Universitetet kræver et baggrundstjek af kriminelle forhold, herunder et tjek i registret over seksualforbrydere, på ansøgere til ansættelse, nuværende ansatte og universitetsansatte i henhold til universitetets politik og statslige og føderale krav. Den type kontrol, der udføres, varierer alt efter stillingen. Referencediagrammet nedenfor kan hjælpe dig med at afgøre, hvilken type baggrundskontrol der kræves.
Baggrundskontrol i Workday
Hvornår er en baggrundskontrol påkrævet?
Dette er en kort oversigt over kravene til baggrundskontrol. For en detaljeret forklaring af kravene henvises til nedenstående oplysninger eller til universitetets politik.
En baggrundskontrol af kriminalhistorie kan være påkrævet, når:
- En ansøger (finalist) eller nuværende medarbejder ikke har nogen baggrundskontrol i sagsmappen.
- En nuværende medarbejder ansøger om en stilling, og kontrollen i sagsmappen er mere end 12 måneder gammel.
- En tidligere ansat har en tjenestepause på mere end 6 måneder, uanset hvor gammel den tidligere kontrol i sagsmappen er.
- En tidligere ansat har en tjenestepause på mindre end 6 måneder, men den tidligere kontrol er mere end 12 måneder gammel.
- En nuværende ansat skifter til en ny stilling, og den tidligere kontrol var hos et andet kollegium, en anden dekan eller en anden VP-enhed.
- En nuværende eller tidligere ansat flytter til en stilling, der kræver en leverandørkontrol, og der er ingen leverandørkontrol på sagen.
- En studentermedarbejder er ikke indskrevet i hvert lange semester eller har en baggrundskontrol, der er mere end 60 måneder gammel.
- En studentermedarbejder flytter til en stilling, der ikke er for studerende.
Hvis du mener, at en baggrundskontrol er blevet udløst af andre årsager end de ovenfor anførte, skal du kontakte HR Records på [email protected] eller 512-471-5127.
Sagsøger
Du skal anmode om en kriminel baggrundskontrol af enhver ansøger eller finalist til en stilling, før du ansætter vedkommende. Dette omfatter:
- Studerende, fakultet, klassificeret og administrativ/professionel (A&P), og lejlighedsvis ansatte stillinger
- Belønnede eller ulønnede tilknyttede stillinger, som
- Kræver patientpleje
- Børnepleje eller kontakt med mindreårige
- Direkte adgang til informationsressourcer eller teknologier til informationsressourcer
- Access to pharmaceuticals, controlled substances, cash, checks, or credit cards.
- Aktuelle medarbejdere, når de ansøger om en anden stilling på universitetet
- Hvis den tidligere kontrol ikke omfattede alle de kontroller, der kræves for den nye stilling
- Hvis den nuværende medarbejder ansøger om en stilling, der hører under en anden dekan eller vicepræsidents portefølje, og den tidligere kontrol blev udført for mere end et år siden.
Alle krævede kontroller skal være gennemført, før medarbejderen begynder at arbejde.
Aktuel medarbejder
Når nuværende medarbejdere søger en stilling på universitetet, er de nuværende medarbejdere underlagt de samme krav som andre ansøgere. Du skal anmode om en ny baggrundskontrol, når:
- En nuværende medarbejder flytter til en ny stilling under en anden dekan eller vicepræsident, og den tidligere baggrundskontrol er mere end et år gammel
- En medarbejder vender tilbage til ansættelsen efter en tjenestepause på seks måneder eller længere
- En medarbejder vender tilbage efter en pause på mindre end seks måneder, hvis den baggrundskontrol, der er registreret, blev udført for mere end et år siden
- Den baggrundskontrol, der er registreret, omfattede ikke alle de krævede typer af kontroller.
HR-kontaktpersoner eller delegerede HR-kontaktpersoner kan søge i baggrundskontrolhistorikken for en nuværende eller tidligere medarbejder under fanen Utilities i Background Check Administration (BCA) systemet.
En HR-kontaktperson eller HR-kontaktdelegeret for den ansættende afdeling opretter en anmodning i Background Check Administration (BCA) systemet og beder ansøgeren om at godkende baggrundskontrollen. Når anmodningen om baggrundstjek er blevet godkendt, anmoder personaleafdelingen om ansøgerens officielle straffeattest og kontakter den ansættende afdeling, når den officielle straffeattest er blevet gennemgået.
Onlineanmodning og godkendelse
En HR-kontakt eller HR-kontaktdelegeret bruger online Background Check Administration (BCA)-systemet til at iværksætte kontrollen og opfordrer ansøgeren eller medarbejderen til at godkende kontrollen. Medarbejderen vil modtage en e-mail med et link til onlinesystemet.
