En arbejdsgivers årlige Federal Unemployment Tax return, IRS’ Form 940, er en årlig formular, der indgives til IRS af virksomheder med en eller flere ansatte. Den bruges til at beregne arbejdsgiverens føderale arbejdsløshedsskat baseret på virksomhedens årlige lønsum.
Forståelse af IRS Form 940
Hvert år skal alle virksomheder med ansatte indsende Form 940 for at beregne det beløb af arbejdsløshedsskat, der skal betales på føderalt niveau. Denne lønsumsafgift er baseret på de første 7.000 dollars i løn for hver enkelt medarbejder (herunder ejere af S-selskaber, der modtager løn for arbejde udført for deres virksomhed).
Formularen er en enkelt erklæring på én side, der angiver de samlede betalinger til alle medarbejdere, reduceret med eventuelle betalinger, der er fritaget fra Federal Insurance Contributions Act (FICA), såsom visse frynsegoder, gruppelivsforsikringer og plejehjælp til afhængige personer.
Hvis en arbejdsgiver har ansatte i mere end én stat, skal den muligvis også udfylde skema A i formular 940 for at beregne skatten, hvis de befinder sig i stater, der har en kreditreduktion for lønninger i henhold til arbejdsløshedskompensationslove. Denne reduktion af kreditten på 5,4 % for statslige arbejdsløshedsskatter opstår, når staterne har lånt fra den føderale regering for at dække deres arbejdsløshedsunderstøttelsesforpligtelser og endnu ikke har tilbagebetalt disse beløb.
Hvad er Form 940, og hvad bruges den til?
Og selv om arbejdsløshedsunderstøttelse til tidligere ansatte betales af staterne, yder den føderale regering en bagstopper. Dette sker ved at opkræve føderal arbejdsløshedsskat for at stille midler til rådighed for staterne, når det er nødvendigt for at opfylde deres ydelsesforpligtelser. Federal Unemployment Tax Act (FUTA) skabte en lønsumsafgift til dette formål, og IRS Form 940 bruges til at indberette arbejdsgiverens årlige skatteforpligtelse.
Hvad er forskellen mellem en 940- og en 941-formular?
Forveksl ikke formular 940, som er en årlig arbejdsgiverangivelse med henblik på arbejdsløshedsskat, med andre arbejdsgiverangivelser, såsom:
- Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, som bruges til at indberette lønindeholdelse til indkomstskat samt de ansattes andel af Social Security og Medicare (FICA) skatter, plus arbejdsgiverens andel af FICA.
- Form 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, som bruges i stedet for Form 941 til én gang om året at indberette størrelsen af de tilbageholdte føderale indkomst- og FICA-skatter (lønmodtager- og arbejdsgiverandelen).
- Form 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, som indgives i stedet for de kvartalsvise arbejdsgiverindberetninger, hvis arbejdsgiveren er “lille”. Dette gælder for arbejdsgivere med en årlig skattepligt tilbageholdt føderal indkomstskat, FICA (lønmodtager- og arbejdsgiverandel) på i alt 1.000 dollars eller mindre.
Indgivelse af føderal formular 940
Formular 940 indgives én gang om året, uanset om virksomheden har afskediget nogen arbejdstagere og har fået meddelelse fra staten om, at der er gjort krav på beskæftigelsesydelser. Den kan indgives på papir eller elektronisk.
Har jeg brug for at indsende formular 940 for min virksomhed?
En virksomhed skal indsende formular 940, hvis den har udbetalt mindst 1.000 USD i løn i et kalenderkvartal (januar til marts, april til juni, juli til september og oktober til december) i det indeværende eller foregående år. Den grundlæggende føderale arbejdsløshedsskattesats er 6 % af de første 7 000 USD af hver medarbejders løn for hele året. Der er dog et fradrag for statslige arbejdsløshedsskatter på op til 5,4 %, hvilket bringer nettoskattesatsen ned på 0,6 %.
En arbejdsgiver med ansatte i mere end én stat eller med en placering i en stat med nedsat kreditering skal indsende skema A i formular 940.
Hvornår skal formular 940 forfalde?
Din 940-skatteformular skal forfalde i slutningen af januar måned efter det år, hvor lønnen blev udbetalt. For 2019 er forfaldsdatoen for formular 940 den 31. januar 2020. Indberetningen af denne formular sker årligt, selv om skatteindbetalinger muligvis skal foretages kvartalsvis.
Hvornår og hvor skal betalingen sendes hen
Selv om formular 940 indgives én gang om året, kan en arbejdsgiver være nødt til at foretage kvartalsvise skatteindbetalinger. Hvis den føderale arbejdsløshedsskat er på mere end 500 dollars for kalenderåret, skal der foretages mindst én kvartalsvis indbetaling. Indbetalingen skal foretages senest den sidste dag i måneden efter udgangen af kalenderkvartalet. Så hvis en arbejdsgivers føderale arbejdsløshedsskat udgør i alt 600 USD baseret på lønsummen for januar til marts, skal skatten indbetales senest den 30. april.
