En arbejdsordre er en opgave eller et job for en kunde, som kan planlægges og tildeles til en person. Udtrykket bruges ofte i Field Services-branchen, hvor arbejdsordrer eller job tildeles til teknikere i marken. Arbejdsordrer tildeler feltteknikere forskellige opgaver som f.eks. installation af udstyr, reparationer eller vedligeholdelsesarbejder
Overordnet er arbejdsordrer resultatet af en kundeanmodning. I mange tilfælde kan arbejdsordrer dog være en opfølgning på en inspektion eller revision, der er udført tidligere. Her er et par eksempler, der angiver en egentlig arbejdsordre:
- En inspektion af en ejendom kan vise, at der er behov for flere reparationer – tagdækning, VVS-arbejde, anlægsarbejde, landskabsarkitektur, el osv. Her kan hver reparation være en individuel arbejdsordre.
- En arbejdsmiljøvurdering ( OSHA-inspektion) viser, at der er behov for at udskifte skiltning, ændre belysning, fjerne farligt materiale, afvikle trappeopgange osv. – hvert af disse punkter kan være en arbejdsordre.
- Et planlagt vedligeholdelsestjek af produktionsudstyr angiver behovet for at skifte dele, tilføje smøremidler og indstille komponenter – hvilket kan være en eller flere arbejdsordrer.
En arbejdsordre indeholder en beskrivelse af detaljerne i et arbejde. Arbejdsordreopgaver kan være enkle. En simpel arbejdsordre kræver kun de fem elementer, der er vist med guld i figuren nedenfor. Alle de andre elementer er valgfrie.
Brug af formularer og skabeloner hjælper med at administrere dem med lethed.
For eksempel er formularer ikke påkrævet, men en eller flere formularer kan bruges til at organisere eller dokumentere aktiviteter med tilpassede og genanvendelige tjeklister. Formularer kan indeholde sider, der kan bruges til at give “logik” til, hvilke elementer i en formular der vil blive præsenteret.
Andre valgfrie elementer, vist med grønt, såsom et overslag (eller tilbud), kan indgå i en arbejdsordre. Når et fælles sæt valgfrie elementer ofte anvendes, kan de grupperes som en del af en navngiven skabelon for at fremskynde deres medtagelse i arbejdsordren.
En simpel arbejdsordre defineret
Det følgende eksempel fra ejendomsadministrationsbranchen for boliger vil give dig en grov idé om, hvordan en simpel arbejdsordre planlægges og udføres via et arbejdskraftstyringsprogram.
Se nedenstående eksempel fra ejendomsadministrationsbranchen for boliger.
- Joe, teamleder, modtager en anmodning fra en kunde om støtte med landskabsarkitektur i hans/hendes lokaler.
- Joe opretter en arbejdsordre og tildeler den til Tim, som arbejder i Joes team. Der er mange måder at tildele en arbejdsordre på – via telefonopkald, SMS eller ved hjælp af en professionel arbejdsordresoftware som ReachOut. Ved at bruge et værktøj som ReachOut er det lettere for Joe at finde en passende dato og et passende tidspunkt og også at give Tim adressen, låsekassekoden og andre oplysninger, som han kan få brug for for at gennemføre arbejdsordren.
- Tim registrerer oplysningerne fra Joe og kører på den aftalte dato ned til kundens ejendom for at udføre de planlagte anlægsarbejder som f.eks. rydning af affald. En arbejdsordresoftware som ReachOut kan sikre, at Tim når frem til kundens nøjagtige sted på den forudbestemte dato i sin kalender med et sæt instruktioner. ReachOut arbejder sammen med Maps for at hjælpe Tim med at finde den bedste rute til kundens ejendom. ReachOut sender også notifikationer, så Tim modtager en rettidig påmindelse om arbejdsordren.
- I de fleste professionelle field service-virksomheder udfylder field technicians som Tim en formular med oplysninger om det udførte arbejde på ejendommen. En sådan formular kan omfatte – check ind og check ud tider, en tjekliste for arbejdet og nogle noter. Nogle virksomheder kan kræve, at kunderne underskriver formularen for at bekræfte, at arbejdet blev udført. Alle disse oplysninger kan registreres på papir eller ved hjælp af en arbejdsordrehåndteringsapp på Tims smartphone. Ved hjælp af ReachOut kan Tim også tage billeder med GPS-koordinater, så han om nødvendigt kan dokumentere arbejdet.
- Når arbejdsordren er udført af Tim, kan Joe fakturere kunden for et veludført stykke arbejde. Software til arbejdsordrer som ReachOut hjælper med nemt at oprette og sende fakturaer til kunderne.
Transformation med arbejdsordresoftware
Traditionelt blev arbejdsordrer tildelt over telefonopkald. Instruktioner og formularer blev administreret ved hjælp af papir og pen. Nogle virksomheder bruger bærbare computere til at registrere formularer. I disse dage opgraderer servicevirksomheder imidlertid til arbejdsordresoftware og software til styring af field service management software som ReachOut. ReachOut er tilgængelig som en webbackend og en tilhørende mobilapp og giver teknikere i marken mulighed for at modtage instruktioner, formularer, meddelelser og adresser via deres smartphones eller tablets.
“Det er på tide, at servicevirksomheder går videre med teknologien, og implementering af en arbejdsordresoftware er et skridt i den proces. Den grad af bekvemmelighed, det bringer sammen med effektivitetsforbedringer og optimering af arbejdsgangen, hjælper med at få mere gjort på kortere tid sammen med det pluspunkt af øget kundetilfredshed.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
De kan nemt tilføje joboplysninger, annotere billeder, tage kundens underskrifter og administrere deres eget arbejde med lethed. Sådanne systemer giver tilsynsførende mulighed for at styre deres teams fra hvor som helst i verden. Desuden giver ReachOut også virksomhedsejere mulighed for at oprette flere teams med forskellige tilsynsførende.
Arbejdsordrer er essensen af en organisation. Derfor bliver det nødvendigt at opretholde et strømlinet og problemfrit arbejdsordresystem for at sikre væksten i en organisation. En smart arbejdsordresoftware som ReachOut gør det ikke kun lettere at vedligeholde arbejdsordrer, men forhindrer også spild af tid og penge.
Videre læsning:
- Afgivelse af en arbejdsordre
- Tildeling/afsendelse af en arbejdsordre
- Udførelse af arbejdsordrer online
- Hvad er en arbejdsordrepakke
- Hjemmevisningen for arbejdsordrer
- Hvordan tilpasser du arbejdsordreindstillinger
- Sådan ændrer du status for en arbejdsordre
- og meget mere