Hvordan man strukturerer en bonusplan for medarbejdere

Bonusser betragtes som et godt motivationsværktøj for medarbejdere. Medarbejderne arbejder for at tjene den kompensation, der er forhandlet for arbejdet, men de vil være tilbøjelige til at gøre det bedre – til at gå ud over det, der forventes af dem i udførelsen af deres opgaver som fastsat i deres jobbeskrivelser – hvis de kan forvente at få mere for det, nemlig en bonus.

Man hører ofte om virksomheder, der giver bonusser, ikke kun for højere produktivitet end gennemsnittet og eksemplariske præstationer fra medarbejderne, men også i bestemte perioder af året.

Eksempler er specifikke feriebonusser og bonusser ved årets udgang, som efterhånden vokser til regelmæssige årlige bonusser.

Men medarbejderbonusser opfattes også som et tveægget sværd. De er gode motivationsfremmende, men de kan også blive demotiverende, især når medarbejderne bliver vant til dem i en sådan grad, at de anser dem for at være deres ret og noget, som de kan kræve.

Hvis man ser på forskellige definitioner af ordet “bonus”, vil man trods alt finde ord som “ekstra” og “sæsonbestemt” vedhæftet.

Hvorvidt medarbejderne vil motivere eller demotivere, vil afhænge af, hvordan ledelsen griber hele dette spørgsmål om bonusser an fra starten. Det hele begynder med, hvordan de skaber og strukturerer en bonusplan for medarbejdere.

I denne artikel vil du lære alt om 1) bonusplaner for medarbejdere og 2) hvordan man strukturerer en bonusplan for medarbejdere.

MEDARBEJDERBONUSPLANER

Med så mange typer bonusser, der gives til medarbejderne i dag, er der behov for at holde styr på dem alle og en gang imellem evaluere, om de opnår det, de skulle have opnået. Til det formål bør der være et system eller en plan på plads. Det kaldes medarbejderbonusprogram eller medarbejderbonusplan.

En medarbejderbonusplan, som også ofte omtales som en incitamentsplan for medarbejdere, er i det væsentlige et dokument, der indeholder virksomhedens plan for udbetaling af bonusser til medarbejderne på årsbasis. Dette er meget opmuntrende for virksomheder, der regelmæssigt giver bonusser til sine medarbejdere.

Vigtigheden af bonus- eller incitamentsplaner kan sidestilles med betydningen af bonusser og incitamenter, der gives til medarbejdere. Lad os se på nogle af dem.

• En bonusplan for medarbejdere vil motivere medarbejderne til at forbedre deres arbejdspræstationer og hjælpe virksomheden med at nå sine mål.
• En virksomhed har en tendens til at være mere attraktiv for potentielle ansøgere eller kandidater til et job, hvis de ved, at virksomheden har bonusplaner for sine medarbejdere. Som følge heraf er det mere sandsynligt, at den tiltrækker mere kvalificerede personer, som normalt ville have forpasset muligheden.
• Medarbejdere skal være fuldt informeret om deres rettigheder og privilegier, herunder deres kompensation og fordele, og det omfatter de potentielle belønninger, som de kan få. Dette vil informere dem på forhånd om, hvad de skal gøre for at optjene disse belønninger eller bonusser.
• Hvis der er en bonusplan på plads, vil virksomheden være bedre i stand til at kontrollere de beløb, som den vil betale i bonusser til sine medarbejdere. Den kan sætte grænser og foretage de nødvendige justeringer, hvis og når det er nødvendigt.
• Dette vil også hjælpe ledelsen, når det gælder budgettering og udgiftsprognoser. Virksomhedens økonomiske planlægning vil helt sikkert henvise til bonusplanen fra tid til anden.

Typer af medarbejderbonusplaner

Lad os nævne et par af de mere almindelige medarbejderbonusprogrammer, der anvendes af virksomheder. Bonusplanerne er afhængige af den særlige type bonus, der gives.