Paper Authorization Form
Hvis ansøgeren eller medarbejderen foretrækker ikke at give oplysningerne elektronisk, kan vedkommende downloade og udfylde formularen Criminal Background Check (PDF). En HR-kontaktperson eller delegeret kan derefter indtaste anmodningen og godkendelsen i Background Check Administration-systemet.
For yderligere oplysninger om Background Check Administration-systemet kan du downloade BCA Overview (PDF).
Criminal History Review
Den ansættende afdeling kan gennemgå enhver kriminel historie, der blev oplyst af ansøgeren, og tage enhver relevant kriminel historie i betragtning i ansættelsesbeslutningen. Ansøgeren bør dog ikke udelukkes, før den officielle straffeattest er blevet anmodet om og gennemgået af personaleafdelingen. Human Resources gennemgår alle oplysninger, der findes i den officielle straffeattest, og meddeler resultaterne til den ansættende afdeling.
Relevans i forhold til jobkravene
Informationer om domfældelse skal overvejes fra sag til sag under hensyntagen til lovovertrædelsens type og alvor, den tid, der er gået siden lovovertrædelsen, og om lovovertrædelsen er relevant for stillingens opgaver. En person kan ikke automatisk udelukkes fra ansættelse, fordi han eller hun har en tidligere domfældelse.
Se siden Gennemgang af straffeattest og relevans for jobkravene for detaljerede oplysninger, før du diskvalificerer en kandidat på baggrund af straffeattest.
Kontrol af ansøgerens identitet
En repræsentant for den ansættende afdeling skal kontrollere ansøgerens identitet, før der kan anmodes om en baggrundskontrol. Dette gøres normalt ved at se et billedlegitimationskort, som ansøgeren har fremlagt. Hvis ansøgeren ikke er i stand til at fremlægge bekræftelsen personligt, skal du bede ansøgeren udfylde en formular til identifikation og bekræftelse af ansøgeren (PDF).
Dette trin er påkrævet i henhold til Fair Credit Reporting Act og har til formål at forhindre frigivelse af oplysninger, medmindre det er blevet godkendt af den pågældende.
Addresseafvigelser
Universitetet overholder Federal Trade Commission (FTC)-reglerne, 16 CFR Part 681. Hvis universitetet får meddelelse om en adresseafvigelse i forbindelse med en baggrundskontrol, følger universitetet FTC’s retningslinjer.
Kost og type af nødvendig baggrundskontrol
Kønsforbryderregister
Alle baggrundskontroller af kriminalhistorie vil omfatte en søgning i databasen National Sex Offender Registry.
Texas DPS
Hvis ansøgeren eller medarbejderen kun har boet i staten Texas inden for de seneste syv år, vil kontrollen af kriminalhistorikken foregå gennem Texas Department of Public Safety (DPS).
National (Vendor) Check
Den ansættende afdeling kan anmode om et vendor check for enhver ansættelse, også selv om det ikke er påkrævet. Leverandøren indsamler oplysninger for staten Texas og enhver anden stat, hvor personen har været bosat. Der kræves en leverandørkontrol:
- Hvis personen har boet uden for staten Texas inden for de seneste syv år, kræves en national kontrol gennem leverandøren
- Hvis personen er 25 år eller yngre, kræves leverandørkontrollen, hvis personen på noget tidspunkt har boet uden for Texas siden det fyldte 17. år
- For alle fakultetsstillinger, administrative og professionelle stillinger (A&P, kode 1000) og andre specifikke stillinger.
Se referencediagrammet nedenfor for at afgøre, hvilken type kontrol der skal foretages.
Kost
Oprisen for baggrundskontrollen faktureres til den ansættende afdeling. Bemærk venligst stigningen i vores omkostninger med virkning fra den 1. juni 2020.
- Tjek fra staten Texas (DPS): 10,00 USD
- Tjek fra det nationale register over seksualforbrydere: 6,00 USD
- Tjek fra leverandøren, som omfatter tjek af registret over seksualforbrydere: 40 USD.00, plus eventuelle yderligere gebyrer fra de stater eller agenturer, der leverer oplysninger
Ungdomslejre og børnepasningsfaciliteter
Nedenfor er der en oversigt over kravene til ungdomslejre og børnepasningsfaciliteter. For en detaljeret forklaring af kravene henvises til universitetets politik.
Baggrundskontrol for ungdomslejre
Driftsledere af ungdomslejre skal sikre, at alle ansatte, frivillige og studerende observatører, som regelmæssigt eller hyppigt vil være på lejren, gennemgår en baggrundskontrol af kriminelle forhold. Frivillige og observatører, der ikke er omfattet af en kontrol, må ikke have uovervåget adgang til lejrdeltagere. Der kræves en ny baggrundskontrol hvert år.
International baggrundskontrol gennem leverandøren kan være nødvendig, hvis arbejdstageren har opholdt sig uden for USA på et tidspunkt siden det fyldte 14. år.
