efterspurgte teknologi til vidensstyring og samarbejde på afstand.

Vidste du, at den gennemsnitlige vidensmedarbejder bruger næsten 2,5 timer om dagen, dvs. ca. 30 % af sin arbejdsdag, på at søge efter oplysninger?

En anden undersøgelse viste, at næsten 20 % af en medarbejders arbejdstid – svarende til 1 dag i en arbejdsuge – går til spilde med at søge efter oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres arbejde!

Organisationer har brug for at indsamle viden, organisere oplysninger fra flere kilder, dele erfaringer og give indsigt for at sætte deres medarbejdere i stand til at udføre deres arbejde effektivt. Ifølge McKinsey & Company kan en søgbar intern vidensbase øge medarbejdernes produktivitet med 35 %. En måde, hvorpå virksomheder opnår at skabe denne vidensbase, er ved hjælp af wiki’er – sider, der organiserer oplysninger og kan deles med flere brugere.

Hvad enten du ønsker at gemme dit virksomhedsarbejde eller administrere personlige oplysninger, vil denne artikel introducere dig til, hvad en wiki er, og hvilke fordele og ulemper den har. Vi forklarer også, hvordan du opretter en wiki, og hvordan du kan begynde at bruge den effektivt i din virksomhed.

Hvad er en wiki?

Navnet “Wiki” blev givet af skaberen af den første wiki Ward Cunningham. Det er en forkortet form af det hawaiianske ord “wiki- wiki”, som betyder hurtig.

En wiki er en webside, der kan redigeres af flere brugere ved hjælp af en simpel webbrowser og en internetforbindelse. Wikier er en hurtig og nem måde at oprette informationslagre, søge oplysninger og arbejde sammen på den samme side.

Wikipedia definerer wikier som “En tekstpublikation, der redigeres og administreres i fællesskab af sit eget publikum direkte ved hjælp af en webbrowser”. Det betyder, at wikier kan oprettes og redigeres af alle, der har adgang til websiden.

En typisk wiki kan indeholde flere sider om et emne og fungerer som vidensknudepunkt for flere bidragydere.

Typer af wikier

Vi kan opdele de forskellige typer wikier ud fra formålet med oprettelsen og omfanget af det tilstræbte samarbejde. Er det dit formål at skabe et videnscenter, som hele verden kan få adgang til, eller en personlig mappe, hvor du kan søge i dine filer? Ønsker du at begrænse de personer, der kan tilføje eller redigere indhold? Lad os diskutere de 3 hovedtyper af wikier:

1. Offentlige wikier – Wikier, der er oprettet med henblik på at fungere som et informationscenter, hvor alle kan oprette og redigere indhold, kaldes offentlige wikier. De er åbne for samarbejde med alle. Populære wikier som Wikipedia, Scholarpedia og WikiTravel er offentligt tilgængelige.
2. Private wikier – Private wikier bruges af virksomheder som en intern vidensbase til at administrere deres interne oplysninger, så teams nemt kan dele viden og arbejde sammen. Det er et sted, hvor dit team kan gemme dokumenter om virksomhedens politikker, processer, retningslinjer, SOP’er (Standard Operating Procedures), projekter, produktlister, arbejdsgange, delte logins, tjeklister osv. Tænk på det som dit interne Wikipedia lavet i privat regi til din virksomhed. Vi vil gennemgå private wikier i detaljer i denne artikel.
3. Personlig wiki – Du kan også bruge wikier som en personlig wiki til at tage noter, som vidensdatabase, dagbog, skriveværktøj eller endda projektstyring.

Fordele ved wikier

I starten kan en wiki være en effektiv måde at indsamle og distribuere information på. Den kan forbedre fjernsamarbejdet mellem teammedlemmer og give en nem måde at få et team til at være på samme side. Nogle af de vigtigste fordele ved wiki’er er som følger:

• Alle kan oprette en wiki
• Nemt for alle at redigere en wiki
• Nemt at lære og bruge
• Nemt at opdatere oplysninger
• Teams kan arbejde på en enkelt webside sammen
• Dele og samarbejde om dokumenter nemt
• Kan spore foretagne ændringer og vende tilbage til den tidligere version
• Fleksibel struktur til at oprette en wiki efter dine behov
• Vid vifte af wiki-software at vælge imellem
• Lette omkostninger at administrere

Vi skal gennemgå i detaljer om private wiki’er, ofte kaldet interne wikier eller virksomhedswikier. En privat wiki, eller intern wiki, fungerer som et centralt informationshub til at administrere og dele al virksomhedens viden og information.

