Virksomheder har typisk en politik for udskrivning (det vil sige, at de i øjeblikket fratrækker i stedet for at afskrive) elementer, der koster mindre end en tærskelværdi. Det er ganske enkelt ikke besværet værd at afskrive billige genstande over mange år. De beløb, som virksomhederne fastsætter som deres udskrivningstærskler, varierer meget. Indtil nu har IRS ikke givet nogen vejledning om, hvad tærsklen bør være, og det har altid været muligt, at IRS kunne hævde, at en skatteyders tærskel var for høj. Dette har imidlertid ændret sig. Nye IRS-bestemmelser forankrer denne praksis med tærskelværdier for udgiftsudskrivning i loven ved at indføre en ny de minimis safe harbor. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f)). Desuden har IRS for første gang fastsat maksimumsbeløb i dollar, der kan udgiftsføres som “de minimis” (latin for mindre eller ubetydelig). Denne safe harbor blev tilgængelig for alle skatteydere den 1. januar 2014. Desuden er nytten af safe harbor’en blevet stærkt forbedret for de fleste skatteydere, fordi IRS har øget det beløb, som mindre skatteydere kan fratrække, fra 500 dollar til 2.500 dollar.
Eksempel: Alice køber to computere til sin virksomhed til 2.000 USD hver til en samlet pris på 4.000 USD, som det fremgår af fakturaen. Ved at bruge de minimis safe harbor kan hun trække hele udgiften på 4.000 dollars fra i et enkelt år, forudsat at kravene til at bruge safe harbor er opfyldt.
Hvad kan trækkes fra
De minimis safe harbor bruges oftest til at trække omkostningerne til materielle personlige ejendele (enheder af ejendele), som du bruger i din virksomhed, fra. Komponenter, der er anskaffet for at vedligeholde eller reparere en enhed af materielle goder – dvs. reservedele – kan også fratrækkes under de minimis safe harbor-ordningen, hvis de ligger inden for de minimis-grænsen. Denne kategori omfatter ikke komponenter, der erhverves som en del af en enhed af ejendom – f.eks. den originale motor i en bil. Enhver genstand med en økonomisk levetid på 12 måneder eller mindre skal fratrækkes under de minimis safe harbor, hvis omkostningerne ligger inden for de minimis-grænsen.
Denne safe harbor kan ikke bruges til at fratrække omkostningerne til jord eller inventar (varer, der opbevares med henblik på salg til kunder).
Maximum de minimis-beløb
Det maksimale beløb, du kan fratrække under de minimis safe harbor, afhænger af, om din virksomhed har et “relevant regnskab” for det pågældende år. Dette omfatter et bekræftet regnskab udarbejdet af en CPA. Det omfatter også et regnskab (bortset fra en selvangivelse), som din virksomhed indgiver til SEC eller et andet statsligt eller føderalt organ (ikke inklusive IRS) – f.eks. en formular 10-K eller en årlig erklæring til aktionærerne. Kun større selskaber eller virksomheder, der er børsnoterede, indsender normalt sådanne regnskaber.
Certificerede regnskaber fra CPA’er koster normalt mindst flere tusinde dollars, og kun få små virksomheder har dem. Hvis du ikke har en sådan regnskabserklæring, kan du kun bruge de minimis safe harbor-ordningen for ejendele, hvis omkostninger ikke overstiger 2.500 USD pr. faktura eller 2.500 USD pr. vare som dokumenteret af fakturaen. Dette beløb var 500 USD i den oprindelige version af forordningen, men IRS har forhøjet det til 2.500 USD med virkning fra 2016. Desuden siger IRS, at det ikke vil anfægte en tidligere brug af beløbet på 2.500 USD, forudsat at kravene er opfyldt.
Hvis omkostningerne overstiger 2.500 USD pr. faktura (eller vare), kan ingen del af omkostningerne fratrækkes ved at bruge de minimis safe harbor. Hvis du har en gældende finansiel erklæring, kan du øge beløbet pr. vare eller pr. faktura op til 5.000 USD.
Eksempel: Alice fra ovenstående eksempel købte to computere til sin virksomhed til 2.000 USD hver til en samlet pris på 4.000 USD, som det fremgår af fakturaen. Alice har indført regnskabsprocedurer i begyndelsen af året for at udgiftsføre beløb, der er betalt for ejendele, som koster mindre end 2.500 USD, og Alice behandler de beløb, der er betalt for computerne, som en udgift i sine regnskaber og optegnelser. De beløb, der er betalt for computerne, opfylder kravene til de minimis safe harbor-ordningen. Alice kan på nuværende tidspunkt fratrække hele beløbet som en almindelig og nødvendig forretningsudgift.
I vurderingen af, om prisen på en vare overstiger grænsen på 2.500 USD eller 5.000 USD, skal du medregne alle yderligere omkostninger, der er på samme faktura som den materielle ejendom – f.eks. leverings- og/eller installationsgebyrer. Du er dog ikke forpligtet til at medregne “yderligere omkostninger til anskaffelse eller produktion” af ejendommen, som “ikke er medtaget på samme faktura som den materielle ejendom”. Den bedste strategi er at få sådanne ekstra omkostninger medtaget på en separat faktura.
Når du foretager dette valg, gælder det for alle udgifter, som du afholder, og som opfylder betingelserne for de minimis safe harbor-ordningen. Du kan ikke vælge og vrage, hvilke poster du vil medtage. Du skal også medtage poster, der ellers ville være fradragsberettigede som materialer og forsyninger.
Kvalificering til safe harbor
For at kvalificere sig til denne de minimis-udgifts safe harbor skal en skatteyder:
- etablerer inden den første dag i skatteåret (1. januar for skatteydere i kalenderåret) en regnskabsprocedure, der kræver, at det udgiftsfører beløb, der er betalt for ejendom, som enten (1) koster mindre end et bestemt beløb i dollar og/eller (2) har en økonomisk levetid på 12 måneder eller mindre, og
- der faktisk behandler sådanne beløb som aktuelt fradragsberettigede udgifter i sine bøger og optegnelser.
Hvis du har et “gældende regnskab” og ønsker at kvalificere dig til at anvende de minimis-grænsen på 5.000 USD, skal din regnskabsprocedure være skriftlig og underskrevet inden den 1. januar i skatteåret. Hvis du ikke har en sådan opgørelse og kun kvalificerer dig til grænsen på 2.500 dollars, behøver du ikke at gøre din procedure skriftlig (selv om du stadig kan gøre det). Men den skal stadig være på plads inden den 1. januar i skatteåret.
Ansøgning om safe harbor
For at drage fordel af de minimis safe harbor skal du hvert år indgive et valg sammen med din selvangivelse.