Event management indebærer tilsyn med al logistik, der fører op til og under en begivenhed, uanset om det er en konference, et bryllup eller en anden organiseret sammenkomst. Eventmanagere udfører arrangementsplanerne ved at administrere personale, økonomi, leverandørforbindelser og meget mere.
I eventplanlægningsbranchen er jobtitlerne lige så forskellige og talrige som de tjenester, der tilbydes, og det kan ofte være svært at skelne den ene fra den anden. Det kan være en udfordring, når man udarbejder en eventplanlægningsportfolio, søger arbejde eller arbejder med en kunde, som ikke har den korrekte forståelse af ens jobfunktion og ansvarsområder. Få mere at vide om, hvad event management indebærer, og om det er det rigtige for dig.
Hvad er event management?
Event management omfatter en række funktioner til udførelse af store begivenheder, som kan omfatte konferencer, kongresser, koncerter, messer, festivaler og ceremonier. Det indebærer håndtering af den overordnede logistik af arrangementet, samarbejde med personalet og gennemførelse af projektledelse af arrangementet som helhed.
Dertil kommer, at yderligere opgaver kan omfatte forvaltning af budgettet og de hold af personer, der er ansvarlige for hver funktion, samt tilsyn med udførelsen af arrangementet. Eventmanagere fører også tilsyn med alle eksterne leverandørers og fagfolks tjenester, herunder eventplanlæggere.
Sådan fungerer event management
Specifikke ansvarsområder for en event manager kan omfatte:
- Valg og reservation af lokaler
- Koordinering af eksterne leverandører
- Indgåelse af talere eller underholdning
- Organisering af transport og parkering
- Indhentning af de nødvendige tilladelser og passende forsikringer
- Opfyldelse af reglerne overholdelse af sundheds- og sikkerhedsstandarder
- Udarbejdelse af beredskabsplaner for nødsituationer
- Krisestyring og situationsstyring ved arrangementet
- Udarbejdelse af en sikkerhedsplan
- Overvågning af arrangementet
Denne liste er på ingen måde udtømmende. Afhængigt af arrangementets omfang og de andre ansatte fagfolk kan arbejdsopgaverne variere. I det væsentlige er eventmanageren ansvarlig for at koordinere al den logistik, der er nødvendig for en begivenhed.
Rollen for event management-tjenester
Event management-firmaer bliver ofte hyret til at planlægge og gennemføre store virksomhedsmøder og særlige begivenheder. Mens bryllupper og koncerter er almindelige begivenheder for en event management professionel, er sportsbegivenheder, genforeninger og store fester også lejligheder, der kan drage fordel af event management.
Regeringsenheder, nonprofitorganisationer, foreninger og virksomheder bruger alle event management virksomheder til at koordinere vigtige begivenheder og møder. Event management-funktionen kan ofte findes inden for en virksomheds marketing- eller PR-afdeling eller som en del af deres personale til særlige arrangementer.
Færdigheder til at lykkes
Som med de fleste eventplanlægningsfunktioner kræver event management fremragende organisatoriske færdigheder for at lykkes. Evnen til at multitaske og jonglere med mange bevægelige dele er afgørende, og sammen med denne førsteklasses organisation kommer behovet for effektive tidsstyringsevner.
Det er evnen til at prioritere og holde sig til opgaven, der fører til et vellykket arrangement. Event management kræver, at man ser visionen for arrangementet igennem til udførelsen, hvilket kræver vedholdenhed, kreativitet og fleksibilitet.
Da projektledelse er et nøgleelement og indebærer ledelse ikke kun af funktioner, men også af teams af mennesker, er det også vigtigt med interpersonelle færdigheder. Interaktion med personer på alle niveauer i en organisation er en del af jobbet, så hvis du er komfortabel, personlig og en stærk kommunikator, vil det være en stor hjælp til at udvikle disse relationer.
Event Management vs. Event Planning
Selv om de er meget nært beslægtede, tjener event management og event planning to forskellige funktioner. I enkle vendinger skaber eventplanlæggere visionen og mange af de foreløbige planer for en begivenhed, mens ledere udfører detaljerne før og under begivenheden.
Det sagt kan eventmanagere også planlægge aspekter af begivenheder, og eventplanlæggere kan styre visse komponenter af eventplanlægningsprocessen. De to arbejder side om side, og deres ansvarsområder kan overlappe hinanden. Mange personer kan udfylde begge roller, især hvis de driver deres egen virksomhed eller arbejder i et lille eventplanlægningsfirma. Alligevel er den uddannelse og de færdigheder, der er nødvendige for hver stilling, noget forskellige.
Her er et par eksempler på nogle af de vigtigste forskelle:
| Event Managers | Event Planners |
|---|---|
| Mager reservationer af lokaler | Valg af tema for event og koncept |
| Koordinering med leverandører | Valg af sted |
| Hyring og ledelse af personale | Menuplanlægning |
| Op-ledelse på stedet under arrangementet | Arrangering af underholdning eller gæstetalere |
Nøglepunkter
- Event management er tilsynet med mange administrative detaljer i forbindelse med arrangementer som f.eks. konferencer, festivaler eller bryllupper.
- En eventmanager arbejder sammen med personale og leverandører for at sikre, at eventen gennemføres efter planen.
- Mens eventplanlæggere har en tendens til at arbejde på det overordnede koncept for eventen, beskæftiger eventmanagere sig med detaljerne i forbindelse med gennemførelsen af den.
- Event managers skal bl.a. være organiserede, dygtige til at håndtere mennesker og fleksible.