Hvis den kvartalsvise forpligtelse er på 500 USD eller mindre i et kvartal, overføres den til det næste kvartal. Hvis forpligtelsen for årets første kvartal er $400, overføres dette og lægges til forpligtelsen i andet kvartal for at afgøre, om der kræves en betaling.
Hvis kvartalsvise betalinger er påkrævet, skal de deponeres hos den føderale regering. Dette kan gøres via EFTPS, et gratis og sikkert online program til betaling af føderal skat på nettet.
For små virksomheder med 11 ansatte eller færre vil det være tilstrækkeligt med en årlig betaling af skatten, da tærsklen for kvartalsvis betaling ikke vil blive overskredet. Hvis du f.eks. har fem ansatte, som i første kvartal modtager en kompensation på henholdsvis 10 000 USD (kun de første 7 000 USD tæller), 8 000 USD (kun de første 7 000 USD tæller), 6 000 USD, 4 000 USD og 1 000 USD, skal der ikke betales for dette kvartal. Skatteforpligtelsen for dette kvartal er $150 ($25.000 x .006), hvilket er mindre end grænsen på $500 for indbetaling af betaling.
Hvor indsender virksomheder en føderal formular 940?
Formular 940 indgives til IRS. Hvis du indsender erklæringen på papir, skal den sendes til den adresse, der er anført i vejledningen på formular 940. Adressen er baseret på arbejdsgiverens beliggenhed, og om formularen ledsages af en betaling. Adressen kan ændre sig fra år til år, så den skal kontrolleres, inden den sendes.
Kan den indsendes elektronisk?
Du kan indsende din 940-skatteformular elektronisk, og IRS opfordrer dig til at gøre det. Formularer, der indgives på denne måde, sker gennem IRS’ e-file-program. Det betyder, at du skal købe software, der er godkendt af IRS, for at udfylde angivelsen og indsende den elektronisk til agenturet. Normalt er der et gebyr for dette. Alternativt kan du bruge en skatteprofessionel eller en leverandør af løntjenester.
Hvordan undgår jeg sanktioner for min virksomhed?
Hvis du overholder arbejdsgiveransvaret for føderal arbejdsløshedsskat, kan du undgå eventuelle sanktioner og renter. Det betyder:
- Indberet formular 940 inden forfaldsdatoen (og sørg for, at den er fuldstændig og korrekt).
- Indsæt det fulde beløb af den skyldige føderale arbejdsløshedsskat, når det kræves (og sørg for, at indbetalingerne honoreres af dit pengeinstitut, som betalingerne trækkes på).
Formular 940 vejledning
Formular 940 er en simpel formular at udfylde, så længe du har alle de nødvendige oplysninger ved hånden.
- Indtast dit firmanavn, adresse og Employer Identification number (EIN). Hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, skal du indtaste dit navn på linjen “name” (navn) og dit firmanavn på linjen “trade name” (firmanavn). Det er ikke nødvendigt at indtaste noget på linjen for handelsnavn, hvis virksomhedens navn og handelsnavn er det samme.
- Angiv om nødvendigt, hvilken type angivelse der indgives. Dette omfatter afkrydsning af et felt for at vise, at der er tale om en ændret angivelse, en angivelse for en efterfølger til en arbejdsgiver, en angivelse uden skattepligt, fordi der ikke blev udbetalt løn i løbet af året, eller hvis virksomheden er lukket og ophørt med at udbetale løn (så IRS ikke leder efter en ikke indsendt angivelse i det følgende år).
- Tal skatten ved at indtaste de samlede betalinger til alle ansatte, reducer dette med betalinger, der er fritaget for skatten (f.eks, arbejdsgiverbetalinger af sundhedsdækning, arbejdsgiverbidrag til kvalificerede pensionsordninger), og indtast derefter de samlede betalinger til hver enkelt medarbejder ud over 7.000 USD for at nå frem til skattepligtige lønninger. Multiplicer dette beløb med 0,006 for at bestemme skatten før justeringer.
- Før eventuelle nødvendige justeringer, f.eks. kreditreduktionsbeløb som beskrevet tidligere.
- Bestem den endelige skat, der skal betales, og om der er en skyldig saldo eller en overbetaling baseret på indbetalinger foretaget for året. Hvis en skyldig saldo er på 500 USD eller mere, skal den indbetales (som forklaret tidligere). Hvis den skyldige saldo er mindre, kan betalingen foretages sammen med selvangivelsen. Hvis der er tale om en overbetaling, fordi der allerede er indbetalt for meget, kan den tilbagebetales eller anvendes på den næste selvangivelse (udfyld formular 940-V, Payment Voucher) for at sikre, at betalingen krediteres din skattekonto.
Hold styr på dine arbejdsløshedsskatter
Et af de vigtige ansvarsområder for en arbejdsgiver er at holde styr på arbejdsløshedsskatterne og indsende 940-skatteformularen til tiden. Disse ansvarsområder kan forenkles med hjælp fra en leverandør af løntjenester.