1. Præstationsbonus: Virksomheden fastsætter mål, som medarbejderne skal nå eller overgå. Når de gør det, er de berettiget til en tilsvarende bonus som anerkendelse af deres meget gode præstationer. Denne type præstationsbonusplan er designet til løbende at give medarbejderne et incitament til at præstere bedre end gennemsnittet i deres job eller tildelte opgaver og ansvarsområder. Den gives normalt regelmæssigt eller løbende, f.eks. en gang om året eller halvårligt. En anden grund til at tilskynde til præstationsbonus er for at holde en virksomheds bedste talenter og kompetencer tilfredse.
2. Ad hoc-bonus: Når virksomheden giver en uplanlagt eller uventet bonus som en måde at vise sin taknemmelighed over for medarbejderne for en ekstraordinær præstation i et enkeltstående projekt eller opgave, kaldes dette for en ad hoc-bonus. Denne bonusplan er lidt mere fleksibel i betragtning af, at den i høj grad er uplanlagt. Det betyder, at virksomheden ikke forventes at have en forhåndstilsagn om den; udbetalingen af denne type bonus kan trods alt besluttes på stedet – når resultaterne kommer ind. En anden fordel ved denne plan er, at der ikke lægges særlig stor vægt eller betydning på beløbet. Det behøver ikke at være stort eller betydeligt for at blive betragtet som effektivt. Alene det faktum, at der gives et beløb – uanset hvor lille det er – er allerede noget, som medarbejderne vil sætte pris på.
3. Milestone Bonus: Milestone- eller projektbonusplaner dækker over de bonusser, der er deadline-kritiske eller tidsafgrænsede. Disse er normalt af kortvarig karakter og strækker sig normalt fra et par til flere måneder. De er også ofte af højprofileret karakter, hvilket kræver, at de er veldokumenterede og kommunikeres til alle berørte parter.

Elementer i en effektiv bonusplan for medarbejdere

Det findes ikke noget perfekt bonusprogram. Hvis der var, ville vi ikke høre om problemer med medarbejderstrejker, lønforhøjelser og umotiverede medarbejdere.

Det bedste, som virksomheder kan gøre, er at sørge for, at de har et effektivt bonusprogram for medarbejdere. Et effektivt bonusprogram bør have følgende elementer:

• Enkelhed. Bonusplanen bør være enkel og ligetil, så den er let nok til at forstå, ikke kun for ledelsen, men også for de medarbejdere, som skal modtage dem.
• Ligeværdighed. Bonusprogrammet bør være retfærdigt på tværs af hele virksomheden. Det ville ikke være retfærdigt, hvis én afdeling har et bonusprogram, mens de andre ikke har det. Hvis du har et bonusprogram, skal du sørge for, at betingelserne gælder for alle og ikke kun for et udvalgt antal afdelinger eller afdelinger eller, endnu værre, medarbejdere.
• Rettidighed. Dette henviser til frigivelsen eller tildelingen af bonusserne. Hyppigheden kan variere alt efter opfyldelse af specifikke milepæle, der er fastsat af virksomheden, eller alt efter jobniveau. Den kan også være afhængig af afdeling. Bare sørg for, at der ikke er unødvendige forsinkelser. Hvis bonussen gives som belønning for gode præstationer i en bestemt periode, skal bonusserne gives ved udgangen af den samme periode eller i løbet af den næste periode. Det ville virke antiklimaktisk, for ikke at nævne skuffende forsinket, hvis du udbetaler den to eller tre perioder senere.
• Relevans. Det skal være meningsfuldt for alle – ledelsen og medarbejderne. Der bør være en mening knyttet til bonussen, så medarbejderen vil føle en højere grad af tilfredsstillelse ved at vide, at de modtager bonussen, fordi de har fortjent den.
• Materialitet. Hvis bonussen er så lille, at den næsten er ubetydelig, vil medarbejderne ikke sætte pris på den. Faktisk vil de fleste af dem måske endda føle sig fornærmede af den og få deres motivation til at udføre deres arbejde til at falde. Bonusbeløbet skal være stort eller væsentligt nok til at gøre en forskel for medarbejderen. Ellers vil det ikke engang blive betragtet som en bonus eller belønning.

STRUKTURERING AF EN MEDARBEJDERBONUSPLAN

Mange virksomheder har oplevet at have bonusplaner, der er mislykkedes, og denne fiasko får skylden for en af to ting (eller begge): bonusplanen var dårligt udformet, eller den blev ikke implementeret korrekt.