Træning i børnebeskyttelse for ungdomslejre
Alle ansatte, frivillige og personale i en ungdomslejr eller et program for mindreårige skal gennemgå en uddannelse og prøve for at øge deres følsomhed over for advarselstegn på seksuelt misbrug og børnemishandling, som anført i Texas Education Code, Section 51.976.
Uddannelses- og eksamensprogrammet er påkrævet for lejre/programmer for mindreårige, der opfylder ALLE følgende kriterier:
- Afholdes på UT Austins campus ELLER drives af UT Austin hvor som helst;
- Har rekreative, sportslige, religiøse eller uddannelsesmæssige aktiviteter for campisterne/deltagerne; og
- Har campister/deltagere, der er mindreårige (under 18 år) og ikke er ansatte i UT Austin.
For yderligere oplysninger henvises til webstedet for programmet til beskyttelse af unge.
Baggrundskontrol for børnepasningsfaciliteter
Børnepasningsfaciliteter skal sikre, at der foretages kriminel baggrundskontrol, inden den pågældende får lov til at arbejde, hjælpe eller være til stede på faciliteten og derefter mindst hvert andet år for:
Faciliteten skal bruge følgende kilder til at foretage en baggrundskontrol:
- Texas DPS navnebaserede baggrundskontrol af kriminelle forhold
- Federal Bureau of Investigation fingeraftryksbaseret baggrundskontrol af kriminelle forhold
- Et centralt registertjek fra Department of Family and Protective Services (DFPS)
- Et registertjek af seksualforbrydere
- Et passende nationalt eller internationalt leverandørtjek for enhver, der har boet uden for staten Texas siden det fyldte 17. år.
Valgfrie baggrundstjek-tjenester
Human Resources kan hjælpe med at verificere din ansøgers beskæftigelseshistorik og uddannelse. For at anmode om denne tjeneste skal den ansættende afdeling oprette en anmodning i Background Check Administration (BCA) og faxe en formular Background Check Request for Education and Employment Verification til Human Resources. Angiv på anmodningsformularen, hvilken verifikation der er behov for.
Vejledning af ansættelsesforhold
Vejledning af ansættelsesforhold omfatter verifikation af ansættelsesdatoer, titel og lønoplysninger hos op til tre tidligere arbejdsgivere (inden for de seneste syv år).
Vejledning af uddannelse
Vejledning af uddannelse omfatter verifikation af eksamensbevis(er), licens(er) eller certificering(er).
Kost
Kostprisen for verifikation af uddannelses- og beskæftigelsesoplysninger vil være leverandørens standardtakst plus eventuelle gebyrer, der opkræves af de organer, der leverer oplysningerne.
- Uddannelse 11,55 USD pr. grad
- Beskæftigelse 11,55 USD pr. arbejdsgiver
- Pålagt eventuelle yderligere gebyrer fra de stater eller organer, der leverer oplysningerne.
Referenceoversigt over baggrundstjek
Et tjek af det nationale register over seksualforbrydere er altid påkrævet og vil automatisk blive udført sammen med ethvert baggrundstjek af kriminalhistorie.
*Hvis ansøgeren eller medarbejderen har boet uden for staten Texas i de seneste 7 år, er et sælgertjek påkrævet. Hvis ansøgeren/medarbejderen er 25 år eller yngre, kræves der en leverandørkontrol, hvis han/hun har boet uden for Texas på noget tidspunkt siden det fyldte 17. år.
| Stilling | Type af krævet(e) kontrol(er) | |
|---|---|---|
| Klassificeret | Texas DPS* | |
| A&P eller kode 1000 | Vendor | |
| Fakultet | Vendor | |
| Student | Texas DPS* | |
| Fritidsansat | Texas DPS eller leverandør | |
| Medarbejder eller frivillig på ungdomslejr | Texas DPS* | |
| Medarbejder i børnepasningsinstitutioner | Texas DPS*, FBI, DFPS | |
| Medarbejder i en organisation tilknyttet UT (hvis den er klassificeret som sikkerhedsfølsom) | Texas DPS* | |
| Ansat/klinisk medarbejder (følger fakultetets krav) | Vendor | |
| Uafhængig kontrahent (hvis | Vendor | |
| Medarbejder hos entreprenør (hvis sikkerhedsfølsom) | Texas DPS* | |
| Medarbejder hos statslig myndighed | Texas DPS* | |
| Forsker/forsker på besøg | (følger fakultetets krav) | Vendor |
| Research Affiliate (følger fakultetets krav) | Vendor | |
| Visiting Student Worker (if stated security sensitive) | Texas DPS* | |
| Volunteer (hvis angivet som sikkerhedsfølsom) | Texas DPS* | |
| Besøgende (hvis det kræves i henhold til loven) | Texas DPS* | |
| Andre universitetstilknyttede stillinger (hvis angivet som sikkerhedsfølsom) | Texas DPS* |