Definition: En indkøbsanmodningsformular er et dokument, der bruges af en afdeling til at anmode indkøbsafdelingen om at bestille materialer eller varer. Med andre ord bruges denne formular af afdelinger til at underrette indkøbsafdelingen om, at der er brug for råmaterialer til produktionen eller varer til salgsgulvet.
Hvad betyder indkøbsanmodning?
For at forhindre svindel har afdelingsledere typisk ikke lov til at afgive ordrer direkte hos leverandører og forsyninger på virksomhedens vegne. I stedet er det en anden kreativ afdeling ved navn indkøbsafdelingen, der rent faktisk afgiver ordrerne hos de tredjepartsleverandører. Afdelingslederne bruger indkøbsanmodningsformularerne til at informere indkøbsafdelingen om, hvilke materialer der er brug for.
Når en afdelingsleder ser, at materialerne er ved at løbe tør, udfylder han eller hun en rekvisitionsformular, der indeholder en dato, lederens navn, mængde, modelnumre, detaljer om ordren og leverandøren. Rekvisitionsformularen er kun ét trin i bestillingsprocessen i et kuponsystem. Lad os se på et kort eksempel på, hvordan et af disse systemer fungerer.
Eksempel
Først opretter en afdeling, der skal bestille materialer, en indkøbsanmodningsformular. Denne formular meddeler indkøbsafdelingen, at der er brug for materialer. Indkøbsafdelingen kan godkende, ændre eller afvise anmodningen fra den anden afdeling. Hvis bestillingen godkendes, opretter indkøbsafdelingen en indkøbsordre.
Denne ordreblanket sendes til leverandøren med besked om, at køberen ønsker at købe varer. Hvis sælgeren accepterer ordren, producerer og leverer han varerne med en faktura. Den modtagende afdeling pakker varerne ud og afleverer modtagelsesrapporten til regnskabsafdelingen, som allerede har fakturaen og købsordren. Når alle disse dokumenter er i overensstemmelse, kan regnskabsafdelingen udstede en meddelelse om godkendelse af fakturaen til kassereren, som angiver, at der kan foretages en betaling til leverandøren.
Jeg ved det. Det virker som en lang kedelig proces. Det er det også, men den er indført for at forhindre svindelkøb og beskytte virksomhedens aktiver mod ukorrekte bestillinger.