Læs mere: Hvad er den bedste måde at oprette en intern wiki på

Har du brug for en privat wiki?

Hvor du begynder på wiki-software, er det vigtigt at identificere formålet med at oprette din wiki. Hvad er fordelene ved at oprette en wiki og dele viden på denne måde?

Opret en liste over de forskellige afdelinger, personer, nødvendige informationsressourcer og behovet for, at folk kan samarbejde.

Lad os se på de vigtigste grunde til, at din virksomhed kan have brug for en privat wiki:

• Har du et fjernteam, der har brug for at samarbejde?
• Ønsker du at skabe en videnhub for alle medarbejdere?
• Søger du efter en enkel, men effektiv måde at oprette og redigere dokumenter sammen på?
• Ønsker du at lette kommunikation og diskussion omkring dokumenter?
• Har dit team brug for hurtigt at søge efter og få adgang til oplysninger?
• Har du brug for en hurtig måde at importere og eksportere interne eller eksterne oplysninger på?
• Ønsker du at se alle skrive- og redigeringstrin i et dokument?
• Søger du efter en hurtig måde at indsluse eller uddanne medarbejdere på?

Hvis du har svaret ja til de fleste af ovenstående spørgsmål, skal du læse videre for at finde ud af, hvordan du vælger en god wiki-software.

Must-Haves i en privat wikisoftware

En wiki, som du opretter, vil blive brugt af flere interessenter, så du skal sikre, at den har alle de rigtige funktioner, du har brug for.

Lad os diskutere de funktioner, som din virksomheds wiki skal have:

1. Collaborative editor – Din wikisoftware skal understøtte samarbejde i realtid, så dit team kan redigere det samme dokument sammen. Du skal også kunne tilføje rige medier som billeder, videoer, filer osv.
2. Organiseret struktur og mapper – Arbejdsområder gør det nemt at samarbejde, dele oplysninger og sikre, at de rigtige teammedlemmer eller kunder har adgang til dem. Du bør også kunne organisere dine wikier i mapper for at få en pæn og solidt organiseret struktur.
3. Gem og del virksomhedens aktiver – En wiki bør have et indholdsbibliotek til at gemme billeder, filer og digitalt indhold, som du tilføjer til din interne wiki, så alle nemt kan få adgang til og genbruge dem.
4. Rige indlejringsmuligheder – Du bør nemt kunne indlejre weblinks, mediefiler og cloud-filer nemt for at skabe interaktive dokumenter.
5. Søgning – Søgning er en nøglefaktor for at gøre wikier nemme at bruge. En wiki bør give alle mulighed for nemt at søge i dokumenter, og det ville være en bonus, hvis den også kunne søge i indholdet inde i dokumenterne.
6. Kommentarer – Hvis du har brug for hjælp i en wiki eller har spørgsmål til den, bør du hurtigt kunne lave en inline-kommentar uden at forlade dokumentet.
7. Sammenkædning af dokumenter – Du skal kunne sammenkæde dokumenter omkring forskellige emner og emner, så alt fungerer sammen, hvilket gør det nemmere at dele viden.
8. Tilladelse & adgangsniveauer – Din interne wiki skal have mulighed for at indstille tilladelsesniveauer for at sikre, at oplysninger kan tilgås af de rigtige personer.

Læs mere: Hvad er den bedste måde at dele forskning med dit team på?

Hvorfor Bit er den bedste måde at oprette en wiki på?

For at oprette wiki’er har du brug for et dygtigt værktøj, der kan hjælpe dig med at oprette, dele og samarbejde med interessenter og få arbejdet gjort effektivt. Det er her Bit kommer ind i billedet!

Bit.ai er et nymoderne dokumentations- og vidensstyringsværktøj, der hjælper teams med at samarbejde, dele, spore og administrere al virksomhedens viden på ét sted.

Med Bit kan du nemt tilføje billeder, regneark, Google Slides, YouTube-videoer, PDF-filer, kort, diagrammer, grafer og meget mere til dine wikier, så de bliver visuelt imponerende.