Faktorer, der skal overvejes ved udformning af en medarbejderbonusplan

• Forretningsmål: Hvad er de endelige mål, som virksomheden ønsker at opnå? Ved at identificere disse mål kan ledelsen derefter gå videre til at identificere de skridt, der skal tages for at nå dem. Hvis virksomheden har til hensigt at blive rentabel og ekspandere globalt, vil den uden tvivl erkende betydningen af sine menneskelige ressourcer. Investeringer i de menneskelige ressourcer, f.eks. rekruttering af geniale hoveder og toptalenter samt uddannelse af dem, vil stå højt på ledelsens prioriteringsliste. De ansattes betydning vil helt sikkert blive understreget.
• Forretningsmæssige og finansielle begrænsninger: Hvis virksomhederne havde et bundløst hul af penge at hente deres ressourcer fra, ville der slet ikke være nogen problemer at tage hensyn til. Dette er imidlertid ikke tilfældet. Små virksomheder, især dem, der lige er startet op, har måske ikke råd til at give alt for generøse bonusser til deres ansatte. Nogle virksomheder er måske større og har flere aktiver, men har ikke mange penge til rådighed, som skal udbetales til de ansatte som bonusser. Det er muligt, at en virksomheds kontantreserve kan være bundet i et projekt, så der ikke er nogen klar eller tilgængelig kilde til bonusudbetalinger. Dette er blot nogle få af de begrænsninger, som virksomhederne skal tage hensyn til, når de udformer deres bonusplan for medarbejderne.
• Markeds- og industritendenser: Selvfølgelig bør virksomheden også tage hensyn til det større billede. Der kan være industristandarder, som de kan basere deres medarbejderbonuspolitik på. I mange tilfælde anvendes disse standarder som et minimum. Nogle virksomheder kan også være motiveret til at give deres medarbejdere højere bonusser, så de ikke bliver fristet til at springe fra og søge arbejde et andet sted, f.eks. hos en af deres konkurrenter.
• Medarbejdernes demografiske forhold og præferencer: Det er medarbejderne, der skal modtage bonusserne, og det er også medarbejderne, som det er dit mål at belønne og motivere. Derfor bør man også tage hensyn til dem, især deres præferencer. Der bør også tages hensyn til deres demografiske forhold.
• Ønskede resultater og adfærd fra medarbejderne: Dette er i overensstemmelse med grunden til, at virksomheder i første omgang giver bonusser til deres medarbejdere: for at belønne dem for et godt udført arbejde og for at motivere dem til at gøre det endnu bedre. Ved struktureringen af en bonusplan bør virksomheden vide præcis, hvad den ønsker at opnå, eller hvilke resultater den forventer at se, når bonusplanen er blevet gennemført. Dette vil gøre evalueringen senere meget lettere, når det er tid for virksomheden at vurdere, om bonusserne virkelig motiverer deres medarbejdere og forbedrer medarbejdernes præstationer.

Sådan strukturerer du medarbejdernes bonusplan

Nu er vi kommet til den del, hvor vi skal strukturere bonusplanen. Vi har allerede gennemgået de nøgleelementer, som et effektivt bonusprogram for medarbejdere bør have. Ud fra disse elementer kan ledelsen måske allerede få en idé om, hvordan de skal gå til at designe deres programmer.

Nogle første idéer til, hvordan du kan strukturere din medarbejderbonusplan, kan du finde i denne korte video.

Hvor du kan begynde at strukturere, er det dog vigtigt, at du til at begynde med er klar over, hvorfor du opretter medarbejderbonusplanen.

Måske ønsker du at belønne dine medarbejdere og tilskynde dem til at præstere bedre. Måske ønsker du også at øge deres moral og cementere deres loyalitet over for virksomheden. Eller det kan være din måde at reagere på, hvordan dine konkurrenter behandler deres egne medarbejdere, så du kan holde dit eget omdømme højt. Dine grunde vil diktere, hvordan du vil strukturere planen.

1. Skriv medarbejderbonusplanen ned på skrift. Vi har allerede fastslået, at medarbejderbonusplanen er et dokument, der indeholder detaljerne i bonusprogrammet. Detaljerne skal nedfældes på skrift og efterfølgende kommunikeres til alle medarbejdere til orientering. Bonusprogrammet vil ikke være til nogen nytte og vil ikke give de ønskede resultater, hvis det forbliver i hænderne på ledelsen, og medarbejderne ikke er klar over, hvad det indeholder. Dette er også for at undgå misforståelser om virksomhedens politik for uddeling af bonusser og incitamenter til medarbejderne.
2. Baser bonussen på resultater, der kan måles eller kvantificeres. Belønningerne skal kunne spores direkte til målbare præstationsstandarder. Udtalelser, som for det meste er subjektive, er ikke acceptable. Præstationsstandarderne skal ikke kun være identificerbare, men også kvantificerbare. De skal være specifikke, så det er lettere for medarbejderne og ledelsen umiddelbart at genkende, hvordan bonusserne er betinget af opfyldelsen af disse standarder.
3. Giv medarbejderne incitamenter til at opfylde målene. Incitamenterne skal være overbevisende nok til at få medarbejderne til at hjælpe virksomheden med at opfylde sine mål. Det er en realitet, at nogle medarbejdere kun arbejder for deres egne interesser. De har deres egne økonomiske mål (f.eks. købe et hus, købe en bil, opbygge en pensionsfond), og de vil sandsynligvis fokusere på dette. Hvis du på en eller anden måde kan få medarbejdernes bonusplan til at falde sammen med deres individuelle økonomiske mål, så vil det helt sikkert give gode resultater, da det er en win-win-situation for medarbejderen. De vil erkende, at når de hjælper virksomheden med at vokse og skabe overskud, vil de også tjene flere penge til sig selv i form af disse bonusser.
4. Vær tydelig med hensyn til HVAD, HVORFOR og HVORDAN. Konkret skal du være ærlig om, hvilken bonus der gives, hvorfor den gives, og hvordan medarbejderne kan få dem, eller hvad medarbejderne skal gøre for at være berettiget til bonusserne. Identificer, hvad bonussen handler om. Hvis du ikke klart fastslår, hvorfor disse bonusser gives, kan medarbejderne få en forkert opfattelse. De vil blive motiveret til at gøre det bedre, ja, men de kan ende med at fokusere deres indsats i den forkerte retning.
5. Sørg for, at alle får noget. I en ånd af retfærdighed og for at give retfærdige bonusser bør bonussen struktureres på en sådan måde, at de laveste niveauer er lette at opnå. Hvis de laveste niveauer sættes meget højt, betyder det, at der er en risiko for, at nogle af de medarbejdere, der ikke præsterer lige så godt som de andre, måske ikke får noget. Ved at gøre dette vil man sikre, at alle i det mindste får noget, også selv om det er et minimalt beløb. Endnu vigtigere er det, at det vil motivere de mindre præstationsdygtige til at tage en tand til og gøre det bedre, så de kan få flere bonusser i fremtiden.
6. Gør den økonomiske belønning til et tilstrækkeligt stærkt incitament. Hvis det er et meget minimalt beløb, så vil medarbejderne ikke føle sig så motiverede, som de burde. Normalt sætter medarbejderne pris på bonusser, der udgør en vis procentdel af deres grundløn eller kompensation, i stedet for at få et engangsbeløb.

Dette er den del, hvor et bonusprogram kan være en kilde til stor frustration blandt medarbejderne. De bliver ekstremt skuffede, når de indser, at de efter at have lagt så meget arbejde i at opnå overlegne resultater kun får et beskedent beløb for deres indsats.

Hvis du leder et salgsteam og overvejer at indføre en bonusordning for dem, så lær af denne præsentation.

Der er to tilgange, som virksomheder normalt bruger, når de strukturerer deres bonusordninger for medarbejdere. Disse tilgange er baseret på opfyldelse af mål for hver enkelt medarbejder eller for et team eller en afdeling.

• Pr. medarbejder – I denne tilgang drejer planen sig om opfyldelse af specifikke mål for hver enkelt medarbejder. Bonussen er baseret på den enkelte medarbejders individuelle præstation, så det er næsten helt op til medarbejderen, om han vil være berettiget til bonussen eller ej. Hvis han ikke præsterer op til standarderne, vil han ikke være berettiget til en bonus, eller han vil måske være berettiget til et mindre beløb end dem, der formåede at nå deres individuelle mål.
• Pr. team eller afdeling – Hvert team eller hver afdeling har sine egne mål, og de medarbejdere, der er medlemmer af teamet eller afdelingen, arbejder sammen om at nå disse mål. Bonusplanen kan være struktureret således, at de vil modtage incitamenter ved opfyldelse af disse mål.

Det er i enhver virksomheds bedste interesse at have en veludformet og velstruktureret bonusplan for medarbejderne på plads. Virksomhedsejere og ledelse tror måske, at disse planer kun er til gavn for medarbejderne, men i det lange løb vil selv administrationen og virksomhedens samlede resultater blive påvirket af, hvordan disse bonusprogrammer er udformet og efterfølgende implementeret.