Nøglefunktioner

1. Samarbejdsredigering i realtid – Bit understøtter samarbejde i realtid, så dit team kan redigere det samme dokument sammen. Platformen er rig på funktioner, men har et enkelt design og en intuitiv grænseflade, der gør det nemt for en ny bruger at navigere. Du kan også tilføje rige medier som billeder, videoer, filer osv.
2. Organiserede arbejdsområder og mapper – Bit samler alle dine oplysninger på ét sted ved at give dig mulighed for at organisere oplysninger i arbejdsområder og mapper. Arbejdsområder kan oprettes omkring projekter, teams, afdelinger og kunder. Alle, der tilføjes til et arbejdsområde, kan få adgang til og samarbejde om dets indhold. Inden for hvert arbejdsområde kan du oprette et ubegrænset antal wikier og få adgang til dit indholdsbibliotek.
3. Indholdsbibliotek – Bit har et indholdsbibliotek på arbejdsområde-niveau, hvor du kan gemme og dele virksomhedens aktiver. Du kan nemt gemme billeder, filer og digitalt indhold, så hele teamet kan få adgang til det når som helst.
4. Rige indlejringsmuligheder – Bit.ai integrerer med over 100+ webapplikationer (f.eks. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive osv.) for at hjælpe teams med at flette oplysninger ind i deres wikier ud over blot tekst og billeder.
5. Smart søgning – Bit har en meget robust søgefunktionalitet, der giver alle mulighed for at finde oplysninger hurtigt. Du kan søge efter mapper, filer, dokumenter og indhold i dine dokumenter på tværs af alle dine arbejdsområder.
6. Inline-kommentarer og call out – Du kan lave inline-kommentarer i et dokument og pinge en bruger i arbejdsområdet. Bit har mulighed for at sende e-mail-meddelelser for kommentarer, der er lavet på et dokument. Du kan også fremhæve tekst og bruge @mention til at tagge en person på en tekst i et dokument.
7. Sammenkædning af dokumenter – Bit giver brugerne mulighed for at oprette ubegrænsede dokumenter og sammenkæde dem for at oprette wikier, der udvider vidensbasen. Du skal blot fremhæve ordene, og du har mulighed for at oprette et nyt dokument.
8. Tilladelse & deling af adgang – Bit understøtter funktioner som dokumentsporing, cloud-upload, skabeloner, dokumentlåsning, dokumentudløb, adgangskodebeskyttelse, filadgangsbegrænsninger osv. der hjælper med at holde dine vigtige virksomhedsoplysninger sikre.

Hvordan opretter man en wiki med Bit?

Hvis du har besluttet dig for, at en wiki er det rigtige valg for dig, og ønsker hurtigt at oprette en wiki med en enkel grænseflade, gode integrationer og ingen hovedpine med kodning! Her er hvordan du nemt kan komme i gang med en:

Stræk 1: Opret en Bit-konto

Gå til startsiden på Bit.ai, og klik på Kom gratis i gang eller Tilmeld dig for at komme i gang. Indtast din e-mailadresse for at tilmelde dig. Når du er inde, kan du oprette din profil.

Stræk 2: Opret et arbejdsområde

Når du har tilmeldt dig, bliver du ført til dit instrumentbræt, du skal gå til afsnittet arbejdsområde! Klik på knappen “Create Workspace” (Opret arbejdsområde) til højre. Der vises en popup, hvor du bliver bedt om at tilføje et navn til dit nye arbejdsområde.

Du kan oprette et arbejdsområde omkring et team, en afdeling, et stort projekt, en kunde, en partner osv. og navngive det i overensstemmelse hermed.

Stræk 3: Tilføj teammedlemmer

Bit giver dine teammedlemmer mulighed for at samarbejde i realtid og få arbejdet gjort sammen. Du kan invitere andre i din virksomhed til at slutte sig til dig i et arbejdsområde og samarbejde med viden, projekter, dokumenter og indhold i arbejdsområdet.

Det er en nem måde at administrere projekter, oprette præsentationer, brainstorme, holde SOP’er, oprette planer og vigtigst af alt, dele virksomhedsoplysninger og viden!

Stræk 4: Opret det ønskede dokument

Når du er i arbejdsområdet, skal du klikke på knappen “Opret nyt”. Du får et tomt Bit-dokument, som er klar til brug!

Del A: Intern wiki

Følg disse anvisninger for at sammenkoble dine dokumenter:

1. Åbn et Bit-dokument, og begynd at skrive.

👉🏼2. Fremhæv en hvilken som helst del af din tekst.

👉🏼3. Du vil se en formateringsværktøjslinje blive vist. Klik på “Link to Document.”